1.3 Обзор систем автоматизации деятельности организации

Существует большое количество систем направленных на автоматизацию той или иной деятельности. Одни из них претендуют, на звание комплексных систем автоматизации, другие специализируются на автоматизации конкретных бизнес процессов.

В России наиболее распространенными системами автоматизации документооборота (далее САД) являются: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив)².

Таблица 1.1. Характеристики САД по отдельным критериям

	Directum	ДЕЛО	DocsVision
Серверная операционная система	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008), Unix	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (200, XP, Vista)	Windows (XP, Vista, 7)
СУБД/ используемая платформа	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle	MS SQL Server
Тип клиентского места (толстый, тонкий, Web)	толстый, Web	толстый, Web	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы
Средство работы на мобильных устройствах (КПК, телефон)	есть	нет	нет
Поддержка нескольких БД в рамках распределенных холдингов	есть	нет	есть
Возможности интеграции	1C, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory	1C, MS Office	1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory
API	есть	есть	есть
Демоверсия/ демодоступ	нет	демоверсия	демоверсия
Стоимость лицензий на 20/100 пользователей, без учета СУБД, дополнительных модулей и скидок	112 100/472 000	182 500/837 500	185 000/ 495 000
Сертификация ФСТЭК (гос. реестр сертифицированных средств защиты информации)	нет	нет	есть
Области автоматизации
Делопроизводство	+	+	+
Общий документооборот	+	+	+
Управление договорной деятельностью	+	-	+
Электронный архив	+	+	+
Работа с обращениями граждан	+	+	-
Управление проектами	+	-	-
Работа с документами СМК	+	-	+

DocsVision –программный продукт достойный внимания для автоматизации процессов работ. Обеспечивает ведение всех основных процессов делопроизводства, включая регистрацию и рассмотрение документов, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, ведение архива компании. Существует множество разнообразных приложений, настройкой или доработкой которых возможно развить требующийся функционал, управление направлением сложных потоков обработки информации. Есть возможность интеграции с иными информационными системами, позволяет выполнять репликацию данных. Сайт разработчика http://www.docsvision.com/ для изучения возможностей системы.

DIRECTUM – следующий программный продукт, на который стоит обратить внимание. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа.

В системе DIRECTUM можно построить всю работу с договорами (согласование, регистрация, анализ и т.д.), организовать работу по планированию совещаний (определение места, времени и состава участников) и оформлению результатов его проведения (формирование протоколов и контроль их исполнения), а так же организовать работу компании по взаимодействию с клиентами (единая база, переписка, ведение продаж и т.д.).

К списку еще можно дополнительно перечислить множество возможностей. Таким образом, главными достоинствами являются большая функциональность системы, гибкость и достаточная простота. Все подробности смотрите на сайте разработчика http://www.directum.ru/.

ДЕЛО – еще один вариант решения для автоматизации процессов делопроизводства на бумажных носителях, позволяет ведение полностью электронного документооборота или совмещения режимов (бумажно-электронного).

Может использоваться как в небольших фирмах (от нескольких пользователей), так и в организациях со сложной структурой (до нескольких тысяч компьютеров) со значительным объемом документооборота. Многолетний опыт внедрения системы ДЕЛО. Обладает достаточными возможностями для адаптации под индивидуальные требования и интеграции со многими уже имеющимися информационными системами компании. Отличает простота установки, настройки и дальнейшего использования.

Предлагается «коробочное» решение (заложена возможность работы с поручениями, различные способы согласования, разграничение прав доступа и т.д.), так и возможность доработки на заказ. Официальный сайт разработчика http://www.eos.ru/ , на котором можно узнать подробные сведения о системе ДЕЛО.

Не то что в мире, а в нашей стране существует еще множество решений. Каждая система электронного документооборота хорошая и неподходящая в одно и то же время. Важно осознать и принять – согласны вы или нет подстроиться под предлагаемые параметры за известную сумму денег. Изучайте тему и применяйте все полученное на практике, тогда внедренная система электронного документооборота обязательно позволит успешно оптимизировать процесс делопроизводства.