Перечень учетной документации, порядок ее ведения и хранения

1. Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ приведен в табл. 1.

2. Документы, составляемые в двух или более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером).

3. Все первичные документы (кроме требований по форме N 1-ГСМ), составляемые в службе ГСМ при ручной обработке документов, регистрируются в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях. Порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе. При наличии приложений к основному документу на всех листах приложений ставится номер основного документа.

По документам, в которых отсутствуют печати или подписи указанных в нем должностных лиц, где они предусмотрены, производить операции, связанные с движением ГСМ, категорически запрещается.

4. Исполненные и зарегистрированные в книге регистрации учетных документов первичные документы сдаются в финансовый отдел предприятия под расписку бухгалтера в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях.

5. При оформлении и ведении книг, журналов и карточек складского учета ГСМ соблюдаются следующие правила:

- в каждой книге (журнале) листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются: количество листов удостоверяется подписями исполнителей и руководителей службы;

- карточка складского учета ГСМ составляется на одно наименование ГСМ; правильность оформления карточки складского учета ГСМ удостоверяется подписями лица, ведущего учет ГСМ в службе, и бухгалтера;

- журнал складского учета составляется, как правило, на несколько наименований ГСМ;

- записи в книгах (журналах) и карточках складского учета ГСМ производятся только на основании подлинных и правильно оформленных первичных документов.

Таблица 1

Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ

┌───┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬────────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┐

│ N │ Наименование │ N формы │ Кто оформляет │Сроки заполнения│ Кому (куда) │ Сроки │ N │

│п/п│ документа │ │ (заполняет) │ │ передается │представления│приложения│

│ │ │ │ │ │ │ документа │настоящей │

│ │ │ │ │ │ │ │инструкции│

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

├───┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴────────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┤

│ 1. Первичные документы │

├───┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬────────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┤

│1. │Требование на │1-ГСМ │Член экипажа ВС и │После заправки │Кладовщику, │При очередном│ 10 │

│ │заправку ВС │ │водитель ТЗ (ЗА, │ │начальнику │наполнении ТЗ│ │

│ │ │ │МЗ), представитель│ │склада ГСМ, │(МЗ) и в │ │

│ │ │ │АТБ │ │технику по │конце смены │ │

│ │ │ │ │ │учету │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│2. │Акт приема │ │Комиссия по приему│По окончании │ То же │ - │ 2 │

│ │ГСМ: │ │ГСМ │приема ГСМ │ │ │ │

│ │- из ж.д. │2-ГСМ │ │ │ │ │ │

│ │ цистерн; │отдельно по │ │ │ │ │ │

│ │ │каждому │ │ │ │ │ │

│ │ │поставщику │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │- танков │2-ГСМ и ГУ-10│ │ │ │ │ │

│ │ наливных │ДРТ │ │ │ │ │ │

│ │ судов │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│3. │Акт приема- │2а-ГСМ │Представитель │ То же │ -"- │ - │ 3 │

│ │сдачи ГСМ по │ │Поставщика │ │ │ │ │

│ │трубопроводу │ │(нефтебазы) и отв.│ │ │ │ │

│ │ │ │лицо за прием ГСМ │ │ │ │ │

│ │ │ │на складе │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│4. │Приходный │3-ГСМ │Начальник склада │После приема ГСМ│ОБУФ авиа- │В │ 5 │

│ │ордер │ │ГСМ (кладовщик) │на основании │предприятия │установленные│ │

│ │ │ │ │акта приема │(материальный│сроки │ │

│ │ │ │ │ │отдел) │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│5. │Приходный │3а-ГСМ │Член экипажа ВС и │По окончании │1-й экз. │По прибытии │ │

│ │ордер на слив │ │водитель ТЗ (МЗ), │слива │экипажу или │на склад ГСМ │ │

│ │ГСМ из баков │ │представитель АТБ │ │авиатехнику │ │ │

│ │ВС в подвижное │ │ │ │АТБ, 2-й экз.│ │ │

│ │средство │ │ │ │кладовщику │ │ │

│ │приема │ │ │ │склада ГСМ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│6. │Расходное │ │ │ │ │ │ │

│ │требование на │ │ │ │ │ │ │

│ │выдачу ГСМ: │ │ │ │ │ │ │

│ │- подразделению│4-ГСМ │Начальник склада │При получении │ОБУФ │В │ 11 │

│ │ (службе) │ │ГСМ (кладовщик) и │ГСМ │предприятия │установленные│ │

│ │ │ │объект-получатель │ │ГА │сроки │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │- другому │М-11 │ОБУФ │ -"- │ -"- │ │ 13 │

│ │ предприятию │ │ │ │ │ │ │

│ │ ГА или │ │ │ │ │ │ │

│ │ организации │ │ │ │ │ │ │

│ │ (на сторону) │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│7. │Ведомость │5-ГСМ │Кладовщик склада │При каждом │Ведется в │ - │ 14 │

│ │учета ГСМ, │ │ │наполнении ТЗ │службе ГСМ │ │ │

│ │выданных в │ │ │(МЗ) (или │ │ │ │

│ │ТЗ (МЗ) │ │ │выдаче) │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│8. │Ведомость за- │6-ГСМ │Техник по учету │В сроки, │1-й и 2-й │ - │ 15 │

│ │правки воздуш- │ │ГСМ (кладовщик) │установленные │экз. │ │ │

│ │ных судов │ │ │авиапредприятием│направляются │ │ │

│ │ │ │ │ │в ОБУФ для │ │ │

│ │ │ │ │ │дальнейшего │ │ │

│ │ │ │ │ │оформления, │ │ │

│ │ │ │ │ │3-й экз. │ │ │

│ │ │ │ │ │хранится в │ │ │

│ │ │ │ │ │службе ГСМ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│9. │Акт снятия │ │ │ │ │ │ │

│ │остатков ГСМ с │ │ │ │ │ │ │

│ │приложением: │ │ │ │ │ │ │

│ │- ведомость │7-ГСМ │Инвентаризационная│После │ОБУФ: │До 10 числа │ 28 │

│ │ замеров ГСМ │ │комиссия │инвентаризации │Главному │каждого │ │

│ │ │ │ │ │бухгалтеру │месяца │ │

│ │- расчет │ │ │ │ │ │ │

│ │ допустимых │ │ │ │ │ │ │

│ │ потерь по │ │ │ │ │ │ │

│ │ нормам │ │ │ │ │ │ │

│ │ естественной │ │ │ │ │ │ │

│ │ убыли и │ │ │ │ │ │ │

│ │ погрешностей │ │ │ │ │ │ │

│ │ средств │ │ │ │ │ │ │

│ │ измерения │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │- расписка │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│10.│Накладные, │ - │Начальник склада │При приеме и │ - │ │ │

│ │квитанции, │ │(кладовщик) │выдаче ГСМ │ │ │ │

│ │путевые листы │ │ │ │ │ │ │

├───┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴────────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┤

│ 2. Книга учета движения ГСМ │

├───┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬────────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┤

│11.│Книга │Рекомендуемая│ОБУФ: бухгалтер │ │ │ │ 35,5 │

│ │регистрации │ │материального │ │ │ │ │

│ │учетных │ │отдела │ │ │ │ │

│ │документов │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│12.│Книга остатков │ - │Ведется в │ОБУФ: На 1 │ │ │ 35,3 │

│ │ГСМ │ │авиапредприятиях; │число каждого │ │ │ │

│ │ │ │заполняется │месяца │ │ │ │

│ │ │ │начальником склада│ │ │ │ │

│ │ │ │ГСМ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│13.│Карточка │Типовая форма│Техник по учету │Ежедневно │ОБУФ: │Один раз в 10│ │

│ │(журналы) <*> │М-17 │ГСМ и начальник │ │Бухгалтер, │дней │ │

│ │складского │ │склада (кладовщик)│ │мастер отдела│ │ │

│ │учета │ │ │ │ │ │ │

├───┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴────────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┤

│ 3. Вспомогательные документы │

├───┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬────────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┤

│14.│Порезервуарный │Типовая форма│Техник ГСМ, │Ежемесячно и │Ведется на │ - │ 9 │

│ │передаточный │ │кладовщик │после приема и │складе ГСМ, │ │ │

│ │журнал │ │ │выдачи │сист. ЦЗС, на│ │ │

│ │ │ │ │ │АЗС │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│15.│Журнал учета │ То же │ То же │При приеме ГСМ │Ведется в │ - │ │

│ │ГСМ, при │ │ │ │службе ГСМ │ │ │

│ │приеме из ж.д. │ │ │ │ │ │ │

│ │цистерн │ │ │ │ │ │ │

│ │(танков │ │ │ │ │ │ │

│ │наливных │ │ │ │ │ │ │

│ │судов) │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│16.│Журнал учета │ -"- │ -"- │Перед началом │То же │ - │ 4 │

│ │топлива при │ │ │приема и после │ │ │ │

│ │перекачке по │ │ │окончания │ │ │ │

│ │трубопроводу │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│17.│Журнал учета │ -"- │Кладовщик, │В день слива │ -"- │ - │ │

│ │ГСМ, слитого │ │водитель │ │ │ │ │

│ │из баков ВС │ │подвижного состава│ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│18.│Ведомость │ -"- │Кладовщик │После налива │ -"- │ - │ 16 │

│ │расчетов с │ │ │ │ │ │ │

│ │водителями АТЦ │ │ │ │ │ │ │

│ │за полученные │ │ │ │ │ │ │

│ │ГСМ │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│19.│Доверенность │Типовая М-2 │Материально- │В установленные │ОБУФ │В │ 12 │

│ │на получение │ │ответственное лицо│сроки │ │установленные│ │

│ │ГСМ │ │получателя ГСМ и │ │ │сроки │ │

│ │ │ │начальник склада │ │ │ │ │

│ │ │ │(кладовщик) │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│20.│Дневной лист │ │Техник по учету │Ежедневно │Начальнику │ - │ 7 │

│ │прихода │ │ГСМ │ │склада │ │ │

│ │(расхода) ГСМ │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│21.│Журнал учета │ - │Начальник склада │После приема │Ведется в │ - │ │

│ │ОНП │ │(кладовщик) │ │службе ГСМ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│22.│Акт на │ - │Комиссия │После │То же │После │ - │

│ │составление │ │ │составления │ │составления │ │

│ │смесей │ │ │смеси │ │смеси │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│23.│Акт на │ - │То же │ │ -"- │ │ - │

│ │списание ГСМ │ │ │ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤

│24.│Реестр сдачи │ - │То же │ │То же │ │ 35,1 │

│ │приходно- │ │ │ │ │ │ │

│ │расходных │ │ │ │ │ │ │

│ │документов, │ │ │ │ │ │ │

│ │формы заявок и │ │ │ │ │ │ │

│ │др. │ │ │ │ │ │ │

└───┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴────────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┘