3. Подходы к разработке системы управленческой отчетности

При разработке системы управленческого учета ее основополагающим элементом должен выступать учет затрат по сферам деятельности в неразрывной связи с определением эффективности каждой сферы. Такой подход допускает выделение в качестве составных частей управленческого учета:

• снабженческо-заготовительную деятельность;

• производственную деятельность;

• учет затрат на производство и себестоимость продукции;

• учет финансово-сбытовой деятельности;

• управленческий учет организационной деятельности;

• контроллинг.

Снабженческо-заготовительная деятельность в системе управленченского учета занимает первостепенное положение В управленческом учете должны найти отражение следующие направления деятельности: расширение оптовых закупок, увеличение объема производства отдельных видов изделий, выбор метода закупки, эффективность инвестирования в оборотные средства предприятия и капитальные вложения его снабженческо-заготовительных подразделений.

С этой целью собирается и обобщается информация о затратах но видам работ и складам, о ценах на приобретение материалов, себестоимости изготовления полуфабрикатов, оценке выданных в производство материальных ресурсов. Особая роль отводится составлению смет затрат по процессам — приобретение, погрузка и разгрузка, сортировка и оценка качества, хранение, обеспечение рабочих мест, а также контролю за их исполнением.

Результативная информация о снабженческо-заготовительной деятельности используется для расчета критической точки объема снабжения.

Управленческий учет производственной деятельности — центральное звено системы управленческого учета. Здесь сгруппирована информация о затратах по целям, функциям и их поведению. Значительное место в производственном учете отводится нормированию издержек — материальных, трудовых и накладных расходов, способам отражения фактических и нормативных затрат. При этом производственный учет организуется как единый процесс учета затрат и калькулирования.

Каждое предприятие в зависимости от особенностей технологии, техники. организации производства и труда, сложности и номенклатуры выпускаемой продукции может выбирать свою модель организации учета производства с применением соответствующих методов. На этом участке учета определяется стоимость продуктов для различных целей управления.

Учет финансово-сбытовой деятельности — это сбор, обработка и формирование информации об ассортименте выпуска продукции, его выгодности, о составе покупателей, рыночных тенденциях, расходах на рекламу, упаковку, о сроках хранения и количестве на складах готовой продукции; составление смет затрат по отделам и элементам финансово-сбытовой деятельности и контроль их исполнения. На этом участке учета определяют наиболее выгодные для производства продукты, факторы, влияющие на размер маржинального дохода как всего объема производства, так и отдельных продуктов.

Руководителям предоставляется информация для принятия решений, позволяющих максимизировать прибыль в краткосрочном периоде.

Управленческий учет организационной деятельности необходим для удовлетворения потребностей менеджеров разных уровней управления в информации о собственных затратах, принципах формирования трансфертных цен, об оптимальном уровне специализации и разделении труда на предприятии, правильности выбора размера подразделений, обоснованности применения принципа «затраты – объем переработки сырья — прибыль» по отношению к производственным подразделениям.

Этот участок учета представляет сводную информацию по центрам затрат, ответственности и рентабельности. Здесь составляют и контролируют исполнение смет расходов по организационной деятельности, проводят учетно-аналитические расчеты критической точки объема производства, переменных и постоянных расходов, общей себестоимости, трансфертных цен, прибыли.

Контроллинг выступает как регулятор предпринимательской деятельности предприятия, он выполняет ряд специфичных функций;

информационную – формируется информация, обеспечивающая методологию принятия решений и их координацию;

управляющую — используются нормативные, плановые и фактические данные, отклонения, выявленные по предприятию и его структурным подразделений в целях координации методов, способов и задач достижения конечной цели предприятия;

контрольную — осуществляется контроль экономичности работы предприятия и его подразделений.

Все составные части управленческого учета взаимосвязаны, а формирующийся в них перечень информации характеризует уровень организованности и совершенствования управленческого учета на предприятии и системы управления в целом.

При разработке системы управленческой отчетности на предприятии используются два понятия: «информация» и «данные». Под информацией пониманию сведения или данные, проанализированные с определенной целью и трансформированные в заданную форму.

Логика процесса преобразования исходных данных о деятельности предприятия в ценную управленческую информацию выглядит следующим образом:

• занимаясь своей основной деятельностью, предприятие регистрирует все сделки в сводках (или журналах учета) хозяйственной деятельности;

• через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) из сводок хозяйственной деятельности по направлениям составляются отчеты в которых показывается конкретная информация, относящаяся к данному направлению;

• регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) составляются сводные отчеты для высшего руководства предприятия, в которые включается конкретная информация из отчетов о хозяйственной деятельности по выбранным направлениям.

Формируемая на предприятии система отчетности:

отчет о движении денежных средств показывает поступление и использования денежных средств в разрезе деятельности предприятия. Показывает, использует ли предприятие больше денежных средств, чем зарабатывает;

отчет о продажах показывает, как продается каждый вид продукции; может и также указывать относительную важность каждого клиента для предприятия;

отчет произведенной продукции анализирует производство каждого вида

продукции и сравнивает его с планом производства;

отчет о закупках подытоживает текущее состояние закупок и указывает, как

производятся закупки — за деньги или по бартеру;

отчет о запасах сырья и готовой продукции показывает уровень запасов сырья и готовой продукции, их пригодность и их минимально допустимый уровень, основанный на продажах и производственных потребностях;

отчет о дебиторской задолженности показывает, какие суммы должны компании ее клиенты; отчет может указывать, когда ожидается платеж, и если платеж просрочен, то на сколько времени;

отчет о кредиторской задолженности показывает, какие суммы предприятие должно своим поставщикам и когда должны производиться платежи.

Перечисленные отчеты только в сочетании могут представить полноту ситуации. Использование отчетности на протяжении времени помогает также сделать анализ тенденции и более четко спланировать действия на будущее

Система управленческой отчетности служит не только целям оперативной управления (повседневной деятельности). Она используется и при принятии тактических (среднесрочных) и стратегических (долгосрочных) решений.

На разных уровнях управления предприятием сводки и отчеты используются также по-разному:

• сводки данных используются в основном на оперативном уровне для регистрации и контроля за текущими операциями;

• отчеты об основной деятельности составляются на основе сводок и используются руководителями среднего звена для принятия оперативных и тактических решений с применением мер контроля и анализа эффективности;

Преимущества создания системы управленческой отчетности состоят в следующем:

рост производительности труда специалистов отдела и руководства, так как можно достичь большей эффективности в использовании времени, ресурсов и расходов;

повышение качества предоставляемой информации;

увеличение скорости реагирования системы на запросы пользователей;

привлечение руководителей из разных уровней управления;

повышение эффективности связей между подразделениями одного отдела и между отделами предприятия в целом.

Однако реализовать вышеизложенные преимущества становится возможным в случае соответствия системы управленческой отчетности таким требованиям, как:

краткость, то есть информация должна быть максимально лаконичной и емкой;

точность – в отчетах должно присутствовать минимум ошибок, пропусков, неточностей;

оперативность – быстрое реагирование на требования руководителей по ее предоставлению;

сопоставимость – данные, содержащиеся в отчетах отдельного подразделения должны совпадать с аналогичными данными другого подразделения, тенденции их изменения должны быть параллельными;

целесообразность – в отчетах необходимо представлять только ту информацию, которая соответствует его цели и задачам;

адресность – информация должна дойти до непосредственного ее потребителя с сохранением конфиденциальности.