26. Документы по личному составу, их виды. Правила формирования личного дела.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

— внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

— резюме;

— автобиография;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— характеристики на работника;

— трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

— копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Формирование личного дела:

• личный листок по учету кадров или анкета;

• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

• автобиография;

• копии документа об образовании;

• трудовой договор (второй экземпляр);

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

• характеристики (рекомендательные письма);

• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

27. Экспертиза ценности документов. Понятие, цели, значение. Критерии определения ценности документа.

Экспертиза ценности документов представляет собой процесс изучения документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение

Экспертиза ценности документов составляет один из основных видов практической работы с документами в рамках архивов. В ходе ее проведения документы подвергаются источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной, культурной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата и т.п. и могут служить источниками по изучению различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за пределы узкопрактических целей. Их роль как источников для осуществления научных исследований невелика. Кроме того, значительная масса документов содержит информацию, которая теряет свое значение практически сразу же после их возникновения. Такие документы могут быть уничтожены.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических УСЛОВИЙ значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1.К критериям происхождения относятся:

– функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

– значение лица в жизни общества;

– время и место создания документа.

2.К критериям содержания относятся:

– значимость информации документа (уникальность и типичность);

– повторение информации документа в информации других документов;

– вид документа;

– подлинность документа.

3.К критериям внешних особенностей относятся:

– форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

– физическое состояние документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.