8. Формування справ

     8.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ. 

     8.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних (облікових) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.

     Приєднання до справи неправильно оформлених документів не допускається. 

     8.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:

     групувати у справи виконані документи, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;

     групувати у справи документи одного календарного року (крім перехідних справ);

     включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

     одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів;

     групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

     документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах. 

     8.4. Справи згідно з номенклатурою формуються в спеціальну, виготовлену друкарським способом, тверду обкладинку (наряд). 

     8.5. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні. 

     8.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень. 

     8.7. Правила, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. 

     8.8. Організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання керівником. 

     8.9. Протоколи оперативних нарад групуються у хронологічному порядку згідно з присвоєними номерами. 

     8.10. Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

     Плани та звіти повинні вміщуватися у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання. 

     8.11. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом. 

     8.12. На копіях надісланих документів (супровідних листів), що залишаються в справі (провадженні), обов'язково зазначається дата і вихідний номер документа. 

     8.13. Реєстраційні та облікові журнали (книги) повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом керівника органу державної виконавчої служби та скріплені печаткою органу державної виконавчої служби.       8.14. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву органу юстиції повинні бути відповідним чином оформлені згідно з нормативними актами державної архівної служби України.       8.15. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання згідно з номенклатурою передаються до архіву органу юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби, через два роки після закінчення їх у діловодстві з метою подальшої їх підготовки до наступного зберігання в державній архівній установі, а тих, які не віднесені до Національного архівного фонду, для виділення їх до подальшого знищення. Наприклад, справи за 2009 рік передаються до архіву органу юстиції в 2012 році. 

     8.16. Оформлення справ, заведених у діловодстві, покладається на працівників органів державної виконавчої служби за методичною допомогою фахівців органів юстиції.

     Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

     Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. 

     8.17. В архів органу юстиції справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання передаються тільки за описами справ. Опис цих справ складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів органу юстиції, а другий залишається як контрольний примірник в органі державної виконавчої служби та долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою. Опис справ складається за формою, визначеною нормативними актами державної архівної служби України. 

     8.18. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів органу юстиції за номенклатурою справ. 

     8.19. Завершені виконавчі провадження в архів органу юстиції не передаються і підлягають знищенню відповідно до цього Порядку після закінчення строків їх зберігання.

{ Розділ 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }