10.3 Взаємозв'язок обсягів,тривалості і вартості робіт

Обсяг є одною з найважливіших характеристик проекту (окремо узятої роботи) і визначається після структуризації на основі нормативів, експертних оцінок або наявного досвіду. Поняття «обсяг» може використовуватися для опису величини трудомісткості, тривалості, вартості.

Тривалість проекту і складових його робіт обмежується фиксованою/бажаною датою його завершення, встановленою або контрактом із замовником, або іншими зовнішніми умовами (наприклад, виходом конкретного продукту на ринок).

З іншого боку, тривалість роботи може бути визначена з її обсягу і продуктивності ресурсів, потрібних для її виконання.У загальному випадку обсяг роботи є величиною фіксованою і тривалість її виконання на практиці визначається загальною продуктивністю ресурсів, що управляють.

Головним вважається ресурс, час роботи якого безпосередньо впливає на тривалість роботи. Наприклад, в будівництві спочатку визначають тривалість механізованих робіт, ритм яких визначає вся побудова графіка реалізації проекту, а потім розраховують тривалість робіт, що виконуються уручну.

Вартість роботи безпосередньо залежить від кількості ресурсів, призначених для її виконання. З огляду на те, що найбільш значущим і непоправним елементом проекту є час його виконання, то саме за рахунок ефективного планування ресурсів і витрат проекту можна добитися оптимального терміну його завершення. Тому на етапах ініціації і розробки графіка проекту необхідно врахувати наступне:

• чи можна забезпечити завершення робіт і проекту вцілому за коротші терміни за наявності додаткових ресурсів і фінансування?

• чи варто застосовувати нові технології при виконанні робіт і як це відіб'ється на часі реалізації проекту і його витратах?

• чи правильно розрахована потреба в обмежених ресурсах і чи оптимально вони розподілені між роботами проекту?

Загальні витрати проекту для кожного періоду визначаються як сума прямих і непрямих витрат (накладних витрат). Останні пов'язані із забезпеченням процесу реалізації проекту і включають адміністративні витрати, витрати, пов'язані з організацією робіт, відрахування на рекламу, платежі по кредитах, орендну плату і т.ін.

Накладні витрати прямо не пов'язані ні з одним із пакетів робіт або конкретною роботою. Будь-яке скорочення термінів реалізації проекту приведе до їх зменшення. Як наслідок, якщо даний вид витрат складає суттєву частку загальних витрат проекту, то скорочення його тривалості приведе до економії фінансових коштів.

Прямі витрати пов'язані з витратою грошових коштів на оплату праці робітників, закупівлю матеріалів, устаткування, зобов'язаннями по субдоговорах. Вони можуть бути призначені на пакети робіт і окремі роботи. У ідеальному випадку тривалість роботи планується так, щоб прямі витрати на її виконання були мінімальні. Але як тільки з'являються обмеження, виникає необхідність скорочення тривалості.

Природа прямих витрат така, що вони збільшуються в об'ємі при скороченні тривалості виконання роботи. Тому, якщо необхідно скоротити терміни реалізації проекту при мінімальному збільшенні прямих витрат, слід перш за все зменшувати тривалість тих критичних робіт, вартість яких «порівняно мало» залежить від тривалості або є найменшою при однакових термінах скорочення тривалості.

Таким чином, тривалість, ресурси і витрати, як основні елементи управління проектами, є взаємозалежними — зміни в одному призводять до змін в інших.