Раздел 2 Организация профессиональной деятельности с помощью средств Microsoft Office
Тема 2.1 Обработка информации средствами Microsoft Excel
Занятие 3
1 Основные понятия
Табличный процессор Microsoft Excel – ведущая программа, обработки электронных таблиц.
Microsoft Excel – это прикладная программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц.
Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы; удобный инструмент для автоматизации вычислений, созданный в табличном процессоре.
Первая версия MS Excel появилась в 1985 году и обеспечивала только простые арифметические операции в строку или в столбец. В 1993 году вышла пятая версия MS Excel, ставшая составной частью интегрированного пакета Microsoft Office и обладает структурой управления, аналогичной другим программам MS Office.
В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы, так и средствами визуального программирования (Visual Basic for Application (VBA). С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная со сбора информации, её обработки до создания итоговой документации, как для офисного пользователя, так и для размещения на Web-узле.
Важнейшей функцией MS Excel являются операции над числовыми данными, выполняемые с помощью формул, и автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных. Электронные таблицы позволяют производить обработку текста, прогнозировать бюджет на основе сценария, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете.
MS Excel содержит большое количество встроенных функций, предназначенных для выполнения расчетов различного типа: математических, статистических, финансовых; средства визуализации данных с помощью диаграмм, что сделало MS Excel наиболее популярной пользовательской программой, применяемой в науке, технике, делопроизводстве.
Табличные процессоры предназначены для создания электронных таблиц и автоматизации обработки табличных данных.
Объектами табличного процессора Excel 2007 являются электронная книга, лист, электронная таблица, строка, столбец, ячейка, диапазон, диаграмма и др.
Количество листов книги ограничивается лишь объемом свободной оперативной памяти компьютера и на них могут быть расположены электронные таблицы, диаграммы, графики, графические изображения, документы Microsoft Word, звукозаписи, видеоклипы и др.
Каждый лист книги имеет имя, которое указывается на ярлычке листа. Если на листах размещаются электронные таблицы, то такие листы по умолчанию имеют имена Лист1, Лист2 и т. д. Если листы предназначены для размещения только диаграмм, то такие листы по умолчанию имеют имена Диаграмма1, Диаграмма2 и т. д.
Электронная таблица табличного процессора Excel 2007 содержит 1 048 576 строк (номера от 1 до 1 048 576), 16 384 столбцов (по умолчанию их номера состоят из букв английского алфавита: A, B, С, ..., Z, АА, АВ, ..., ZZ, ААА, ААВ, ..., XFD), всего 17 179 869 184 ячейки.
Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется - ячейкой (клеткой).
Каждая ячейка электронной таблицы имеет адрес (ссылку). Адрес ячейки задается номерами столбца и строки, на пересечении которых она находится, например A1, С3, D17. Всегда одна из ячеек электронной таблицы текущая. Ее адрес отображается в поле Имя. Она выделяется табличным курсором в виде черной рамки, а номер строки и номер столбца текущей ячейки выделяются другим цветом фона.
Ссылки в Excel бывают трех типов:
Относительные ссылки; например, A1;
Абсолютные ссылки; например, $A$1;
Смешанные ссылки; например, $A1 или A$1 (они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
«Относительность» ссылки означает, что из данной ячейки ссылаются на ячейку, отстоящую на столько-то строк и столбцов относительно данной (рис. 1А). Здесь в ячейке А6 формула ссылается на две ячейки (С3 и С4), отстоящие от данной на два столбца вправо и на три (С3) и две (С4) ячейки выше. При «протаскивании» формулы, например, в ячейку А7 (рис. 1Б) формула самопроизвольно изменяется.
Рисунок 1 - Относительные ссылки
Знак $ перед буквой или цифрой в обозначении ячейки говорит о том, что эта часть обозначения является абсолютной, то есть не будет изменяться при изменении ячейки, из которой делается ссылка. Сравните, как ведут себя формулы на рис. 1 и рис. 2. При «протаскивании» формула не меняется: и из ячейки А6, и из ячейки А7 ссылка идет на ячейки С2 и С3.
Рисунок 2 - Абсолютные ссылки
Чтобы сделать относительную ссылку абсолютной, достаточно поставить знак «$» перед буквой столбца и номером строки, например $A$1.Более быстрый способ – выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу F4, при этом Excel сам проставит знак $. Если второй раз нажать F4, ссылка станет смешанной типа A$1, если третий раз – смешанной типа $A1, если в четвертый раз – ссылка опять станет относительной. И так по кругу.
Задание абсолютного адреса с помощью присвоения имени ячейке:
Выделите ячейку, диапазон ячеек или несмежный диапазон, которому требуется присвоить имя.
Щелкните поле Имя, расположенное у левого края строки формул.
Введите имя для назначения этим ячейкам (если оно состоит из нескольких слов, их следует записывать без пробелов, слово от слова отделяя прописной буквой)
Нажмите клавишу ENTER.
Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Иногда возникает необходимость закрепить адрес ячейки только по строке или только по столбцу. В таких случаях на помощь приходят смешанные ссылки. Рассмотрим их подробнее.
Например, нам требуется рассчитать отпускную стоимость товара при различных наценках, с учетом, что закупочная цена фиксирована (рис. 3).
Рисунок 3 - Расчет значений в таблице с использованием смешанных ссылок; цена за штуку – закупочная цена; в столбцах С, D и E показаны отпускные цены при различных наценках.
Нам необходимо записать в ячейку D4 такую формулу, которая бы при копировании в ячейки диапазона D4:F6 рассчитывала стоимость с учетом разных значений наценки.
При «протаскивании» формулы по столбцам нам необходимо, чтобы столбец С был зафиксирован. Аналогично, при «протаскивании» формулы по строкам, нам необходимо зафиксировать строку 3. В ячейке D4 таким образом получилась формула =$C4*(1+D$3); абсолютные ссылки я выделил жирностью и цветом. При протаскивании по диапазону D4:F6 такая формула дает правильные значения в каждой ячейке диапазона.
Прямоугольная область таблицы (две или больше ячеек листа) называется диапазоном (интервалом, блоком) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.
В диапазон ячеек могут входить как смежные, так и несмежные ячейки. Прямоугольный диапазон ячеек, который состоит из смежных ячеек, называется связным.
Диапазон ячеек, как и отдельная ячейка, имеет адрес. Адрес связного диапазона ячеек задается адресами двух ячеек, расположенных в его противоположных углах, которые разделены двоеточием, например, A3:A7, B11:D11, G9:C3.
Строка и столбец также являются диапазонами ячеек. Например, адресом диапазона ячеек, в который входят все ячейки десятой строки, есть адрес 10:10, а адресом диапазона ячеек, в который входят все ячейки столбца B, есть адрес В:В.
Чтобы указать адрес несвязного диапазона ячеек, нужно указать адреса его связных частей, разделив их точкой с запятой.
Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
исходные или первичные данные – константы;
производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, формулы.
Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.
Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.
Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1
MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.
В
формулах используются следующие знаки
арифметических операций:
сложение +
вычитание –
умножение *
деление /
возведение в степень ^
Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.
Правила ввода текста и чисел
Текст можно вводить произвольной формы, но если он начинается со знака “=“, то перед ним следует поставить апостроф, чтобы он не воспринимался как формула.
Числа также вводятся в привычном виде. Следует только помнить, что дробные десятичные числа записываются через запятую: 3,5; -0,0045, либо через точку: 3.5; -0.0045, в зависимости от установленных параметров. Изменение вида разделителя целой и дробной части производится в меню Офис/ Параметры Excel/ Дополнительно.
Правила ввода формул
1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.
2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.
3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.
4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.
Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.
Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор <Nun Lock> должен быть включен.
5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.
Enter завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.
«Зеленый флажок» на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.
В формулах можно использовать числовые константы (-4,5), ссылки на блоки (D4), (A3:D8), знаки арифметических операций, встроенные функции (СУММ, МАКС, SIN и т.д.)
Структура формулы
Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.
Например, в формуле
=СУММ(В2:В8)*30
СУММ() – функция;
В2 и В8 – ссылки на ячейки;
: (двоеточие) и * (звездочка) – операторы;
30 – константа.
Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.
Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.
Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущей книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.
Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.
Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок:
Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы.
Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.
Текстовый оператор конкатенации
Текстовый оператор амперсанд ( & ) используется для объединения нескольких текстовых значений.
Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек.
