2.Загальні принципи побудови системи контролю

Система контролю проекту – частина загальної системи УП між елементами якої є зворотні зв’язки і можливість коригування прийнятих раніше показників.

Вимоги до системи контролю виробляються до початку реалізації проекту за участю всіх зацікавлених сторін і визначають склад інформації, що аналізується, структуру звітів і відповідальність за збирання даних, аналіз інформації і прийняттярішень. Система управління проектом повинна забезпечувати коригуючі впливи там і тоді, де і коли вони необхідні. Наприклад, якщовідбувається затримка закінчення окремих робіт, то, наприклад, прискорити їхвиконання можна за рахунок перерозподілу трудових ресурсів і обладнання. Якщо ж затримується постачання проектної документації, збільшуються витрати на матеріали і обладнання, субпідрядники зривають директивні терміни, то необхідно переглянути план проекту. Корекція плану може бути обмежена переглядом параметрів робіт, а може вимагати розробки абсолютно нової сітьової моделі, починаючи з поточного стану і до момента закінчення проекту.

Принципи побудови ефективної системи контролюзастосовуються для ефективного управління в рамках оперативного циклу проекту, який вимагає проектування, розробки і впровадження добре організованої системи контролю, необхідного для досягнення безпосереднього зворотного зв'язку. Існує декілька основних принципів побудови ефективної системи контролю:

1 - Наявність конкретних планів. Плани повинні бути змістовні, чітко структуровані і фіксовані, з тим щоб забезпечувати основу для контролю. Якщо плани оновлюютьсядуже часто і без застосування процедур контролю за змінами, контроль над проектом може бути втрачений.

2. - Наявність інформативної системи звітності. Звіти повинні відображати стан проекту відносно початкових планів на основі єдиних підходів і критеріїв. Для забезпечення цього повинні бути чітко визначені і досить прості процедури підготовки і отримання звітів, а також встановлені для всіх видів звітів чіткі часові інтервали. Результати, представлені в звітах, повинні обговорюватися на нарадах.

3. - Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. Визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень елементів, що контролюються. В наслідок аналізу зібраних даних керівництво проекту повинно визначити, чи відповідає поточна ситуація запланованій, а якщоні, то розрахувати розмір і серйозність наслідків відхилень. Двома основними показниками для аналізу є час і вартість. Для аналізу тенденцій у вартісних і часових оцінках робіт проекту необхідно використати спеціальні звіти. Прогноз, наприклад, може показати збільшення вартості проекту або затримки по термінах. Однак часто відхилення у часових і вартісних показникях впливають також на змістмайбутніхробіт і якість результатів.

4 - Регулярне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами з метою раннього виявлення проблем, що виникають і вживання чітких дійових заходів для їх розв'язання.

5 - Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком процесу контролю є дії керівництва і направлені на подолання відхилень у ході робіт проекту. Ці дії можуть бути направлені на усунення виявлених недоліків і подолання негативних тенденцій в рамках проекту. Однак в ряді випадків може бути потрібен перегляд плану. Перепланування вимагає проведення аналізу "що, коли...", який забезпечує прогноз і розрахунок наслідків від дій, що плануються. Від менеджера залежить також переконання і мотивація команди проекту в необхідності тих або іншихдій.