Раздел II. Виды деловой переписки. Образцы документов и писем
1. Виды документов
Обычно деловые документы классифицируются и расставляются по следующим группам:
1. Организационно-распорядительные:
• закон;
• постановление;
• приказ;
• положение;
• устав;
• договор.
2. Информационно-справочные:
• план;
• акт;
• отчет;
• протокол;
• справка;
• деловое письмо;
• докладная записка;
• объяснительная записка;
• служебная записка.
3. Частные деловые бумаги:
• автобиография;
• заявление;
• доверенность;
• расписка;
• счет;
• характеристика.
Вся деловая переписка составляется и оформляется на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Все формы документов унифицированы.
Унифицированные элементы документов называются реквизитами.
Перечень реквизитов |
Комментарий |
Адресант |
наименование отправителя документа |
Внутренний адрес
|
|
Адресат |
|
Внешний адрес |
наименование учреждения в именительном падеже (что?) |
|
фамилия, имя, отчество лица в дательном падеже (кому?) |
Дата |
записывается арабскими цифрами из 6 знаков. Число, месяц, год (например: 19.08.08) |
(О зарубежных правилах датирования см. в разделе «Деловое письмо») |
|
Наименование документа |
пишется посредине строки с прописной буквы, |
|
на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки (см. раздел о заявлении) |
Подпись |
|
2. Композиция смысловой части документа
В тексте документа выделяются две смысловые части:
В первой – излагаются причины, основания и цели написания документа.
Во второй – даются выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.
Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса, то есть просьбы, предложения, рекомендации и т.п.
Например, начало и конец содержательных частей служебного письма:
Настоящим письмом сообщаем, что до сих пор не получили от Вас программы нашего пребывания в Вашей стране………………………………………………………………………
Убедительная просьба как можно скорее прислать программу пребывания нашей делегации в Вашей стране.
3. Образцы документов
1. Организационно-распорядительные документы
ПРИКАЗ и РАСПОРЯЖЕНИЕ – документы, выдаваемые для обязательного исполнения. Приказы оформляются на специальном бланке или на общем бланке с указанием вида документа. Обязательными реквизитами являются: 1. Наименование организации. 2. Наименование вида документа. 3. Дата (подписания руководителем). 4. Номер. 5. Место издания. 6. Заголовок к тексту (о чем?). 7. Основной текст. 8. Подпись руководителя и ее расшифровка. 9. Визы.
Образец
ОУП ВПО «АКАДЕМИЯ…»
ПРИКАЗ
№_________
Москва «____»_______2008 года
Содержание: об Учебно-методическом совете Академии
В целях дальнейшего повышения качества учебно-методической работы