9.2.3. Вводный курс

Основными элементами окна являются: Строка заголовка, Строка состояния, Панели инструментов, Поле имен, Строка формул, Строка состояния и Окно рабочей книги. Окно рабочей книги содержит Строку заголовка, Кнопку выделения рабочего листа, Заголовки строк и столбцов, Кнопки прокрутки ярлыков листов и ярлыки листов, Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки.

Установить индикатор на нужную ячейку можно нажав клавишу F5 и задав адрес ячейки. Щелчок на пустом месте полосы прокрутки дает смещение на экран. При некорректных действиях возможна отмена 16 последних операций. При работе с таблицами и диаграммами широко используется контекстное меню. В Excel используется 22 панели инструментов. Настроить их можно дважды щелкнув на свободном месте панелей и установив флажки.

9.2.4. Приемы работы

Этапы создания электронных таблиц:

• Постановка задачи. На этом этапе определяется необходимость создания таблицы, пользователи, характер и источники получения информации.

• Разработка компоновки книг и страниц, разрабатывается форма таблицы, определяются ячейки для хранения условно-постоянной информации, вводятся имена и заголовки, готовятся шаблоны, устанавливаются формы ввода и ограничения для числовой информации.

• Вводятся данные и формулы.

• Производится форматирование таблицы.

• Тестирование таблицы контрольными примерами с применением экстремальных значений.

• Оформление таблицы с включением при необходимости диаграмм и рисунков.

9.2.5. Начало работы

Работа начинается с открытия или создания файла. При использовании готового файла его открывают. При создании файла можно использовать стандартные или ранее подготовленные шаблоны Файл – Создать, а также шаблоны получаемые по сети. В каждый стандартный шаблон включена диалоговая справочная система. Шаблоны или заготовки – мощнейшее средство для эффективной работы. Количество последних рабочих файлов в списке можно изменять Сервис – Параметры (Options) – Общие. Можно открыть сразу несколько книг выделив их с удержанием клавиши Ctrl и щелкнув по клавише Открыть. Кнопка Команды и режимы в диалоговом окне Открытие документа позволяет использовать различные режимы открытия файлов. Для закрытия всех книг используется клавиша Ctrl. Сохранение рабочей области ускоряет доступ к файлу с которым постоянно работают. Удалить файл можно в поле диалогового окна Открытие файла с помощью контекстного меню.

Дата и время записанные в таблице с разделителями или: являются числовыми, причем месяц может быть введен словом. Если часть даты отсутствует, то она заполняется текущими значениями. Расположение элементов даты в русском тексте: дата – месяц – год. Если дата введена правильно, то в строке формул появится запись в формате дд/мм/гггг. В одной ячейке сразу могут быть записаны и время и дата. Для записи числа используется не более 15 позиций, очень большие и очень маленькие числа записываются с плавающей десятичной точкой в компьютерной записи. При вводе вид представления меняется автоматически. При изменении размера ячейки представление может автоматически измениться. Для очистки содержимого ячеек можно использовать клавишу Delete. Для выборочной очистки Правка – Очистить: Все – полная очистка, Форматы – удаление форматов, Содержимое – удаление значения при сохранении форматов, Примечания – удаление введенных примечаний. Отредактировать содержимое ячейки можно после двойного щелчка на ней, нажатия клавиши F2, или в окне формул.

Для форматирования чисел применяется кнопки форматирования на Панели форматирования устанавливая стили, а для более широкого выбора форматов команда Формат – Ячейка, где предусмотрено 12 категорий числовых форматов. Форматирование делает числовую информацию более наглядной и учитывает ее свойства. Форматирование изменяет только форму представления информации в ячейке, а не ее содержание. По умолчанию применяется Общий числовой формат. Решетки в ячейке означают выход изображения числа за ее пределы. Нужно изменить формат или увеличить размер ячейки. Для изменения формата для всей таблицы надо ввести команду Формат – Стиль.

Для наглядности в таблицу могут быть введены различные границы выделенных областей через кнопку Границы. Для удаления сетки границы набрать команду Сервис – Параметры – Вид и снять флажок Сетка.

Можно установить контроль для ввода данных в заданном диапазоне или виде, выделив ячейку и установив параметры проверки через команду Данные – Проверка. Данные вводимые извне, например из буфера, контролироваться не будут. Вместо клавиши ввода, при завершении набора в ячейку, можно пользоваться курсорными клавишами и клавишей Tab. Если перед набором выделить все ячейки, то Enter будет смещать индикатор по столбцам, а Tab по строкам. Для ввода одинаковых значений можно выделить все ячейки, ввести значение и нажать клавишу ввода с удержанием Ctrl. То же можно сделать перетаскивая за маркер индикатора.