3. Моніторинг робіт по проекту

Моніторинг - контроль, стеження, облік, аналіз і складання звітів про фактичне виконання проекту порівняно з планом.

Можна скласти спеціальні звіти за різними формами:

а) безпосередньо при особистих контактах

б) у табличній формі

у) в графічній формі надання

Незалежно від форми надання, звітна інформація повиннавключати 5 основних елементів:

1. кошторисну вартість

2. фактичні результати

3. результати, що прогнозуються

4. відхилення та причини, які пояснюють ці відхилення

Інформація про фактичний хід робіт і прогнозована інформація, представляється в проектну команду відповідальним виконавцем. Ця інформація використовується для розрахунку, перерахунку і аналізу сітьової моделі, а також коригуванню нормативно-довідкової бази. Перерахунок моделі включає в себе фіксацію на сітьовому графіку стану поточних і закінчених робіт, подій, що здійснилися, внесення нових робіт і подій, виключення анульованих, уточнення формулювань, опис робіт. Всілякі зміни, що стосуються граничних робіт і подій, погоджують з суміжними відповідальними виконавцями.

При розробці системи збору інформації менеджер проекту повинен насамперед визначити склад даних, що збираються і періодичність збору. Рішення з цих питань залежать від задач аналізу параметрів проекту, періодичності проведення нарад і видачі завдань. Деталізація аналізу в кожному конкретному випадку визначається виходячи з цілей і критеріїв контролю проекту. Наприклад, якщо основним пріоритетом є своєчасність виконання робіт, то методи контролю використання ресурсів і витрат можуть бути задіяні обмежено.

Обов'язкові вимоги до системи збору інформації для системи контролю:

• точність

• своєчасність

• повнота інформації

• забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту

Розрізнюють три ступеня деталізування інформації для досягнення мети контролю:

1. керівники підрозділів і відповідальні виконавці отримують найбільш деталізовану інформацію, що дозволяє оцінити стан кожної із закріплених за ним робіт і її положення в комплексній сітьовій моделі.

2. керівник організації і виконавці при підкомплектованих роботах повинні мати інформацію, що дозволяє дати загальну оцінку стану ходу робіт, закріплених за даною організацією і що містять найдокладніші відомості по граничних подіях, якими визначаються зв'язки з іншими організаціями або підкомплексами а також зведення про роботи даної організації або підкомлексу, що попали в критичну зону.

3. керівник проекту отримує деталізовану інформацію по роботах критичної зони, які дозволяють йому укрупнено оцінити загальнийстанробіт по проекту загалом, його окремих найважливіших елементів і етапів а також проконтролювати планові термінинастання граничних подій, що визначають зв'язки між організаціями-виконавцями і структурними підрозділами всередині головної організації.

Критерії і дані, необхідні для контролю основних параметрів проекту, наведено в табл.9.1.

Таблиця 9.1.Критеріїдля контролю і необхідні дані

Критерій контролю	Кількісні дані	Якісні дані
Час і вартість	Планова дата початку/закінчення Фактична дата початку/закінчення Обсяг виконаних робіт Обсягмайбутніхробіт Інші фактичні витрати Інші майбутнівитрати
Якість		Проблеми якості
Організація		Зовнішні затримки Проблеми внутрішньої координації ресурсів
Змістробіт		Зміни в обсязіробіт Технічні проблеми

Звичайно кількісні показникизбираються на рівні робіт абопакетів робіт і потім узагальнюються для верхніх рівнів контролю відповідно до структури поділу робіт (ієрархії робіт). Оскільки оцінки виконання проекту загалом і окремих його етапів розраховуються на основі даних про виконання детальних робіт, важливо на етапі розробки системи контролю вибрати відповідні ваговікоефіцієнти для визначення узагальнених показників.