Вариант 8

Теоретическое задание: Тема: Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

1. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

2.Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

3. Обязанности и ответственность сотрудников организации, имеющих дело с конфиденциальной информацией

Практическое задание: Тема: Описать процедуру подготовки и оформления справки. Описать:

1. Причины (основания) выдачи справки

2. Требования к оформлению, форме и тексту справки.

3. Процедура выдачи справки

Задание: Оформить справку в соответствии с законодательными и нормативно-методическими требованиями, предъявляемыми к данному виду документа

Вариант 9

Теоретическое задание: Тема: Особенности организации документооборота и регистрация документов в таможенных органах.

1. Современное состояние информации по делопроизводству.

2. Понятие и содержание организационного обеспечения документооборота.

3. Основные правила организации документооборота в таможенных органах.

4. Общий порядок приема, обработки, регистрации, использования и хранения документов.

5. Форма регистрации документов и основные журналы учета регистрируемой документации в таможенных органах.

6. Правила работы с письмами и обращениями граждан, и основных юрисдикционных документов, отражающих содержание и конкретные формы работы с ними.

Практическое задание: Тема: Принятие управленческого решения (подготовка приказа, указания). Описать процедуру принятия решения:

Задание: Оформить приказ/указание в соответствии с законодательными и нормативно-методическими требованиями, предъявляемыми к данному виду документа

Вариант 10

Теоретическое задание: Тема: Контроль за исполнением документа, документооборота и состоянием архивного дела.

1. Понятие контроля как функции управления

2. Формы и виды контрольной деятельности и основные этапы ее осуществления.

3. Сроки проведения различных видов контрольной деятельности и порядок ее проведения.

4. Виды отчетных документов, составляемых после завершения контроля.

5. Отличие контроля от надзора, наблюдения и иных форм проверок, проводимых по делопроизводству.

Практическое задание: Тема: Работа с информацией. Описать:

1. Требования, предъявляемые к дайджесту.

2. Процедуру составления унифицированных форм документов.

3. Возможные варианты поиска информации в правовых системах, системе Интернет, иных информационных системах

Задание: Подготовить дайджест на тему «Информационные технологии в таможенных органах».

Вариант 11

Теоретическое задание: Тема: Понятие «обращение граждан» и законодательное регулирование работы с ними

1. Обращения граждан, понятия «предложение», «заявление», «жалоба», «ходатайство», «коллективное обращение», «петиция».

2. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие работу с обращениями граждан.

3. Значение «Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях».

Практическое задание: Тема: Работа с информацией. Описать:

1. Требования, предъявляемые к распоряжению.

Задание: Подготовить распоряжение.

Вариант 12

Теоретическое задание: Тема: . Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан

1. Основные задачи делопроизводственной службы в организации работы с обращениями граждан.

2. Технология обработки документов, сроки исполнения, требования к содержанию ответных документов, особенности формирования и сроки хранения дел.

3. Организация приема посетителей.

Практическое задание: Тема: Описать процедуру подготовки и оформления инструкции.

ТЕСТЫ

1) Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку:

А. винительного падежа (кого, чего?)

В. дательного падежа (кому, чему?)

С.предложного падежа (о чем?)

Д. именительного падежа (кто, что?)

2) Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:

А. с 1 января следующего календарного года

В. с декабря текущего года

С. каждые полгода текущего периода

Д. по мере необходимости

3) Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел таможенным органом:

А. заголовки дел вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел;

В. заголовки дел вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год;

С. заголовки дел вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами;

Д. заголовки новых дел не отражаются в текущей номенклатуре.

4) Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку: винительного падежа (кого? что?);

А. дательного падежа (кому? чему?);

В. предложного падежа (о чем?);

С. родительного падежа (кого? чего?).

5) Распорядительная часть приказа начинается глаголом «приказываю». Он должен быть оформлен:

А. на отдельной строке с выравниванием по левому краю

В. на отдельной строке с выравниванием по центру

С. на отдельной строке с абзацным отступом

Д. в конце строки констатирующей части документа

Е. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать:

Ж. если текст составлен по одному вопросу;

З. если в тексте отражено решение нескольких вопросов;

К. если текст оформлен на бумаге формата А4;

Л. если текст оформлен на бумаге формата А5.

6) Если запрос был подписан руководителем таможенной службы (любой другой организации), ответ на него должен подписать:

А. заместитель руководителя;

В. любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса;

С. руководитель фирмы, организации;

Д. в зависимости от статуса запрашиваемой информации.

7) На обложку дела временного срока хранения (до 10 лет) не выносится:

А. срок хранения;

В. индекс дела;

С. количество листов, содержащихся в деле;

Д. заголовок дела;

Ж. дата заведения дела.

8).Равнозначны ли понятия «документная информация» и «документ»?

А. да

В. нет

9) Можно ли определить «формуляр» документа как «совокупность реквизитов»?

А. да

В. нет

10) Можно ли определить «бланк» документа как «совокупность постоянных реквизитов»?

А. да

В. нет

11) Относится ли реквизит «адресат» к группе «обязательных реквизитов»?

А. да

В. нет

12) Относится ли реквизит «подпись» к группе «обязательных реквизитов»?

А. да

В. нет

13) Всегда ли на служебных документах присутствуют реквизит «печать»?

А. да

В. нет

14) Могут ли документы временного срока хранения (до 10 лет) передаваться в архив по номенклатуре дел?

А. да

В. нет

15) Какая информация может быть использована для создания документа?

А. знаковая и вещественная

В. знаковая и устная

С. знаковая

15) Укажите месторасположения реквизита «виза»:

А.на первом листе документа (внизу слева)

В. на оборотной стороне первого листа документа

С.на оборотной стороне последнего листа документа

16) Может ли электронный документ обладать юридической силой?

А. да

В. Нет

С. при наличии подписи

Д. правильного ответа нет

17) К какой подсистеме Унифицированной системы организационно- распорядительной документации относится «положение»?

А. организационно-правовая

В.распорядительная

С .информационно-справочная

18) Что означает понятие «унификация документов»?

А. приведение документов к единой системе, форме

В.процесс применения и установления стандартов

С. создание системы документации по единым правилам и требованиям

19) Какие документы получили название «простые» документы?

А. текст которых состоит из одного абзаца

В. расположенные на одном листе

С. содержащие информацию по одному вопросу

20) Что понимается под «системой делопроизводства» учреждения, организации?

А.комплекс взаимосвязанных документов

В. комплекс правил, по которым создаются документы

С.система документирования и организации документов в учреждении, организации.

21) Что понимается под «документооборотом» в учреждении, организации?

А. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до исполнения или отправки

В. обмен документами между учреждениями

С. регистрация и передача документов на исполнение

22) Чем разрешено нумеровать листы в деле?

A. простым карандашом

B. цветным карандашом

C. шариковой ручкой

23) Что называется «номенклатурой дел»?

А. перечень дел, образовавшихся в учреждении, организации и подлежащих передаче на постоянное хранение в архив

В.систематизированный перечень дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения

С. совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации

24)Как располагаются реквизиты документа при центрованном способе их размещения?

А.Начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов.

В.Каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

25.)Сокращенное наименование организации располагают:

А.выше полного наименования.

В.ниже полного наименования.

С. на одном уровне с полным наименованием.

26).Гриф утверждения документа располагают:

А.в правом нижнем углу документа.

В.в левом нижнем углу документа.

С.в правом верхнем углу документа.

27).При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают:

А.на одном уровне.

В.одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

С.в произвольном порядке.

28).Когда при написании документов используют сокращенное название организации?

А.по усмотрению составителя документа.

В.когда оно закреплено в учредительных документах организации.

С.при любых обстоятельствах.

29).Наименование организации на иностранном языке воспроизводят на документе:

А.когда оно закреплено в уставе организации.

В.по усмотрению составителя документа.

С.при адресовании документа иностранному партнеру.

30).Наименование организации на иностранном языке следует располагать:

1. выше наименования на русском языке.

2. ниже наименования на русском языке.

3. на одной строке с наименованием на русском языке.

31).Наименование филиала, структурного подразделения организации, являющегося автором документа, располагают:

1. ниже наименования организации.

2. выше наименования организации.

3. на одной строке.

32).При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают:

1. по алфавиту.

2. на одном уровне.

3. произвольно.

33).В расшифровке подписи инициалы проставляются:

1. после фамилии.

2. перед фамилией.

3. вообще не проставляются.

34).Отметка о контроле ставится:

1. в верхнем правом углу первого листа документа.

2. на поле документа рядом с заголовком.

3. в нижнем правом углу первого листа документа.

35).Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:

1. в верхнем поле первого листа документа.

2. у нижнего поля первого листа документа.

3. на оборотной стороне первого листа.

36).Документы должны иметь нижнее и левое поля:

1. не менее 10 мм.

2. не менее 15 мм.

3. не менее 20 мм.

37).Отметка для автоматического поиска документа ставится:

1. в границах нижнего поля документа.

2. в границах верхнего поля документа.

3. на оборотной стороне первого листа.

38).Отметка о заверении копии документа ставится:

1. выше реквизита «Подпись».

2. ниже реквизита «Подпись».

3. в правом верхнем углу документа.

39).Отметку об исполнителе располагают:

1. на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2. только на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3. на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

40).Грифы согласования документа располагаются:

1. ниже текста или на отдельном листе согласования.

2. ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

3. на отдельном листе согласования.

41).При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут:

1. в дательном падеже.

2. в именительном падеже.

3. произвольно.

42).Какой максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, установлен Госстандартом:

1. 32 реквизита.

2. 28 реквизитов.

3. 30 реквизитов.

43).Общий бланк документа используется для составления:

1. любых видов документов.

2. любых документов, кроме писем.

3. для писем.

44).Сроки исполнения документов исчисляются:

1. в рабочих днях.

2. в календарных днях.

3. в часах.

45).Как называются документы, составляемые работниками таможенного органа?

1. внутренние.

2. исходящие.

3. входящие.

46).Как называются документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц?

1. внутренние.

2. исходящие.

3. входящие.

47).Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать распорядительным?

1. приказ.

2. учредительный договор.

3. распоряжение.

48).Какой из ниже перечисленных документов нельзя назвать организационным?

1. устав

2. правила внутреннего трудового распорядка.

3. распоряжение.

49).Какой из ниже перечисленных документов не относится к информационно-справочным?

1. акт.

2. личное дело.

3. протокол.

50).Как нумеруются многостраничные документы?

1. нумеруются все страницы.

2. нумеруются все страницы, кроме первой.

3. не нумеруются вообще.

51).В конце заголовков и подзаголовков таблиц:

1. ставятся точки.

2. точки не ставятся.*

3. возможны оба варианта.

52).Какие формы регистрации документов существуют?

1. централизованная.

2. централизованная, децентрализованная, смешанная.

3. централизованная, децентрализованная.

53).Сколько экземпляров номенклатуры дел необходимо составлять?

1. два экземпляра.

2. один экземпляр.

3. три экземпляра.

54).Как называется список заголовков дел, заводимых на таможенных предприятиях, с указанием сроков их хранения?

1. журнал регистрации.

2. номенклатура дел.

3. акт регистрации.

55).Каков оптимальный срок использования документов в делопроизводстве?

1. 3 года.

2. 5 лет.

3. 50 лет.

56).Как называется документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка?

1. акт.

2. объяснительная записка.

3. инструкция.

57).Датой протокола является:

1. день его утверждения.

2. день проведения заседания.

3. день его подписания.

58),Каков срок хранения протоколов?

1. не менее 15 лет.

2. не менее 10 лет.

3. не менее 5 лет.

59).Назовите сведения, которые не могут являться коммерческой тайной?

1. сведения деловой переписки.

2. кадровый состав.

3. сведения об участии должностных лиц предприятия в организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

60).Какая информация составляет коммерческую тайну?

1. план развития предприятия

2. документы о платежеспособности.

3. документы об уплате налогов.

61).Защита служебной и коммерческой тайны от неправомерных посягательств может осуществляться:

1. на основе норм уголовного права.

2. на основе норм гражданского, административного и уголовного права.

3. на основе норм гражданского права.

62).При исчислении сроков хранения документов учитываются:

1. месяцы и годы.

2. дни, месяцы и годы.

3. только годы.

63).Как называется совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую оболочку, оформленную по определенным правилам?

1. папка.

2. дело.

3. коробка.

64).Какой документ не включается в номенклатуру дел?

1. учредительные документы.

2. научно-технические документы.

3. приказы по личному составу.

65).Как называется заранее заготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией?

1. трафарет.

2. таблица.

3. бланк.

66).Как называется письмо, содержащее предложение принять участие в семинарах, совещаниях?

1. письмо-просьба.

2. письмо-предложение.

3. письмо-приглашение.

67).Как называется письмо, составленное для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей?

1. сопроводительное письмо.

2. письмо-предложение.

3. письмо-просьба.

68).Акт подписывается:

1. только руководителем организации.

2. лицом, непосредственно составляющим документ.

3. всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

69).Как называется правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные или иные специальные стороны деятельности организации?

1. положение.

2. инструкция.

3. распоряжение.

70).Как называется документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий?

1. объяснительная записка.

2. докладная записка.

3. справка.

71).Как называется документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя?

1. докладная записка.

2. заявление.

3. объяснительная записка.

72).Как называется нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач?

1. письмо.

2. инструкция.

3. Приказ

73).Приказы оформляются:

1. на общем бланке предприятия.

2. на бланке письма.

3. на чистом листе бумаги.

74).Датой приказа является:

1. дата его написания.

2. дата его подписания руководителем.

3. дата его визирования юристом.

75).Нумерация приказов производится:

1. в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

2. в валовом порядке с момента государственной регистрации организации.

3. с даты государственной регистрации организации в пределах года.

76).Каков срок хранения докладных записок по вопросам деятельности таможенных органов?

1. 10 лет.

2. 15 лет.

3. 5 лет.

77).Как называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события?

1. протокол.

2. акт.

3. записка.

78).Как называется документ, адресованный начальнику таможенного органа, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями?

1. объяснительная записка.

2. акт.

3. докладная записка.

79).Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях?

1. акт.

2. протокол.

3. докладная записка.

80).Как называется нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников таможенного предприятия?

1. устав.

2. положение.

3. должностная инструкция.

81).Датой документа является:

1. дата составления документа.

2. дата подписания документа.

3. дата регистрации документа.

82).Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является:

1. дата первой подписи на документе.

2. наиболее поздняя дата подписания.

3. возможны 1 и 2 варианты.

83).Какое количество адресатов может содержать документ?

1. только 1 адрес.

2. не более 10 адресатов.

3. не более 4 адресатов.

84).Если приложения к документу сброшюрованы:

1. то указывается общее количество листов.

2. то количество листов не указывается.

Глоссарий

Термины и определения даны в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Общие понятия

документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

документы по личному составу - архивные документы, создаваемые в процессе трудовых отношений граждан с работодателем.

электронный документ - зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется с помощью технологий, поддерживаемых электронно- вычислительными машинами, и содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

автор документа - юридическое или физическое лицо, создавшее документ

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

дублетный документ - один из экземпляров копии документа

делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

база данных (БД) — совокупность логически взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, расположенных на машинных носителях.

информационная система (ИС) — система, предназначенная для ввода, хранения, обработки, поиска и распространения информации.

метаданные — структурированные данные о данных, неотъемлемая часть электронного документа.

СУБД — специальное программное обеспечение, которое позволяет пользователю работать с БД.

Документирование бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам нормативный правовой акт - правовой акт –

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и органи-зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обес-печения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, пред-приятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

унифицированная система документации (УСД) - система доку-ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин-формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

формуляр документа - набор реквизитов официального документа, расположенных на носителе в определенном порядке

формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты