Контрольные вопросы:

1. Основные понятия теории баз данных: "база данных", "реляционная база данных",

"таблица", "запись", "поле".

2. Краткая характеристика основных моделей данных (иерархическая, сетевая, реляционная).

3. Понятие СУБД, основные и дополнительные функции СУБД.

4. Состав и назначение объектов реляционной СУБД MS Aсcess (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы, модули).

5. Элементы интерфейса и настройка рабочего места СУРБД MS Aсcess (командное меню,

панели инструментов, окно БД).

6. Учебная БД "Борей": назначение, состав объектов, схема данных, способы загрузки.

7. Основные приемы работы с объектами базы данных: добавление, удаление, модификация записей в таблице; закрепление столбцов таблицы, их сокрытие/отображение, изменение ширины столбцов/высоты строк.

8. Назначение режима таблицы и режима конструктора таблиц, способы переключения между режимами.

Ответы на контрольные вопросы:

1. База данных – структурированная совокупность логически взаимосвязанных данных, конкретной предметной области, организованной на магнитных носителях средствами системы управления базами данных.

Реляционная БД – это совокупность двухмерных таблиц-отношений между которыми установлены связи по ключам.

Таблица – совокупность записей одинаковых по структуре со значениями в полях.

Запись – совокупность полей соответствующих логически связанным реквизитам.

Поле – элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единичной информации – реквизиту.

2. Иерархическая модель представляется в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим, т.е. любой объект может подчинятся одному объекту старшего уровня.

Сетевая модель является обобщенной иерархической, характеризуется тем, что порожденные элементы имеют более одного исходного. В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Реляционные являются простейшими и наиболее привычными формами представления данных в виде взаимосвязанных таблиц.

3. СУБД – это программное средство, предназначенное для создания и обслуживания БД на внешних запоминающих устройствах.

Основные функции: управление данными во внешней памяти,управление данными в оперативной памяти, журнализация изменений, резервное копирование и восстановление БД после сбоев, поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Дополнительные функции: проверка актуальности состояния БД, выдача справочной информации, разграничивание прав доступа пользователя к информации.

4. Таблица — это объект базы данных, в котором хранятся сведения по определенной теме, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей и полей.

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям.

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз.

Отчет можно использовать для быстрого анализа данных или их отображения в определенном виде в печатном или другом формате.

Страницы доступа к данным представляют специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или в БД Microsoft SQL Server.

Макрос — это средство автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления.

Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic.

5. Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access (окно приложения) и окно базы данных (окно документа). Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещаются его заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части – строка состояния. Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы – выводятся в окне документа Access. Имеются 4 главных вкладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

6. В комплект поставки Access 2007 входит специальная учебная база данных Борей, в которой хранятся сведения о работе вымышленной торговой фирмы. Для начала работы с учебной базой данных выполните следующие действия.

1. В окне Приступая к работе выберите категорию Локальные шаблоны, после чего выберите значок Борей 2007.

В составе базы данных Борей имеется ряд макросов и модулей, которые по умолчанию отключаются встроенной системой безопасности Access. Для использования всех возможностей учебной базы данных следует разрешить заблокированное содержимое, щелкнув на кнопке Параметры в информационной строке Access. В появившемся окне установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку OK 

7. Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись и подтвердить действие в появившемся окне. Для добавления новой записи нажмите соответствующую кнопку на панели перехода по данным – курсор переместится в конец таблицы, где будет создана новая запись, и вы сможете заполнить ее данными.

Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия: 1.Поместите курсор между двумя заголовками столбцами на линии их разделения.  2.Перетащите границу столбца влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить. Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент), нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца. Существует и другой способ изменения ширины столбца: нужно выполнить команду Формат - Ширина столбца.

Для изменения высоты записи (т.е. строки) поместите указатель мыши на границу записи (в области маркера записи) и перетащите верхнюю границу строки или выберите команду Формат - Высота строки.

Чтобы скрыть столбец, можно перетащить его границу к предыдущему полю или установить для ширины столбца значение 0. Чтобы скрыть один или несколько столбцов, можно также воспользоваться командой Формат - Скрыть Столбцы.

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат - Закрепить столбцы.

8. Режим таблицы. Является универсальным: в нем можно просматривать, вводить и редактировать данные, создавать новые таблицы и изменять их структуру. После двойного щелчка на значке таблицы она будет открыта в режиме таблицы, что уже упоминалось в предыдущем уроке.

Конструктор. Служит только для создания новых таблиц и изменения структуры существующих, в отличие от первого режима, в нем можно установить дополнительные свойства для отдельных полей и таблицы в целом.

Для открытия любой таблицы в режиме конструктора найдите ее в области переходов, щелкните на ее значке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду Конструктор.

Для переключения режимов можно использовать команды в меню Главная/Режим, для быстрой смены режимов служат кнопки в правом нижнем углу окна PowerPoint.

Выводы: Получила начальные навыки работы с СУБД Access; приобрела опыт управления объектами существующей базы данных (БД).