2.Сутність управління предметною областю проекту

Основні поняття методології управління проектами приведені в Т.1. У цьому розділі окремі поняття розглянуті в контексті робіт проекту. Цілеспрямованість є найважливішою і невід'ємнішою характеристикою проекту. Визначенню цілей проекту передує розробка його місії (стратегії). Вже на основі сформульованої місії визначаються цілі і встановлюються конкретні завдання проекту.

Предметна область визначає цілі, задачі, роботи проекту, їх обсяги і споживані ресурси. Управління предметною областю проекту полягає в управлінні змінами, що відбуваються під час життєвого циклу проекту.

Під управлінням предметною областю (змістом) проекту розуміється діяльність, необхідна для отримання результату проекту (продукту) із специфічними характеристиками і функціями. У свою чергу, зміст продукту (результату проекту) визначають характеристики і функції, які мають бути включені в продукт. Дотримання змісту продукту співвідноситься з вимогами до нього як кінцевого результата, тоді як дотримання змісту проекту співвідноситься з планом проекту. Обидва ці процеси необхідно тісно інтегрувати для підтвердження того, що діяльність по проекту забезпечить створення необхідного продукту.

Відповідно зміст проекту має бути представлений тільки тими роботами, які необхідні для успішної реалізації проекту. Основними процесами управління змістомпроекту є:

1. ініціація проекту;

2. планування змісту;

3. контроль над змінами змісту.

Ініціація є процесом виявлення необхідності реалізації нового проекту або того факту, що проект повинен перейти в нову фазу. Результатами ініціації служать:

1. комплект документів (контрактів, наказів, постанов і т. д.), формально підтверджуючих існування проекту. Він повинен включати безпосередньо або у вигляді посилань на інші документи:

2. обмеження по термінах реалізації проекту, його фінансуванню і так далі При здійсненні проекту за контрактом обмеженнями зазвичай є умови контракту;

3. припущення щодо елементів, прогнозування тих або інших чинників, що виникають в результаті, в проекті. У загальному випадку, припущення несуть в собі певний ступінь ризику.

Планування змісту проекту включає декомпозицію цілей проекту на детальніші і керовані компоненти для того, щоб:

• визначити оцінки за вартістю, часом і ресурсами проекту;

• створити базис (основу) для вимірювання і контролю ходу виконання проекту;

• розподілити права і обов'язки за проектом, визначити міру відповідальності.

Результатом планування змісту служить структура розбиття робіт проекту, на основі якої, як розширення, складається список робіт проекту. Він повинен містити опис кожної роботи для того, щоб їх виконавці розуміли, що від них вимагається і яким чином їм виконувати свої функції.

В результаті аналізу розробленої структури проекту може виникнути необхідність в коректуванні або доповненні цілей проекту, що у свою чергу відіб'ється на зміні змісту проекту.

3.Взаємозв'язок обсягів,тривалості і вартості робіт

Обсяг є одною з найважливіших характеристик проекту (окремо узятої роботи) і визначається після структуризації на основі нормативів, експертних оцінок або наявного досвіду. Поняття «обсяг» може використовуватися для опису величини трудомісткості, тривалості, вартості.

Тривалість проекту і складових його робіт обмежується фиксованою/бажаною датою його завершення, встановленою або контрактом із замовником, або іншими зовнішніми умовами (наприклад, виходом конкретного продукту на ринок).

З іншого боку, тривалість роботи може бути визначена з її обсягу і продуктивності ресурсів, потрібних для її виконання.У загальному випадку обсяг роботи є величиною фіксованою і тривалість її виконання на практиці визначається загальною продуктивністю ресурсів, що управляють.

Головним вважається ресурс, час роботи якого безпосередньо впливає на тривалість роботи. Наприклад, в будівництві спочатку визначають тривалість механізованих робіт, ритм яких визначає вся побудова графіка реалізації проекту, а потім розраховують тривалість робіт, що виконуються уручну.

Вартість роботи безпосередньо залежить від кількості ресурсів, призначених для її виконання. З огляду на те, що найбільш значущим і непоправним елементом проекту є час його виконання, то саме за рахунок ефективного планування ресурсів і витрат проекту можна добитися оптимального терміну його завершення. Тому на етапах ініціації і розробки графіка проекту необхідно врахувати наступне:

• чи можна забезпечити завершення робіт і проекту вцілому за коротші терміни за наявності додаткових ресурсів і фінансування?

• чи варто застосовувати нові технології при виконанні робіт і як це відіб'ється на часі реалізації проекту і його витратах?

• чи правильно розрахована потреба в обмежених ресурсах і чи оптимально вони розподілені між роботами проекту?

Загальні витрати проекту для кожного періоду визначаються як сума прямих і непрямих витрат (накладних витрат). Останні пов'язані із забезпеченням процесу реалізації проекту і включають адміністративні витрати, витрати, пов'язані з організацією робіт, відрахування на рекламу, платежі по кредитах, орендну плату і т.ін.

Накладні витрати прямо не пов'язані ні з одним із пакетів робіт або конкретною роботою. Будь-яке скорочення термінів реалізації проекту приведе до їх зменшення. Як наслідок, якщо даний вид витрат складає суттєву частку загальних витрат проекту, то скорочення його тривалості приведе до економії фінансових коштів.

Прямі витрати пов'язані з витратою грошових коштів на оплату праці робітників, закупівлю матеріалів, устаткування, зобов'язаннями по субдоговорах. Вони можуть бути призначені на пакети робіт і окремі роботи. У ідеальному випадку тривалість роботи планується так, щоб прямі витрати на її виконання були мінімальні. Але як тільки з'являються обмеження, виникає необхідність скорочення тривалості.

Природа прямих витрат така, що вони збільшуються в об'ємі при скороченні тривалості виконання роботи. Тому, якщо необхідно скоротити терміни реалізації проекту при мінімальному збільшенні прямих витрат, слід перш за все зменшувати тривалість тих критичних робіт, вартість яких «порівняно мало» залежить від тривалості або є найменшою при однакових термінах скорочення тривалості.

Таким чином, тривалість, ресурси і витрати, як основні елементи управління проектами, є взаємозалежними — зміни в одному призводять до змін в інших.