111Equation Chapter 1 Section 1Лабораторная работа №6 Тема: Обработка и структурирование списков в Exel

Сортировка — это упорядочение данных по какому-либо критерию. Сортировка является базовой операцией любой таблицы, и ее можно выполнять для данных различного типа — текста, чисел, даты, времени и пр. Существует два типа сортировки — по возрастанию и по убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение происходит следующим образом:

• для чисел — от меньшего значения к большему;

• для символьных (текстовых) данных — по алфавиту (от А до Я);

• для дат — в хронологическом порядке.

Можно осуществлять сортировку только по одному столбцу в таблице (по одному признаку) или по нескольким уровням. Сортировка по нескольким уровням осуществляется в том случае, если в таблице имеются столбцы, содержащие повторяющиеся значения. Тогда сортировка первого уровня осуществляет, по сути, группировку записей с одинаковым значением поля. Сортировка второго уровня осуществляет упорядочение данных в группах, полученных после сортировки первого уровня и т. д.

Перед выполнением сортировки нужно указать область листа, которая подлежит сортировке. Если необходимо провести сортировку по всей таблице данных, то достаточно щелкнуть внутри нее. Если необходимо провести сортировку не всей таблицы, а некоторого диапазона, нужно выделить его в таблице. Такое выделение надо проводить с большой осторожностью, так как можно «перемешать» данные из разных строк.

Когда область сортировки определена, команду сортировки можно вызвать несколькими способами:

• Главная - Редактирование - Сортировка и фильтр;

• Данные - Сортировка и фильтр (кнопки разных видов сортировки);

• с помощью команды из контекстного меню.

Если нужно упорядочить данные по нескольким критериям (нескольким столбцам), то выполняется так называемая Настраиваемая сортировка. В отличие от предыдущих версий, в Excel 2007 можно задать более трех уровней сортировки.

При настраиваемой сортировке среда автоматически выделяет таблицу с данными, за исключением заголовков столбцов, и открывается окно Сортировка:

В данном окне можно задать несколько критериев упорядочивания данных:

• столбец, по которому необходимо выполнить сортировку (поле Столбец);

• что подлежит сортировке — значения столбца, выделенные цветом или шрифтом ячейки (поле Сортировка);

• порядок сортировки (поле Порядок).

Для первого критерия поля уже отображаются в окне, а для каждого последующего необходимо нажать кнопку Добавить уровень.

Обратите внимание на то, что если сортировке подлежит вся таблица, то установлен флажок Мои данные содержат заголовки. Очень часто в больших таблицах ячейки с важными данными, на которые нужно обратить внимание, выделяются либо цветом, либо другим шрифтом. В среде Excel можно задать сортировку по таким выделенным ячейкам.

Задание 1. Сортировка списка данных.

В файле Заготовки Exel создайте копию листа Касса и переименуйте ее в Касса-сортировка. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на названии листа Касса и выберите Переместить/Скопировать. В открывшемся окне выберите перед листом Зарплата. Поставьте галочку Создать копию. Нажмите ОК. Появившийся лист с помощью контекстного меню переименуйте в Касса-сортировка. На листе создайте несколько копий (не менее семи) исходного списка и расположите их в соседних столбцах, отделив один список от другого двумя-тремя пустыми столбцами.

Выделите столбец А в первом списке. Для контроля правильности сортировки залейте цветом первую строку в списке командой Главная - Шрифт - Цвет заливки.

Выполните сортировку по дате Главная - Редактирование - Сортировка и фильтр - Сортировка от старых к новым. Появится диалоговое окно с предложением "автоматически расширить выделенный диапазон". Нажмите кнопку Сортировка, согласившись с этим. Данные должны отсортироваться по датам. Пролистав лист вниз, найдите выделенную цветом строку и убедитесь, что строка не "испортилась" (то есть ее ячейки не разделились по разным строкам). Залейте цветом столбец, по которому выполнялась сортировка.

В двух других копиях списка выполните сортировку по следующим критериям и залейте упорядоченные столбцы цветом:

• по улице

• по номеру корреспондирующего счета

Выполните многоуровневую сортировку по следующим критериям: по дате и номеру корреспондирующего счета. Для этого выделите следующую копию списка. Выполните команду Главная - Редактирование - Сортировка и фильтр - Настраиваемая сортировка. В столбце выберите Сортировать по Дата оплаты из раскрывающегося списка. Сортировка: значения, Порядок: от старых к новым. Нажмите кнопку Добавить уровень. Выберите Затем по Номер корреспондирующего счета. Нажмите Ок. Залейте отсортированные столбцы цветом. Обратите внимание, что список отсортирован по дате, а строки с одинаковыми датами имеют возрастающий номер корреспондирующего счета.

Аналогично проделайте сортировку в следующих копиях списка по следующим критериям. Выделите соответствующие столбцы цветом.

• по номеру корреспондирующего счета и дате;

• по улице, номеру участка и дате.

Проанализируйте разницу в двух критериях сортировки: " по дате и номеру корреспондирующего счета " и по "по номеру корреспондирующего счета и дате ".