3. Комерційні документи
При міжнародних поставках використовуються відповідні види документів, які супроводжують пересування товару від продавця до покупця. Їх поділяють на документи, які мають ознаки цінних паперів (наприклад, вексель, коносамент, складська розписка (варант) і документи, які підтверджують і супроводжують товар (наприклад, рахунок-фактура, повітряно-транспортна чи залізнична накладна, документ про страхування, свідоцтво про походження товару, транспортна квитанція, пакувальна специфікація тощо).
Згідно з міжнародною практикою й уніфікацією форм міжнародних розрахунків усі документи, які надаються при поставці товарів, поділяють на чотири види (рис. 3.1).
Комерційні документи - документи, які дають вартісну, якісну та кількісну характеристику товару. Ці документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець на підставі їх здійснює оплату. Вартісна характеристика товару надається в рахунку та проформі-рахунку. Окрім рахунків, до комерційних документів належать специфікація, пакувальний лист, сертифікат якості тощо.
Рис. 3.1. Види документів, що використовуються в зовнішньоторговельних операціях
Комерційні документи — це документи, в яких визначені грошові вимоги експортера до імпортера. Основним з комерційних документів є комерційний рахунок, або рахунок-фактура, в якому вказується сума, що виставляється до сплати. Комерційні рахунки, якщо немає інших вказівок, виставляються продавцем на покупця. Опис товару в комерційному рахунку має бути точним і повним, у всіх інших документах — у загальних виразах.
Обов’язковими реквізитами комерційного рахунку є:
1. Ім’я та адреса вантажовідправника, як зазначено на адресному ярлику. Вказати контактну особу, номер телефону/факсу та адресу електронної пошти.
2. Ім’я та адреса вантажоодержувача, контактної особи, включаючи країну призначення та поштовий індекс, як зазначено на адресному ярлику тощо. Якщо можливо, вкажіть ідентифікаційний номер та інші реєстрацiйнi фіскальні коди. Щоб сприяти забезпеченню швидкої доставки, слід вказати контактну особу, номер телефону/факсу та адресу електронної пошти.
3. Дата рахунку-фактури.
4. Номер замовлення, якщо застосовується.
5. Ім’я та адреса імпортера, контактна особа, номер телефону та факсу, якщо відрізняється від вантажоодержувача.
6. Кількість одиниць кожного окремого предмета у відправленні.
7. Повний опис кожного найменування, у тому числі матеріал, з якого його вироблено. Надайте точний опис, наприклад, «болти з нержавіючої сталі 9 мм». Уникайте загальних термінів, таких як «Запчастини» або «Електродеталі». Вкажіть код за митною гармонізованою системою (ТН ЗЕД), якщо відомий.
8. Країна походження (де виготовлено).
9. Вартість одиниці кожного найменування з зазначенням валюти.
10. Загальна вартість кожного найменування з зазначенням валюти.
11. Загальна вартість транспортування. Це слід записати як окремі суми, якщо можливо: розцінки за відправлення та збори за оголошену вартість.
12. Загальна вартість вантажовідправлення, з зазначенням валюти оплати. Митні правила вимагають, щоб вартість було зазначено для всіх перевезень. Для предметів без комерційної вартості слід зазначити мінімальну вартість, що принаймні дорівнює вартості виробництва предмета. Напишіть «Вартість вказується тільки для митних цілей» поруч з вартістю. Це не те ж саме, що оголошена вартість.
13. Умови продажу, які визначають витрати, включені до загальної вартості рахунку-фактури. Наприклад, оплата вантажовідправником.
14. Кількість багажних місць у відправленні.
15. Загальна вага вантажовідправлення.
16. Підпис вантажовідправника. Також надрукуйте ім’я.
У рахунку може бути вказана й інша додаткова інформація, що стосується кількісної та якісної характеристики товару, його упаковки тощо, залежно від вимог контракту чи акредитива. Особливу увагу слід приділяти правильному зазначенню умов поставки в рахунку.
У випадку, коли комерційний рахунок виписується в одній валюті, а платіж має здійснюватись в іншій валюті, у рахунку необхідно вказати курс перерахунку.
Законодавство ряду країн вимагає легалізації комерційних рахунків, тобто їх завірення торгово-промисловою палатою або консульством країни покупця. Завірений консульством рахунок ще називається консульським рахунком. Він завіряється у консульстві країни призначення товару і підтверджує, що фактурована сума відповідає фактичній товарній вартості. Всю інформацію (документи) про товар консульство отримує від покупця. Консульський рахунок-фактура полегшує правильну сплату мита в країні імпортера.
Комерційний рахунок підписується двома особами без вказівки посад і без печатки. Якщо умовами контракту (акредитива) передбачена розстрочка платежу, то в рахунку обов’язково робиться посилання на цей пункт і вказується дата платежу.
РАХУНОК-ФАКТУРА - вид комерційного рахунка. Окрім свого основного призначення як документа, в якому зазначено суму належного за товар платежу, рахунок-фактура може бути використаний як супровідний документ (див. додаток 21).
Заповнення рахунка-фактури здійснює постачальник виходячи з наявної інформації про проведення операції. Цей документ належить до виконавчих, виправдувальних бухгалтерських документів. Його форма не затверджена.
У графі "Постачальник" наводиться скорочена назва підприємства - постачальника відповідно до його засновницьких документів, наводиться ідентифікаційний код, далі вказується його юридична адреса, реквізити рахунка в обслуговуючій установі банку, на який будуть надходити кошти платника (найчастіше це поточний рахунок).
У графі "Вантажовідправник" вказуються відомості про організацію, яка буде здавати вантаж до перевезення перевізнику. Цю функцію може здійснювати третя організація за довіреністю постачальника, що здала вантаж перевізнику для перевезення вантажоодержувачу. Якщо відправку вантажу здійснює сам постачальник, у відомостях про вантажовідправника зазначається "Він же".
При виборі конкретних шляхів сполучення (способу відвантаження) з відправки вантажу залізничним, повітряним, водним транспортом або комбінованим способом, у позиції форми "Станція відправлення" постачальником вказується відповідно станція, аеропорт, пристань відправлення.
Постачальник у своєму примірнику рахунка вказує характеристику складу, з якого буде відвантажуватися товар, номер складської операції, наданий цьому покупцю шифр, якщо це постійний покупець.
У графі "Розпорядження про оплату або відмова від акцепту" керівником або особою, уповноваженим підписувати розрахунково-платіжні документи платника, на примірнику платника при прийнятті рішення: сплатити або відмовити за обґрунтованими мотивами, робиться розпорядний запис про згоду (акцепт) або незгоду (відмову від акцепту) на оплату цього рахунка.
У графах про платника зазначаються основні відомості про нього: скорочене найменування платника, зазначене в його засновницьких документах, наводиться ідентифікаційний код, далі вказується його юридична адреса, реквізити поточного рахунка в обслуговуючій установі банку.
У графі "Вантажоодержувач" наводяться відомості про організацію, якою буде видано вантаж у пункті отримання (станції призначення). Цією стороною відносин може бути як сам відправник, так і одержувач, а також інша організація, визначена сторонами. У разі відправлення товару залізничним, повітряним, водним транспортом вказується відповідно станція, аеропорт, пристань призначення. Крім того, тут наводяться відомості про фізичні параметри вантажу - число місць, вага.
Далі в рахунку-фактурі подаються відомості про договір (договір - замовлення, замовлення) на відвантаження, відпуск (вказується його номер і дата укладення), далі дата відвантаження і спосіб відправлення (повітряним, залізничним тощо транспортом, номер квитанції або накладної перевізних документів на відвантажені товари). Якщо покупець отримує товар зі складу постачальника і самостійно доставляє його до місця призначення, в цій графі зазначається "Вивезення транспортом покупця".
Графа "Доповнення" містить, як правило, умови оплати цього рахунка платником, передбачені договором або за усною домовленістю. Наприклад, "Рахунок підлягає оплаті протягом 5 днів (або 5 банківських днів) з дати його виписки" або "Сплатити до (дата)". Тут же можливе зазначення номера і дати довіреності, а також прізвища й ініціалів довіреної особи покупця, що отримав товар, якщо товар був відпущений до виписки рахунка-фактури.
Далі в рахунку-фактурі наводиться інформація про продукцію, товари, роботи або послуги, які відвантажуються, відпускаються і які необхідно оплатити. За кожною одиницею або обліковою однорідною групою зазначаються обов'язкові показники (див. заповнений бланк рахунка). Підсумкова величина в графі "Сума рахунка" дає можливість визначити вартісний показник одиниці (партії) продукції, що відвантажується платнику грошей за цим рахунком-фактурою. Для постачальника - платника ПДВ робиться розрахунок суми податку за встановленою ставкою і в результаті визначається загальна сума, що підлягає сплаті за цим рахунком.
Посадовими особами, що підписують рахунок-фактуру, формою бланка визначені керівник підприємства і головний бухгалтер. Однак для рахунка-фактури такими особами можуть також бути:
- перший підпис: керівник або його заступник; головний економіст; керівник відділу збуту (комерційного відділу) тощо;
- другий підпис: головний бухгалтер або його заступник; старший бухгалтер; бухгалтер відділу реалізації тощо.
Печатка на рахунку-фактурі не ставиться. Рахунок-фактура виписується в тій кількості примірників, яка необхідна для всіх учасників розрахунків. Як правило, в операції беруть участь тільки дві сторони, тому рахунок-фактура виписується в двох примірниках, один з яких залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Відомості із заповненого рахунка-фактури, до передання його платнику, заносяться в обліковий реєстр - журнал реєстрації рахунків-фактур.
Існують і інші комерційні документи, зокрема:
а) вагове свідчення - це документ, який оформлюється експортером чи третьою стороною, у якому засвідчується вага товарів даної партії. Цей документ посвідчує, що вантаж товару відповідає вантажеві, зазначеному в інших документах;
б) пакувальний аркуш і специфікація - часто потрібні митним властям для здійснення перевірки якогось пакувального місця. Специфікація зазвичай доповнює рахунок і містить перелік усіх видів і сортів товару, що входять у дану партію, із зазначенням кожного місця, кількості і роду товарів. У ній зазначено ціну товару.
Пакувальний лист — документ, у якому відображаються всі види й сорти товару, наявного в кожному товарному місці (наприклад, у контейнері, ящику, коробці), тобто він дає інформацію про кількість кожного сорту (число одиниць в упаковці) і номер упаковки (місця). Зазвичай його використовують тоді, коли одна упаковка містить різні за асортиментом товари. Цей лист може застосовуватись і як доповнення до рахунка-фактури. Це трапляється в разі відправлення великої кількості найменувань товарів, незбігу кількості, ваги або вмісту кожного індивідуального місця. Фактично вміст пакувального листа і рахунка-фактури є однаковим; відмінність полягає в тому, що в пакувальному листі відсутні ціни;
в) сертифікат контролю якості постачальником - це декларація, підписана експортером, про те, що товари були перевірені перед відправленням і їх якість відповідає договору закупівлі-продажу.
Покупець може запросити незалежного контролера для перевірки якості товарів перед відправленням. Ця незалежна особа потім оформить сертифікат перевірки якості третьою стороною. Сертифікат перевірки якості третьою стороною є документом, що представляє особливу цінність для покупця, оскільки цей об'єктивний висновок про те, що дані товари відвантажені постачальником у гарному стані й у відповідності зі специфікацією. Покупець може наполягати на наданні такого сертифіката і розпорядитися про проведення цієї перевірки третьою стороною як попередню умову оплати товарів; якщо він повинен оплатити товари, перш ніж побачить їх.