Лекция 6. Документация и инвентаризация
Документация и ее сущность
Классификация документов
Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете
Инвентаризация и ее место в первичном учете
Документация и ее сущность.
Документация является источником всей учетной информации и представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Данные, содержащиеся в документах, служат в дальнейшем единым основанием для отражения хозяйственных операций в учете. Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа, поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвующих в совершении операции и тем самым подтверждающих, что она имела место.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.
Бухгалтерский документ должен иметь обязательные реквизиты, к ним относятся:
наименование документа;
дата составления документа;
название предприятия;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции;
название должностных лиц и их подписи.
Документооборот - движение документов на предприятии от момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Рис. 4. Этапы документооборота
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичные документы составляются в момент совершения бухгалтерской операции, к ним относятся документы о поступлении и отпуске материалов, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и т.п.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Выписка и оформление документов определяются требованиями, установленными Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций. В этих требованиях особое внимание обращается на качество оформления документов. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь общие реквизиты. Выписывать документы разрешается чернилами, шариковыми ручками, на пишущих машинках и других средствах оргтехники.
Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, подписи должны соответствовать образцам и быть расшифрованы. Как в тексте, так и в цифровых данных не разрешены помарки, подчистки, исправления корректирующей жидкостью. В банковских и кассовых документах не допускаются всевозможные исправления и использование разного цвета паст.
Ответственность за достоверность документов несет подписавшее их лицо. Для того чтобы документы не использовались многократно, они подлежат гашению специальными штампами («получено», «оплачено», «погашено»).
Документирование хозяйственных операций состоит их двух этапов:
Восприятие данных об отражаемой операции (подсчет, измерение, взвешивание и т.д.).
Занесение полученных сведений в документ.
Эти два этапа называются первичным учетом.
Он должен отвечать следующим требованиям:
своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
Улучшению документирования способствуют унификация и стандартизация документов.
Унификация документов – приспособление их бланков для оформления однородных операций на различных предприятиях.
Под стандартизацией документов понимают установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.
Порядок и путь прохождения документов с момента их составления и до момента их сдачи в архив называется документооборотом.
Первичные документы, учетные регистры и отчетные документы должны храниться в архиве в соответствии с установленным порядком. Кассовые книги и банковские документы хранятся 3 года, лицевые счета работников – 75 лет (за минусом возраста), годовые балансы – 10 лет и т.д.
Классификация документов.
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражены в их классификации. Бухгалтерские документы целесообразно классифицировать по следующим признакам:
назначению: распорядительные; исполнительные; комбинированные (распорядително-исполнительные); бухгалтерского оформления;
содержанию: материальные; денежные; расчетные;
объему: первичные; сводные;
способу охвата и составлению: разовые; накопительные; группировочные;
месту составления: внутренние; внешние;
срокам хранения: текущего хранения; вечного хранения.
Распорядительные документы содержат указание на совершение хозяйственной операции (чек на получение денег со счета в банке, доверенность на получение ТМЦ от поставщиков и т.д.).
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции.
Комбинированные документы содержат распоряжение на выполнение хозяйственной операции и подтверждение ее совершения.
Документы бухгалтерского оформления предназначены для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи, ведомость распределения общехозяйственных расходов и т.д.).
Материальные документы отражают операции по движению ТМЦ (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.).
Денежные документы подтверждают операции по движению денежных средств в кассе и на счетах предприятия в банке (квитанции о взносе наличных денег на счет, чеки на получение денег и т.д.).
Расчетные документы свидетельствуют об операциях по расчетам с организациями, работниками (счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.).
Первичные документы впервые отражают факт хозяйственной операции в момент ее совершения или вслед за ее совершением.
Сводные (вторичные) документы составляются на основе первичных для подтверждения полноты и обоснованности обобщения в них первичных документов, а также для удобства и сокращения записей в учетных регистрах (авансовый отчет, отчет о движении горючего и смазочных материалов и т.д.).
Разовые документы предназначены для оформления одной или нескольких однородных хозяйственных операций.
Накопительные документы отражают оформление ряда однородных хозяйственных операций по мере их совершения на протяжении определенного периода – недели, декады, месяца.
Группировочные документы являются одной из разновидностей накопительных документов, в которых первичные данные группируются по определенным признакам, необходимым для дальнейшей обработки информации (ведомость распределения накладных расходов, справка бухгалтерии на списание калькуляционной разницы и т.д.).
Внутренние документы составляются и оформляются непосредственно в организации.
Внешние документы составляются вне организации и отражают хозяйственные связи с другими организациями (счета-фактуры, платежные поручения и т.д.).
Документы текущего хранения по истечении отчетного месяца должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены для хранения на предприятии, при окончании сроков хранения они передаются на макулатуру, о чем делается отметка в архивной книге.
Документы вечного хранения (расчетно-платежные ведомости и другие сводные документы по учету труда и его оплаты) передаются в местный государственный архив для хранения в течение 75 лет.
Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете.
Ошибки в бухгалтерском учете могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, и транзитные, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных документов.
В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, их переписывают заново.
Наиболее распространенными способами исправления ошибок являются:
корректурный способ;
метод «красное сторно»;
метод дополнительной записи.
При корректурном способе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, а рядом записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием даты. Ставится подпись лица, ранее подписавшего документ.
Метод красное сторно используется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или обводится в рамку. При подсчете итоговых сумм красная сторнировочная запись всегда вычитается. Метод «красное сторно» применяется не только для исправления ошибок, но и для корректировки расчетов на некоторых счетах.
Способ дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.
Инвентаризация и ее место в первичном учете.
В процессе деятельности предприятия происходят явления, которые невозможно оформить документально, например естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств предприятия и достоверность учетной информации, проводится инвентаризация, когда сверяют документацию с фактическим наличием средств.
Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки данных бухгалтерского учета.
Инвентаризация – это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также определения состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.
При инвентаризации выявляют:
фактическое наличие основных и оборотных средств, в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;
наличие неполноценного и ненужного имущества;
условия и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств;
недостатки в организации первичного и бухгалтерского учета;
причины, вызывающие расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.
Количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:
при смене материально ответственного лица - на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника;
при установлении фактов хищения и порчи имущества;
в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций - сразу после их окончания;
по требованию правоохранительных и контролирующих органов;
при переоценке хозяйственных средств;
при передаче имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия - на дату оформления данных хозяйственных операций.
Таким образом, различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.
Плановые инвентаризации проводят в заранее установленные сроки. Внеплановые инвентаризации проводят в контрольных целях по распоряжению:
руководителя организации;
вышестоящей организации;
судебных органов;
других контролируемых органов.
В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.
При полной инвентаризации в опись включают все виды имущества, права и обязательства организации, в том числе правильность расчетов с юридическими и физическими лицами. Она, как правило, проводится перед составлением годового отчета.
Частичная инвентаризация касается только части имущества организации или конкретного материально-ответственного лица.
Выборочная инвентаризация является разновидностью частичной инвентаризации. Она характерна при инвентаризации складов, когда инвентаризации подвергаются отдельные ярусы, стеллажи на складе или в отдельных подразделениях, по отдельным материально-ответственным лицам и т.д.
Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.
Для проведения инвентаризации создается комиссия. Состав инвентаризационной комиссии по количеству и персонально утверждает руководитель организации с включением в него представителей администрации, бухгалтерии, а в зависимости от целей и объекта проверки - и других специалистов. При необходимости состав комиссии может быть пополнен работниками службы внутреннего аудита данной организации или независимой аудиторской организации.
Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу и расходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию, а от материально ответственных лиц получены расписки о том, что на дату проведения инвентаризации нет не оприходованных или не списанных в расход отдельных наименований имущества.
Фактические остатки по каждому наименованию имущества комиссия вносит в инвентаризационные описи (в трех экземплярах) после тщательного взвешивания, подсчета, обмера и т.п., по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в текущем бухгалтерском учете.
Во время проведения инвентаризации присутствие материально ответственного лица обязательно.
По данным инвентаризационных описей бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. По этим наименованиям информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.
Данные результатов инвентаризации, выявленные недостачи или излишки относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены, убытки и недостачи списывают на затраты производства.
Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете используются следующие счета:
активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».