КРАТКИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБСЛУЖИВАНИЯ СОБЫТИЙНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В ГОСТИНИЧНОМ БИЗНЕСЕ

Событийный туризм. Место событийного туризма в структуре туристской индустрии, взаимосвязь с MICE-туризмом. Национальные особенности MICE-туризма.

Событийный туризм - направление сравнительно молодое и чрезвычайно интересное. Основная цель поездки приурочена к какому либо событию. Уникальные туры, сочетающие в себе традиционный отдых и участие в самых зрелищных мероприятиях планеты, постепенно завоевывают все большую популярность. Событийный туризм - это непреходящая атмосфера праздника, индивидуальные условия отдыха и незабываемые впечатления. Главная особенность событийного туризма - множество ярких неповторимых моментов. Это перспективный и динамично развивающийся вид туризма.

Событийный туризм — это вид туризма, поездки при котором приурочены к каким-либо событиям. События могут относиться к сфере культуры, спорта, бизнеса и т. д.

Целевая аудитория событийного туризма - это обеспеченные туристы с доходом выше среднего, а также компании, состоящие из нескольких пар.

Событийный туризм можно классифицировать по масштабу события (национального или международного уровня) и по тематике события.

На наш взгляд, в событийном туризме можно выделить несколько тематических видов:

1) национальные фестивали и праздники:

- фестиваль Св. Патрика в Лондоне (Великобритания);

- фестиваль Св. Патрика в Дублине (Ирландия);

- фестиваль культур в Берлине (Германия);

- парад сексуальных меньшинств Pride London в Лондоне (Великобритания);

- парад любви (Love Parade) в Берлине (Германия);

- парад сексуальных меньшинств Pride Amsterdam в Амстердаме (Нидерланды);

- парад военных татуировок в Эдинбурге (Шотландия);

- празднование дня рождения Наполеона Бонапарта, Аяччо (Корсика);

2) театрализованные шоу:

- праздник на льду, шоу Romanza (Германия);

- шоу Lord of the Dance (Великобритания);

- праздник на льду, шоу Mystery (Германия);

- фестиваль "Цирк будущего", Париж (Франция);

- праздник на льду, шоу Romanza, Вена (Австрия);

3) фестивали кино и театра:

- фестиваль короткометражных фильмов в Оберхаузене (Германия);

- Каннский фестиваль, Канны (Франция);

- театрализованный фестиваль Spierlart, Мюнхен (Германия);

- фестиваль "Вишневый лес", Москва (Россия);

- фестиваль оперного искусства, Верона (Италия);

4) гастрономические фестивали:

- международный фестиваль пива, Берлин (Германия);

- большой британский фестиваль, Лондон (Великобритания);

- Октоберфест, Мюнхен (Германия);

- фестиваль морепродуктов, о в Гров (Испания);

- праздник молодого вина Божоле Нуво (Франция);

- парижский салон шоколада, Париж (Франция);

5) фестивали и выставки цветов:

- выставка цветов в Челси, Лондон (Великобритания);

- выставка цветов во дворце Хэмптон Корт, Лондон (Великобритания);

- фестиваль хризантем (Япония);

- выставка тюльпанов (Нидерланды);

- фестиваль бонсай, Нара (Япония);

6) модные показы:

- Ready to Wear, Париж (Франция);

- Men s Fashion, Париж (Франция);

- Milano Moda Bouna, Милан (Италия);

7) аукционы:

- аукционы Сотби;

- аукционы Кристи;

- аукционы Дрюо, Париж (Франция);

8) фестивали музыки и музыкальные конкурсы:

- фестиваль Capricies, Кранс Монтана (Швейцария);

- фестиваль Ars Musica, Брюссель (Бельгия);

- фестиваль "Снег и Симфония", Санкт Мориц (Швейцария);

- фестиваль TDK TIME WARP, Маннхайм (Германия);

- фестиваль поп музыки Pink Pop, Ландграаф (Нидерланды);

- фестиваль джаза в Монтре (Швейцария);

- фестиваль музыки и искусств в Хенли (Великобритания);

- фестиваль джаза в Стокгольме (Швеция);

- музыкальный конкурс им. П.И. Чайковского, Москва (Россия);

- музыкальный конкурс "Евровидение";

9) спортивные события:

- Олимпиады и международные состязания;

- автогонки Формула 1;

- автогонки NASCAR, США;

- ралли;

- мотогонки;

10) международные технические салоны:

- авиасалон в Ле Бурже, Париж (Франция);

- авиакосмический салон в Жуковском (Россия);

- авиасалон в Чжухае (КНР);

- авиасалон на острове Лангкави (Малайзия);

- автосалон в Женеве (Швейцария);

- автосалон в Москве (Россия);

- "Салон часов", Женева, Цюрих (Швейцария).

Участники событийных туров предъявляют повышенные требования к средствам размещения, особенно к их классическому типу - гостиницам, транспорту (удобство доставки к месту события), предприятиям общественного питания и к услугам гидов переводчиков. Особенность событийного туризма в том, что ежегодно он пополняется новыми событийными турами, которые из случайных переходят в разряд регулярных. Прочное место в событийном туризме заняла Олимпиада - летние и зимние Олимпийские игры. В настоящее время крупным и стабильным сегментом событийного туризма являются "карнавальные" туры.

При организации "карнавальных" туров следует учитывать целый ряд требований туристов:

- месторасположение отеля - рядом с местом, где проходят карнавальные мероприятия;

- наличие ресторанов и качественного питания;

- архитектура отеля;

- интерьер номеров и цветовая гамма;

- количество обслуживающего персонала;

- наличие магазинов или пунктов проката карнавальных костюмов.

Репутацией одной из "праздничных" стран пользуется Италия. Самым популярным является карнавал в Венеции, который ежегодно проходит в феврале. В течение 10 дней в городе воссоздается праздничная атмосфера XVIII в. - кавалькады, традиционные церемонии, всевозможные парады и маскарады без устали сменяют друг друга на шумных и пестрых улицах. Ежегодно на карнавал в Венеции приезжают более 500 тыс. туристов из разных стран мира. Карнавал открывается праздником Festa delle Marie, который посвящен освобождению венецианских девушек, похищенных пиратами из Истрии. Праздничное шествие начинается от дворца Св. Петра и заканчивается на площади Св. Марка, где сжигается символическое чучело. Праздник продолжается танцами и салютом из конфетти. В феврале также проходит карнавал в Виареджо. Он начинается на Пьяцца Мацини, где проходят праздничные шествия, маскарад, выступают оркестры и музыкальные группы. Этот карнавал знаменит участием огромных кукол двойников, пародирующих знаменитых людей и известных политических деятелей. Несколько дней продолжается парад, состоящий из множества повозок с куклами. Парад заканчивается фейерверком. Город Ченто (область Эмилия Романья) - побратим Рио де Жанейро, поэтому здесь на праздничных гуляньях танцуют бразильские балерины. В городе Иврея карнавал заканчивается апельсиновым боем. Эта традиция берет начало в 1195 г., когда жительница города Виолетта выступила против "дворянского права первой брачной ночи" и отрубила голову своему господину и бросила ее с балкона. Народ ее поддержал и забросал дворян фасолью. С течением времен фасоль заменили на апельсины.

В Германии 11 ноября в 11 часов 11 минут начинаются карнавалы в Кельне, Бонне, Дюссельдорфе и Майнце. Наиболее известный и популярный карнавал проходит, в Кельне. Весь ноябрь проходят заседания карнавальных комитетов, на которых выбирается принц карнавала. Обер бургомистр вручает ему ключи от ратуши. Спустя 3 месяца, в последний четверг февраля ("Бабий четверг"), женщины, одетые в карнавальные костюмы, захватывают ратушу и объявляют начало карнавала. В этот день женщинам дозволено все. Одна из самых известных традиций - срезание галстука. Своей кульминации праздник достигает в "Розовый понедельник". В этот день около 1,5 млн человек участвуют в праздничном шествии и везут огромных кукол из папье маше. В "Фиалковый вторник" сжигают большое соломенное чучело. Заканчивается карнавал в "Пепельную среду", когда все рисуют на лбу пепельные кресты и едят рыбные блюда.

Во Франции знаменитый карнавал с 1294 г. проходит в Ницце в конце февраля - начале марта. В нем обычно участвует около 1 млн туристов. Выбирают короля и королеву. Центральные события - "цветочные сражения" и "Парад голов" (огромные макеты голов весом до 2 т и размером до 12 м движутся по городу на повозках).

В Испании центром карнавалов являются Канарские острова (Санта Круз - столица острова Тенерифе). Со второй половины XVIII в. здесь проводятся маскарадные шествия. Также популярны "яичные сражения" (яйца наполнялись мукой или пудрой). В наши дни "сражения" проходят с применением конфетти и серпантина. Центральное событие - сражение на верблюдах, а также знаменитая церемония "похороны сардины".

В Бразилии карнавал тоже проходит в начале февраля. Он длится 7 дней и завершается "Парадом чемпионов". В параде участвуют представители различных танцевальных школ самбы. В 1984 г. был построен специальный самбодром с аллеей длиной 700 м и шириной 13 м. Очень часто участие в карнавале совмещается с круизом Буэнос Айрес - Монтевидео (Уругвай) - Порто Бело (Бразилия) - Бузгос (Бразилия) - Рио де Жанейро.

Одним из важнейших сегментов событийного туризма являются туры на соревнования "Формула 1". Интерес туристов к этим турам огромен, только туры на Олимпийские игры и чемпионат мира по футболу превосходят "Формулу 1". Но Олимпиады проходят раз в два года, чемпионат мира по футболу - раз в четыре года, а "Формула 1" свои гран при разыгрывает 18- 19 раз в год. Первые автомобильные гонки, получившие название "Формула 1", прошли в 1927 г. в Италии. С тех пор число стран, имеющих трассы для проведения соревнований, достигло 20 ти. Участники туров на гонки "Формула 1", имеют возможность совершать настоящие кругосветные путешествия в течение года, перемещаясь вместе со спортсменами на каждый новый розыгрыш гран при. Например, один из маршрутов для участников тура выглядит следующим образом: Бахрейн - Малайзия - Австралия - Сан Марино - Германия - Монако - Венгрия. Естественно, что позволить участвовать в таком туре могут люди с доходом, значительно превышающим средний.

В последнее время в событийный туризм прочно вошли туры на авиационные гонки слалом Red Bull - один из наиболее захватывающих и зрелищных видов спортивных состязаний, своеобразный аналог "Формулы 1". Соревнования Red Bull Air Race впервые прошли в 2003 г. в Цельтвене (Австрия) и сразу обернулись коммерческим триумфом. В течение 2004 г. соревнования прошли в Кембле (Великобритания) и в Будапеште (Венгрия), где за один день собрали рекордную аудиторию в 1,3 млн зрителей, среди которых 40 % составляли туристы, приехавшие специально на эти соревнования. С 2005 г. состязания в воздухе получили название Red Bull Air Race World Series, т. е. Мировая серия воздушных гонок по формуле "Ред Булл". С 2006 г. серия воздушных гонок проводится в 9 этапов в различных странах мира.

Следует отметить, что событийный туризм является уникальным видом туризма, так как он неисчерпаем по содержанию. Ряд экспертов полагает, что в недалеком будущем число участников событийных туров превысит число участников экскурсионных туров.

Место событийного туризма в структуре туристской индустрии, взаимосвязь с MICE-туризмом.

Таким образом, нами выделены три вида взаимодействия исследуемых категорий

MICE + туризм = деловой туризм;

BT + туризм = деловой туризм;

ВТ + MICE = деловое путешествие.

Структура рынка делового туризма во многом напоминает структуру MICE-индустрии, включая такие сегменты, как индивидуальный деловой туризм, конгрессный туризм, выставочный туризм, инсентив-туризм.

Для обеспечения эффективного управления деловым туризмом предлагается дифференцировать его по следующим признакам:

1. по численности группы путешественников:

– индивидуальный (деловая поездка одного человека),

– коллективный (связан с деловыми поездками группы людей);

2. по форме организации:

– неорганизованный (деловая поездка в командировку на предприятие, организацию, учреждение),

– организованный (связан с поездками на заранее запланированные мероприятия в рамках MICE);

3. по продолжительности пребывания (в зависимости от длительности посещаемого мероприятия):

– краткосрочный (1 день, индивидуальный деловой туризм),

– среднесрочный (2-3 дня, инсентив-туризм, конгрессный туризм),

– долгосрочный (свыше 3-х дней, инсентив-туризм, выставочный туризм);

4. по удаленности от места постоянного проживания:

– внутренний (путешествия деловых туристов в пределах той страны, где они постоянно проживают),

– выездной (путешествия деловых туристов в пределах той страны, где они постоянно проживают),

– въездной (путешествия в пределах данной страны деловых туристов, не проживающих постоянно на ее территории).

Деловой туризм обладает рядом специфических характеристик.

Во-первых, всесезонность. Проведение деловых мероприятий, в отличие от туризма с целью досуга, рекреации и отдыха, не зависит от времени года. Здесь сезонность не так выражена, а понятие «мертвый сезон» вообще отсутствует.

Во-вторых, массовость поездки. Организаторы деловой поездки или мероприятия могут обслужить до нескольких тысяч человек, что для других видов туризма невозможно.

В-третьих, прогнозируемость. Деловой турист может начинать планировать свою поездку за несколько лет до проведения мероприятия, что не свойственно остальным туристам.

В-четвёртых, наличие специфической инфраструктуры. Помимо обыкновенных отелей и гостиниц, деловому туристу нужна специализированная инфраструктура. В иностранной литературе все средства размещения и проведения встреч называют «venues» (в переводе - средства проведения и размещения мероприятий). Сюда относятся бизнес-отели, экспозиционные центры, конгрессные залы. Также могут использоваться «unusual venues», т.е. «необычные средства проведения и размещения мероприятий», а именно, яхты, замки, музеи, концертные залы и т.д. [8].

В-пятых, большое количество людей, участвующих в организации. При организации и проведении деловой поездки помимо турагенств и непосредственных поставщиков туристских продуктов, участвуют также распорядители встреч, профессиональные организаторы и менеджеры направления.

Специфика делового туризма позволяет говорить об огромном его значении. Влияние делового туризма проявляется не только в экономической, но и культурной, социальной и инновационной сферах, в связи с чем его можно расценивать как комплексный фактор развития территорий как на глобальном, так и локальном уровнях. Можно выделить экономическое, инновационное, социальное, культурное значение делового туризма.

В частности, развитие делового туризма сказывается на расширении и укреплении культурных связей между регионами мира и внутри них. Рост этого вида туризма вносит свой вклад в развитие взаимопонимания между народами и странами. В отличие от информации о других странах, получаемой с помощью средств массовой информации, международные связи, осуществляемые посредством делового туризма, дают возможность лучше понять образ жизни жителей других стран. Это способствует разрушению предрассудков и стереотипных представлений о других обществах. Взаимное познание и понимание между народами мира обусловливают культурное значение делового туризма.

Предоставление широкого ассортимента услуг, необходимых для удовлетворения потребностей сферы делового туризма, ведёт к созданию новых рабочих мест, росту доходов населения. Интенсивный обмен информацией и взаимодействие между участниками процесса потребления услуг способствует саморазвитию и самоидентификации членов общества. В этом состоит социальное значение делового туризма.

Рынок делового туризма требует высокого уровня квалификации и знаний, что способствует появлению образовательных программ обучения молодежи. Формирование новых видов деятельности, стимулирование процесса продвижения новейших достижений и разработок науки и техники в практику обусловливают инновационное значение делового туризма.

Экономическое значение делового туризма заключается в том, что сфера делового туризма является эффективным средством перераспределения доходов между странами мира, что способствует более сбалансированному развитию мировой экономики. Деловой туризм приобретает все большое значение и для регионального развития. Создание туристской инфраструктуры в индустриально слабо развитых регионах способствует выравниванию экономического развития отдельных районов страны, сокращению оттока местного населения и т.п.

Деловой туризм способствует развитию местной инфраструктуры, инициирует приток валюты в страну, оказывает стимулирующее воздействие на обслуживающие отрасли, осуществляющие вспомогательные и сопутствующие по отношению к туризму виды деятельности.

Влияние делового туризма на экономику городов, регионов, стран проявляется в существенном приросте национального дохода, обеспечиваемого проведением MICE-мероприятий. Подобный эффект делового туризма обусловлен вовлечением в организацию процесса множества субъектов хозяйствования, что повышает занятость и увеличивает национальный доход. Так, согласно официальным данным, сегодня в обеспечении туристической деятельности заняты представители 30 отраслей.

ОСОБЕННОСТИ НАЦИОНАЛЬНОГО MICE-ТУРИЗМА

Что такое MICE в России сегодня.

MICE бизнес - самое молодое и наиболее динамично развивающееся направления туризма в России. Объективно оценить динамику его развития в настоящие время практически невозможно, так как отсутствуют серьезные аналитические данные по объему данного рынка в России, количеству игроков, количеству проводимых мероприятий в России и за рубежом.

Тем не менее за последние 5-7 лет количество игроков на этом рынке выросло в разы.

Только в Москве сегодня активно и профессионально в этом сегменте туризма работает более 100 компаний.

Основных участников MICE-рынка можно разделить на несколько категорий:

- Специализированные MICE-агентства полного цикла, в том числе предоставляющие услуги по бизнес-тревел, по организации BTL и Event мероприятий.

Таких компаний, в Москве и Санкт-Петербурге не больше 10. На рынке они более 10 лет, в большинстве своем именно они стояли у истоков возникновения и развития российского MICE.

Они имеют четкую выраженную организационную структуру по вышеуказанным бизнес-направлениям и продвигают себя на корпоративном рынке по модному принципу «одного окна», когда заключив договор с одной компанией клиент может получить весь комплекс MICE, бизнес-трэвел и Event-услуг.

В таких компаниях тяжесть организационной структуры и недостаточная оперативность решения вопросов зачастую является серьезным препятствием для дальнейшего повышения качества работы одного, а иногда и нескольких направлений бизнеса таких компаний.

- Специализированные MICE – агентства, занимающиеся и Event мероприятиями.

Именно таких компаний в последние годы, только в Москве появилось, не менее 50. Кризис внес некоторые коррективы в количественную статистику по этим агентствам, но сегодня отмечается регистрация все новых игроков данного типа.

Как правило, число сотрудников в таких компаниях не превышает 30-50. Они отличаются агрессивным продвижением на рынке за счет четкой специализации, предложения невысокой агентской комиссии, оперативности и гибкости, а также возможностью непосредственного контакта клиента с «первым лицом» компании, зачастую он же является и владельцем.

- Специализированные Event-агентства.

Их количество не поддается статистике и какому-либо анализу. Профиль деятельности – организация праздников, причем не только корпоративных, но и частных юбилеев, свадеб и т.д. Их также можно отнести к игрокам MICE-рынка, т.к. они охотно берутся за организацию выездных или локальных конференций, однако практически всегда прибегают к помощи туроператоров или специализированных MICE-агентств для решения всех логистических вопросов связанных с бронированием отелей, авиа-билетов, оформления виз и т.д.. Почему? Они, в основной своей массе, не имеют подготовленных менеджеров для проведения зарубежных мероприятий, а сильны лишь в креативной Event-составляющей мероприятия. Как показывает опыт, возникновении таких тандемов MICE-агентство плюс Event-агентство, при организации клиентов мероприятия ведет к удорожанию услуг, снижению качества из-за попыток одного или другого подрядчика перетянуть одеяло на себя или свалить вину за недочеты в программе на другого.

Тенденцией последнего времени, видимо принимая во внимание вышеперечисленные проблемы, является развитие MICE-отделов в Event-компаниях или прием в штат менеджеров со знанием иностранного языка и с опытом работы по MICE.

- Туроператоры, имеющие в своей структуре MICE-отделы или Отделы по работе с корпоративными клиентами.

Только ленивый туроператор не создал еще в своей структуре корпоративный отдел. Но почему же тогда на рынке нет явных лидеров MICE-рынка среди «чистых» туроператоров? Есть объективная реальность которая может ответить на этот вопрос:

-во-первых, как правило корпоративные отделы погружены в работу с заявками специализированных MICE-компаний, которые являются своеобразными заложниками ситуации с организацией крупных мероприятий в странах массового отдыха например в Турции и Египте, когда невозможно обеспечить перевозку группы 100 и более человек не подсаживаясь на туроператорские чартерные программы, т.к. альтернативы их дешевым перелетам на рынке нет.

Туроператоры должны быть заинтересованы в расширении количества своих агентов – MICE компаний, им не надо прилагать усилия, чтобы привлекать к себе корпорантов, так как они и так к ним придут при посредничестве их поставщиков MICE услуг. А там уже туроператор решит кому из приславших заявки на одну и ту же группу агентств какие дать цены и какие предложить условия.

На рынке найдется очень не много MICE-компаний, которые не захотят «бросить камень в сторону туроператоров», потому что опыт совместной с ними работы, особенно по логистически сложным программам зачастую негативный. В этой схеме туроператор выступает просто лишним передаточным звеном, а иногда и испорченным телефоном между MICE-агентством и обслуживающим в стране поставщиком. Но реальность такова, что если к месту проведения выездного мероприятия нет регулярных рейсов, MICE-агентство пойдет на поклон к туроператору.

- Выставочные и конференц-агентства.

Эти игроки плотно работают с выставочными площадками, иногда помимо услуг по обеспечению участия клиентов в различных выставках в России и за рубежом, занимаются и застройкой выставочных площадей.

Специализированные конференц-агентства как правило являются составным элементом какой-либо отраслевой структуры с обширными связями в данной среде и высоким лоббистским потенциалом, что позволяет плотно удерживать позиции победителей всех отраслевых тендеров.

Личный опыт участия в разного рода отраслевых тендерах по организации мероприятий подтверждает многочисленные публикации в СМИ, что не все пока, мягко говоря, прозрачно и понятно в технологии проведения тендеров и принятия по ним решений. Быть вечно вторыми – вот ваше место, если вы не в обойме. Поэтому оставим пока эту нишу «специализированным конференц-компаниям».

Конкуренция – как двигатель снижения доходности MICE-бизнеса.

Уверен, что с ностальгией многие мои коллеги MICE-бизнеса, вспоминают времена, когда агентская комиссия твердо держалась на уровне 10-15%%. А 7% или 8% считалось жутким демпингом, а если такое предложение было сделано без согласования с руководством, можно было за это получить и «по шапке».

Все течет все изменяется….

Кризис заставил нас всех упасть на колени и цепляться за каждый запрос, за каждый тендер на организацию мероприятия. Клиенты, плакались нам, что бюджеты урезаны, мероприятий не будет, а мы «плакали у себя в офисах и дрожащей рукой подтверждали клиентам сметы по мероприятиям с 4-5%% комиссией.

Но снова наступил рассвет, все пришло в движение, пошли мероприятия. А комиссия то осталась на кризисном уровне. И вот теперь уже MICE-агентства поменялись местами с клиентами и они стали плакать, что выживать и работать ниже уровня своей рентабельности невозможно. Но «клиент» слезам не верит! Круг замкнулся и как в этой ситуации повышать рентабельность MICE-бизнеса – только прогибая поставщиков, выбивая цент за центом понижение стоимости отеле, авиабилетов, конференц-услуг и т.д.

Не последнюю роль в демпинге играет и все большее и большее количество игроков на MICE- рынке.

Но что есть демпинг и убыток для одного, есть нормальный уровень рентабельности и безубыточности для другого. Что имеется в виду? Уровень агентской комиссии в 5-7% для небольших MICE-агентств не отягощенных крупными расходами на административно-управляющее звено является вполне приемлемым. И по этой причине также MICE- рынок не может вернуться к докризисной норме рентабельности. Для крупных MICE компаний из первой десятки 5% - это глубокий минус, а для MICE-бутика – норма.

За клиентов можно только порадоваться. Маркетинговые бюджеты если и остались прежними по объемам, то мероприятий они позволяют проводить больше, ведь экономят на наших доходах.

Что делать? Вопрос остается открытым.

Это страшное слово – постоплата!

Если для открытия компании и начала работы практически нет административных барьеров, кроме пожалуй туроператорского сертификата, то для развития вердикт «клиент работает по постоплате» практически закрывает двери к крупным транснациональным корпорантам, которые дают стабильный объем MICE-агентствам.

Откуда этот подход клиентов? Какая постоплата? «Утром деньги – вечером стулья. Вечером деньги утром стулья, но деньги вперед!» Похоже не читали наши клиенты Ильфа и Петрова. Иностранцы же все…

А как же MICE-агентства, где им взять денег на кредитование таких клиентов? Клиент явно считает, что MICE и БАНК одно и тоже. Только в банке вряд ли дадут за 5-7%% миллионов 5-10 рублей на три месяца. История кредитования корпоративных клиентов уходит корнями в наше недавнее капиталистическое прошлое. Трудно сказать кто первый предложил, кто первый согласился, но так повелось и продолжается по сей день. И конца и края этому кредитованию не видно. Аппетиты только растут, сначала давайте 10 на 90%% (10 предоплата, 90 постоплата), потом 30 на 70%%, дальше 50 на 50%%, и чего уж мелочиться хотим 100% постоплата, да дней на 90!!!!! Есть и такие!!!

Можно ли как-то переломить ситуацию? Все мы жалуемся друг другу, стенаем, но что делать не понятно.

А почему? Вот логика таких клиентов: Мы производители продуктов питания (может быть и косметика и лекарства и любой другой товар). Мы отдает нашу продукцию на реализацию, получаем за нее оплату через 30-90 дней. Ваши услуги для нас такой же товар как и наш, вот и вы ждите от нас оплату 30-90 дней. «Железная логика!» Но эта логика еще не самая страшная. Один из руководителей транснациональной компании нашего клиента на мой вопрос о постоплате ответил просто и откровенно: «Пока хоть один из поставщиков MICE-услуг в России будет согласен работать по постоплате, мы будем работать только по этому принципу!». Что скажете MICE-бизнесмены и MICE-бизнесвумены? Готовы консолидироваться и выступить широким фронтом по низложению принципа работы по постоплате?

- Ну да…

- наверно….

- надо подумать…

-…..

Вердикт – при сегодняшнем уровне конкуренции и раздробленности рынка – НЕРЕАЛЬНО.

Вот и получается – есть у меня деньги и доступ к дешевым кредитам, работаю и беру постоплатных клиентов. А на нет и суда нет!

А ведь агентств работающих по постоплате в Москве не больше полутора десятков. Казалось бы…

Креатив – без него теперь никуда!

Да было время, когда главным было просто вывезти людей на конференцию за границу просто поглазеть, пошопить …

Теперь нет, всем подавай креатив! Да не просто придумай программу мероприятия с фантазией, сделай несколько вариантов концепций, причем чтобы кардинально отличалась одна от другой, несколько слоганов под каждую концепцию, разные предложения по тимбилдингу и конечно гала-ужин, чтобы все в одном ключе. А еще что? А вот еще бы театрализовать саму конференцию, чтобы была в общей концепции, как театр, чтобы все участники не на пляже или по номерам прятались, а бежали посмотреть в конференц-зал на чудо-чудное.

Цели ясны, задачи поставлены! За работу товарищи!

И пошли мозговые штурмы один за другим, сценаристы и копирайтеры, ищут все новые и новые источники для вдохновения…. В муках творчества рождается то новое уникальное, что через год может стать хитом, а через два превратиться в «mauvais ton». Интересные идеи быстро тиражируются и быстро выходят из моды. По этой причине уважающие себя MICE компании уже не на фрилансе, а в штате имеют профессиональных режиссеров, сценаристов, аниматоров. Это требование времени, сегодня быть конкурентоспособным – значит быть кроме всего прочего и креативным.

На практике получается, что некоторые MICE-компании сегодня стали серьезными конкурентами для Event-агентств и с успехом реализуют такие проекты как дни компаний, профессиональные праздники, корпоративные юбилеи и корпоративные новые года с числом участников от 300 до 10 тысяч человек. Не говоря уже о их возможностях предложить интересные концепты для мероприятий практически любого формата.

Конференции и иные деловые мероприятия – как один из основных инструментов событийного и mice-туризма. Основные этапы подготовки и проведения конференции. Взаимодействие mice-агентств и отелей при подготовке к проведению событийного или mice-мероприятия. Расчет бюджета мероприятия. Специфика договорных отношений.

Конференция — это деловое мероприятие, целью которого является обсуждение актуальных проблем современного бизнеса, с последующей разработкой стратегии по их решению. В ходе проведения конференции участники активно обмениваются опытом, формулируют основополагающие тезисы и подводят итоги встречи. Организация конференций — сложный процесс, требующий квалифицированного подхода и четко поставленных задач. Подготовка к конференции, как и к любому другому деловому мероприятию, отнимает много времени и сил. От того, насколько удачно выбран конференц-зал, организована работа вспомогательного персонала, спланировано проведение кофе-брейков и других немаловажных моментов, зависит успешность конференции.

Конференции, как правило, сильно ограниченны по времени, что заставляет участников напряженно работать в течение всего мероприятия. Поэтому важно создать комфортную обстановку, а также продумать множество организационных моментов и непредвиденных ситуаций, которые могут повлиять на проведение конференции. Часто именно от деталей зависит, как пройдет конференция и насколько комфортно будут чувствовать себя ее участники. 

Организация конференций не ограничивается арендой конференц-залов и необходимого технического оборудования. Немаловажным аспектом любой конференции является размещение участников мероприятия, организация транспортного обслуживания, разработка культурно-развлекательной программы.

Организация конференций состоит из трех этапов:

- подготовительный этап

- проведение конференций

- постконференционное обслуживание.

Подготовительный этап.

На подготовительном этапе организации конференции решаются следующие вопросы:

- Подготовка материалов конференции и формирование «портфеля участника»;

- Подбор гостиницы и бронирование номеров для участников;

- Разработку и изготовление баннеров и ной рекламной продукции спонсоров и партнеров;

- Оформление приглашений для иностранных коллег, или же оформление виз и загранпаспортов участников в случае проведения конференции заграницей;

- Поиск конференц-зала и снабжение его всей необходимой аппаратурой;

- Подбор переводчиков для иностранных участников конференции;

- Организация трансфера для участников мероприятия;

- Организации кофе-брейков и питания во время конференции;

- Подготовку фото- и видеосопровождения;

- Выбор экскурсионной, культурно-развлекательной программы и других развлекательных мероприятий для участников;

- Обеспечение безопасности на проводимом мероприятии.

Проведение конференции

Перед проведения конференции:

- Организовывается работа координационного центра для регистрации участников конференции, а также для решения всех появляющихся вопросов;

- Проверка и подготовка технического оснащения конференц-зала;

- Оформление конференц-зала в соответствии с тематикой конференции;

- Организация питания для участников в перерывах конференции;

- Организация экскурсионной и/или развлекательной программы для участников по завершении конференции.

Постконференционное обслуживание

- Рассылка пост-релиза участникам конференции;

- Работа со средствами массовой информации.

Взаимодействие mice-агентств и отелей при подготовке к проведению событийного или mice-мероприятия.

Чаще всего между компанией, проводящей мероприятие и отелем, принимающем компанию выступает посредник в лице турагентства или mice-агентства.

Основанием для начала работы над предстоящим корпоративным мероприятием является заявка от такого агентства на проведение расчетов по заданным условиям. Заявки зачастую подаются в свободной форме в виде электронного письма с просьбой о подготовке расчета на проведение конференции с указанием следующих условий:

- даты проведения мероприятия;

- кол-во гостей;

- типы номеров, необходимые для гостей;

- пожелания по организации питания участников мероприятия;

- пожелания по организации работы конференции;

- пожелания по организации трансферов;

- пожелания по организации культурной и развлекательной программы. После подготовки менеджером отдела продаж расчета, клиенту высылается предварительный бюджет мероприятия, а также вся необходимая информация (меню обедов и кофе-брейков, стоимость дополнительных услуг в отеле и т.д.).

Стандартная форма расчета бюджета мероприятия может выглядеть следующим образом:

Название компании			Телесемь
Адрес			-
Индекс, город			Сочи
Контактное лицо			-
БЮДЖЕТ МЕРОПРИЯТИЯ
Название мероприятия			-
Количество персон			32
Дата начала (день заезда)			14.08.2008
Дата окончания (день выезда)			17.08.2008
							Стоимость номера при двухместном размещении
Размещение			с		по				Кол-во номеров									Итого
Люкс FR			14.08.2008		17.08.2008		4071					2								24426
Студио стан. TW			14.08.2008		17.08.2008		3599					2								21594
Студио стан. FR			14.08.2008		17.08.2008		3599					5								53985
Стандарт FR			14.08.2008		17.08.2008		3127					3								28143
Стандарт TW			14.08.2008		17.08.2008		3127					4								37524
Итого размещение																				165 672
Конференц-услуги			с		по		Стоимость в день		Кол-во дней									Итого
Аренда двух конференц-залов			15.08.2008		16.08.2008		12600		2									25200
Аренда проектора																		0
Аренда экрана																		0
Радиомикрофоны																		0
Итого конференц-услуги:																				25200
Питание			с		по		Стоимость на человека		Общее количество								Итого
кофе-брейк 15.08 утро вариант 1			11:00		11:20		150					32								4800
обед 15.08 вариант 1			13:00		14:00		1200					32								38400
кофе-брейк 15.08 после обеда вариант 2			16:00		16:30		200					32								6400
кофе-брейк 16.08 утро вариант 1			11:00		11:20		150					32								4800
обед 16.08 вариант 2			13:00		14:00		1200					32								38400
кофе-брейк 16.08 после обеда вариант 3			16:00		16:30		320					32								10240
гала - ужин 16.08.2008 (меню№)			20:00		0:00		2234,5					32								71504
Итого питание:																				174 544
Итого (общий бюджет мероприятия)																				365 416
Итого (бюджет на человека)																				11 419
*Данный расчет бюджета носит лишь информационный характер и подлежит уточнению после выяснения окончательных условий мероприятия.

В случае, если предварительный расчет заинтересовал клиента, продолжается дальнейшая работа по согласованию всех деталей предстоящего мероприятия.

Итогом процесса подготовки мероприятия становится подготовка и подписание договора между агентством и отелем.

Стандартный договор между отелем и агентством (или прямым клиентом, при отсутствии посредника) может выглядеть следующим образом и включает в себя:

Договор № 001/о

г. Сочи " 24 " июля 2008 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Сочи Бизнес Трэвел», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора ____________________, действующего на основании Устава и Индивидуальный предприниматель Хамалян Ангелина Сергеевна, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», действующей на основании Свидетельства ОГРН 304231708400166, совместно именуемые – «Стороны», заключили настоящий договор, далее «Договор», о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Исполнитель предоставляет Заказчику, на основании его письменной Заявки, услуги по бронированию, размещению и проживанию 31 человека с «13» по «20» августа 2008 г в Мини-гостинице «Русь» г. Сочи, Адлерский район, Совхоз «Россия», ул. Таврическая, 1/3, а также иные дополнительные услуги.

1.2. Заказчик оплачивает предоставленные Исполнителем услуги по ценам и в количестве согласно Приложениям №1 и №2, являющимся неотъемлемыми частями настоящего Договора.

2. Условия сотрудничества

2.1. Расценки на предоставляемые Исполнителем услуги по бронированию, размещению и проживанию, определены Сторонами в Приложении № 1 к настоящему Договору.

2.2. Перечень дополнительных услуг (трансфер, аренда залов, др.) и их стоимость определены Сторонами в Приложении № 2 к настоящему Договору.

2.3. Все цены указаны в рублях.

3.Обязанности Исполнителя

3.1. Исполнитель обязуется:

3.1.1. Забронировать номера для размещения Заказчика согласно его письменной Заявке. Количество и категория предоставляемых номеров указаны в Приложении №1 к настоящему Договору.

3.1.2. Предоставить Заказчику номера согласно заявленной брони.

3.1.3. Предоставить Заказчику дополнительные услуги (питание, трансфер, аренда залов и др.) согласно его предварительной Заявке, по ценам, указанным в Приложении №2, являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора.

3.1.4. Исполнитель гарантирует предоставление услуг по бронированию номеров и размещению, а также оказание дополнительных услуг, перечисленных в Приложении № 2, в период с «13» по «20» августа 2008г. при условии 100% предварительной оплаты Заказчиком услуг Исполнителя согласно п.5.1. настоящего Договора.

4. Обязанности Заказчика и условия бронирования

4.1. Заказчик обязан:

4.1.1. Своевременно произвести оплату услуг Исполнителя в размере и порядке, установленном в Договоре.

4.1.2. Предоставить Исполнителю не позднее «01» августа (за 12 дней) 2008 года полный список участников мероприятий Заказчика с указанием типов номеров для размещения, даты и времени заезда.

4.1.3. Не позднее «01» августа (за 12 дней) 2008 предоставить Исполнителю окончательную программу пребывания группы и проводимых мероприятий.

4.1.4. По прибытии в Отель назначить руководителя группы, с которым будут решаться все текущие вопросы и уполномоченного подписывать счета за услуги Отеля.

4.2. Время заезда гостей в Отель – с 12.00. Время выезда гостей из отеля – до 12.00.

4.3. Стороны договорились, что указанное в этом пункте Договора лицо является контактным лицом Заказчика, ответственным за исполнение этого Договора. Указанное лицо действует от имени Заказчика и имеет все полномочия на осуществление действий, необходимых для надлежащего выполнения своих обязательств и гарантий, а также осуществления своих прав по Договору. Со стороны Заказчика -

Ф.И.О. Лика Лоладзе

Телефон: 8-918-000-00-00

Факс: 8622-62-29-43

E-mail: lika.sbt@mail.ru