1.3 Бизнес процессы предприятия

Одним из основных факторов прозрачности управления предприятием розничной торговли является представление его в виде сети бизнес-процессов. Поскольку каждая организация или система создаются для того, чтобы достигать определенных целей.

Бизнес-процесс - это процесс, для которого можно определить одну или несколько точек входа (входные данные и условия, необходимые для начала процесса), измеряемые цели, алгоритм достижения этих целей (четко определенная последовательность шагов и этапов, их описание и документирование), одну или несколько точек выхода, обязанности и ответственность всех участников процесса, взаимодействие между ними и другими заинтересованными лицами (руководство, заказчики, контролирующие органы и т.п.). От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании. Бизнес-процесс должен быть:

1. описанным;

2. оптимальным;

3. действительно выполняться согласно описанию.

Именно от этого зависят результаты работы компании, в том числе и финансовые [13].

Процессы организации могут быть разделены на три основные типа по характеру деятельности и создаваемому продукту (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Классификация бизнес-процессов

Типы процессов	Характерные признаки	Клиенты
Основные процессы	Назначение процессов - создание основных продуктов; Результат - основной продукт и/или полуфабрикат для его изготовления; Процессы лежат на пути создания основных продуктов; Процессы добавляются к продукту ценность для потребителя.	Внешние клиенты; Конечные потребители; Внутренние клиенты- другие процессы организации.
Вспомогательные процессы	Назначение процессов - обеспечение деятельности основных процессов; Результат - ресурсы для основных процессов: Деятельность процессов не касается основных продуктов; Процессы добавляют продукту стоимость.	Внутренние клиенты- другие процессы организации.
Процесс управления организацией	Назначение процесса - управление деятельностью всей организаций; Результат - деятельность всей организаций.	Собственники (инвесторы); Потребители (клиенты); Персонал (сотрудники) Поставщики и субподрядчики; Общество (внешняя среда).

Клиентом (потребителем) процесса называется субъект, использующий результаты (выходы) процесса. Для клиента процесса важно качество, стоимость и время предоставления результата. Определение основных процессов ведется от их клиентов (потребителей).

Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом. Внешними клиентами предприятия являются не только потребители ее продукции или услуг. К их числу относятся 5 основных групп лиц, заинтересованных в успешной деятельности организации:

1. клиенты (потребители основных продуктов, производимых организацией);

2. собственники (акционеры, инвесторы);

3. персонал (сотрудники и руководители организации);

4. поставщики (поставщики входящих материалов, комплектующих и продуктов, субподрядчики и партнеры);

5. общество (налоговые, федеральные и муниципальные органы, общественные организации, т.е. все те внешние организации, которые используют результаты деятельности предприятия, в том числе информацию).

Внутренними клиентами процесса являются подразделения (исполнители, процессы), использующие результат выполнения (выход) процесса. Определение процессов по принципу «клиент → продукт → процесс» является одним из требований, которые нужно учитывать при выделении процессов организации [14].

Графическое отображение классификации процессов на основные, вспомогательные и процесс управления представлено в соответствии с рисунком 1.5.

Рисунок 1.5. Основные и вспомогательные процессы

К основным процессам организации, как правило, относят процессы производства, сбыта и снабжения. К основным следует относить процессы, добавляющие ценность продукции для потребителя. Примерами таких процессов являются: маркетинг, закупки, производство, хранение, поставка продукции, сервисное обслуживание и другие, связанные с продукцией.

Вспомогательные процессы напрямую не добавляют стоимости и являются затратными. К ним относят:

1. подготовка кадров;

2. сервисное обслуживание оборудования;

3. обеспечение связью, IТ-обеспечение;

4. административно-хозяйственное обеспечение;

5. финансовое и бухгалтерское обеспечение деятельности организации;

6. обеспечение безопасности;

7. другие процессы.

Приведенный список процессов не является исчерпывающим или обязательным. Каждая организация решает для себя сама, какие процессы стоит выделять для ее нормального функционирования.

Управление организацией в ряду процессов стоит отдельно. Согласно рекомендациям многих источников по процессному подходу, в каждой организации должны быть выделены процессы управления, планирования, улучшения, коммуникации и т.д. Выделение в качестве объекта описания так называемых управления деятельностью требует измерения их результативности и эффективности.

В аппарат управления обычно входят следующие подразделения с их функциями:

1. отдел стратегического развития (функции - определение проектов стратегических целей организации, составление проектов долгосрочных планов, контроль и анализ их выполнения и т.д.);

2. планово-экономический отдел (функции - разработка проектов текущих планов организации, расчет плановых технико-экономических нормативов, экономический анализ мероприятий, программ и бизнес-планов, контроль за выполнением плановых показателей подразделений и т.д.);

3. административный отдел (функции - подготовка и выпуск организационно-распорядительных документов, веден об структуры предприятия, канцелярия и делопроизводство в масштабах всей организации, организационные вопросы функционирования директората и т.д.);

4. другие службы или помощники (референты) генерального директора по специфическим видам деятельности.

После перечисления функций процесса управления что выделение и описание отдельного процесса управления небольшой (до 300-500 работников) организации, тоже может быть нецелесообразным. Отнесение планового отдела к аппарату управления может рассматриваться в качестве одного из возможных вариантов. В более простых случаях можно обойтись без описания процесса управления [15].

Бизнес- процессы ТОО «Петробайс»

При внедрении процессного подхода к управлению одной из важнейших задач является регламентация существующих в организации бизнес документирование (регламентация) процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты процесса и порядок управления процессом. Документирование процессов организации должно осуществляться на основе определенных внутренних стандартов. Регламентируемый процесс должен иметь одного или нескольких владельцев, целиком отвечающего за его выполнение и полученные результаты. Основной их обязанностью является управление каждым процессом [16].

Владельцем процесса в ТОО «Петробайс» являются Круглова О.В., которая занимают должность менеджера предприятия. Владелец бизнес-процесса имеет в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса.

К основным бизнес – процессам, протекающим в ТОО «Аркада Trading»относятся:

1. продажа товаров;

2. закупка товаров;

3. оказание и выполнение строительных работ.

К вспомогательным бизнес-процессам относятся:

1. управление оказанием услуг;

2. управление персоналом (набор, обучение, аттестация);

3. управление запасами;

4. административно-хозяйственное обеспечение;

5. финансовое и бухгалтерское обеспечение деятельности ТОО.

Назначением 3 типа бизнес-процесса является управление деятельностью ТОО «Петробайс».

Определив, какие типы процессов нужны для организации и выделив эти процессы, можно переходить к построению системы управления ими.

Закупка товаров - это сбор, учет, обработка заказов на материальные ресурсы, выбор поставщиков, размещение заказов, оплата и контроль оплаты. В случае необходимости - возврат товаров поставщикам.

Процесс подразделяется на ряд этапов (таблица 1.2):

1. обработка и учет заявок на материалы ТОО «Петробайс», в процессе чего заявки, поступающие от менеджеров, группируются по типам и видам товаров, срокам исполнения, потенциальным поставщикам и т.д.

2. выбор выгодных поставщиков для размещения заказов на материалы. Основными критериями здесь являются, во-первых, цена и качество продукции, во-вторых, длительность отно­шений с поставщиком, в-третьих - географическое расположение. Также менеджер учитывает ключевой показатель - реализуемость товаров данного поставщика.

3. учет договоров на поставку материалов. В Договорах определяются сроки поставок и платежей за ресурсы. Оговариваются особые условия поставок и оплаты (транспорт, вид отгрузки и оплаты) и т.д.

4. учет и контроль исполнения поставок. Этот этап предусматривает учет поступающих как приходных товарных, так и расходных финансовых документов, контроль их соответствия договорным условиям. Менеджер ТОО «Петробайс» дает распоряжение на оприходование материалов на склад в том случае, если приходные документы выполнены в соответствии с действующими договорами.

5. учет возврата материалов поставщикам. Этот этап выполняется в случае несоответствия поставленных ресурсов услови­ям договоров. На возвращаемые ресурсы оформляются возвратные товарные документы.

Таблица 1.2

Бизнес-процесс закупка товаров

Владелец процесса	Процесс	Подпроцесс	Вход процесса	Выход процесса
Менеджер	Закупка материалов	Обработка и учет заявок; Выбор поставщиков; Заключение договоров на поставку; Учет и контроль исполнения поставок и оплат; Учет возврата материалов.	Пороговые уровни запасов; Заявки от специалистов; Информация о поставщиках; Счета от поставщиков; Товарные документы от поставщиков.	Платежи поставщикам; Возвратные документы поставщикам.

Управление запасами - определение оптимальных структур и объемов запасов, оперативные учет и контроль уровня запасов на складах материальных ресурсов и продукции.

В процесс входят следующие этапы:

1. оприходование материалов от поставщиков. Регистрация, в которых фиксируются операции по оприходованию и списанию материалов и товаров происходит на ТОО «Петробайс»(таблица 1.3).

2. учет и контроль внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей ТОО «Петробайс».

3. инвентаризация материальных запасов. Оформляются ведомости инвентаризации, акты списания недостач и оприходования излишков.

4. учет и контроль товарных запасов. Анализ динамики запасов товарно-материальных ценностей по их объему и структуре, опреде­ление как оптимальных, так и пороговых уровней запасов. Оперативная информация позволяет оценить объем замороженных в запасах финансовых средств.

Процесс относится к вспомогательным бизнес-процессам, так как Назначением процесса «управление запасами» является обеспечение деятельности основных процессов. А результатом процесса является предоставление ресурсы для основных процессов, то есть для продажи.

Таблица 1.3

Бизнес-процесс управление запасами

Владелец процесса	Процесс	Подпроцесс	Вход процесса	Выход процесса
Менеджер	Управление запасами	Оприходование товаров от поставщиков; Учет и контроль внутренних перемещений товаров; Инвентаризация товарных запасов; Учет, контроль и анализ товарных запасов	Распоряжение на оприходование	Пороговые уровни запасов.

Управление оказанием услуг – непосредственная работа с клиентами по предоставлению им услуг, а также оптимальное составление штатного расписания работников.

Управление персоналом – это совокупность взаимосвязанных действий по обеспечению управления в труде определенного качества и количества. Такая система предполагает не только формальную организацию работы с персоналом (подбор, расстановка, контроль и пр.), но и совокупность факторов социально-психологического, неформального характера.