- •Характеристика документа как материального носителя информации. Признание документа, требование к информации. Принципы классификации документов.
- •Унификация документов : основные понятия, цели, значение. Виды ус д.
- •3. Стандартизация документов: основные понятия, цели, значение. Виды госТов.
- •Стандартизация и стандарты в документоведении
- •Понятие «формуляр» и «реквизит» документа. Их общая характеристика. Классификация реквизитов на постоянные и переменные.
- •Бланк документа: понятие, общие правила, виды. Варианты оформления реквизитов учреждения на бланке, их характеристика.
- •Оформление реквизитов «текст», «заголовок к тексту», «отметка о приложении». Правила нумерации страниц.
- •Реквизит «адресат». Способы адресования.
- •8.Удостоверение документа: значение, способы удостоверения.
- •9.Согласование документа: значение, способы согласования.
- •Реквизит «резолюция»: значение, правило оформления. Реквизиты «дата», «регистрационный номер».
- •Характеристика и значение госТа р 6.30-2003.
- •Служебное письмо: понятие, виды, формуляр.
- •Докладная записка: ее характеристика, виды, формуляр.
- •Справка: ее характеристика, виды, формуляр.
- •Акт: его характеристка, формуляр, виды, требование к составлению текста.
- •Приказ по основной деятельности: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.
- •Приказ по личному составу: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.
- •Протокол: его характеристика, формуляр, структура текста.
- •Организационные документы: общая характеристика, виды. Порядок создания организационных документов.
- •Должностная инструкция: определение, формуляр. Структура текста, требования к его составлению, оформлению. Порядок издания должностной инструкции.
- •Положение: определение, виды, общая характеристика. Требование к составлению и оформлению текста. Порядок издания.
- •22.Документооборот. Понятия, способы его сокращения, документопотоки.
- •23.Контроль за исполнением документов. Правило осуществления контроля. Сроки исполнения: их виды, порядок исчисления, продления. Оформление реквизита «отметка о контроле».
- •24. Номенклатура дел: понятие, виды, значение, структура текста, состав реквизитов. Текущее хранение документов.
- •25. Формирование дел: понятие, цели, значение. Основные требования к формированию дел.
- •26. Документы по личному составу, их виды. Правила формирования личного дела.
- •27. Экспертиза ценности документов. Понятие, цели, значение. Критерии определения ценности документа.
- •28. Порядок формирования экспертных комиссий, их виды, функции, перечень издаваемых ими документов.
- •29. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.
- •30. Особенности делопроизводства по обращениям граждан.
28. Порядок формирования экспертных комиссий, их виды, функции, перечень издаваемых ими документов.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись ЭД на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4)описание ЭД; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу: 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).