Подпись в конце письма
Подписывается деловое письмо от имени учреждения должностью подписывающего лица и его фамилией с расшифровкой фамилии. Частные официальные письма подписываются чаше всего фамилией отправителя или же именем и отчеством. Расположение элементов в начале и конце делового письма.
Итоговые фразы (просьба, поздравление, благодарность, извинение):
Предположение, что переписка будет регулярной
Уверения в уважении
Должность, подпись
Возможно «Приложение» в деловом письме
СХЕМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Пример:
Председателю ООО «Прогресс»
г-ну В. В. Никифорову
14 ноября 2011 г.
Уважаемый господин председатель!
………………………………………………..
………………………………………………..
Просьба ответить на наше предложение ….
С уважением
Представитель ЗАО «Кристалл»
(подпись) (О.Макаров)
Комментарий
По правилам русской пунктуации запятая после слов «с уважением» не ставится, так как по смыслу они связаны с подписью. Однако, подражая английской пунктуации, многие предприятия России используют запятую.
Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.
Если пишется письмо впервые, необходимо начать его с представления своей организации, ее целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть на языке партнера или на английском языке. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п. Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью.
Тон письма
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью – качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того, в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
В письмах используются речевые стандарты, принятые в деловых письмах. 1. Это термины, профессионализмы, связанные с тематикой писем: бухгалтерские, юридические, экономические, торговые и т.д. (спрос, экспорт, импорт, поставщик, контракт и т.п.).
2. Это административно-хозяйственные обороты речи (настоящим сообщаем, вышеуказанные данные, надлежащим образом и т.п.).
3. Вместо глаголов употребляются отглагольные существительные (назначение, одобрение, согласие и т.п.)
4. Широко представлены сложные предлоги и выражения (в течение, в связи с, в соответствии с чем, в результате чего, в целях, в силу и т.п.).
5. Местоимения Я и МЫ избегаются. Предпочитаются конструкции типа: Предложение одобрено нашей организацией. Оплата счета нами гарантируется. Дирекция нашего банка не возражает.
6. Должности, звания употребляются только в форме мужского рода. Например: сотрудник банка О.С.Миронова, работник прокуратуры П.В.Воробьева.
7. В тексте письма Вы и Ваше пишутся с прописной буквы, если они относятся к одному лицу: «Хотел бы Вас повидать», «Получил Ваше письмо».