5. Деловые, служебные письма
1. Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
2. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Оформление делового письма
Существуют определенные правила написания писем. Их несоблюдение может отразиться на престиже любого учреждения. Вы вступаете в деловую переписку. Это может быть письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос и т. д. Написание письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу. Даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения.
Какие же это правила?
Правило 1
О конвертах
Размеры и форма деловых конвертов стандартизированы в соответствии с бланками учреждения. В адресе получателя указываются элементы в следующем порядке:
Кому: (Название должности) инициалы, фамилия.
Если нет фамилии, то пишется название организации.
Куда: улица, номер дома, название организации, город, код города, страна.
О
формление
адреса на конверте
От кого: Борисовой Н.Н.
Откуда: Волгоградский проспект, д. 10, кв. 4, Иркутск
Индекс места отправления 108333
Кому: Директору лицея 121 В.Г.Соколову
Куда: улица Удальцова, дом 80, лицей 121,
Москва
Индекс места назначения 119321
Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный бланк письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора интервала. Абзац начинается с красной строки. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма.
Международное письмо. Можно обойтись стандартными конвертами для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж организации в глазах зарубежного партнера, но и избавляет от необходимости сообщать обратный адрес.
За рубежом порядок написания адреса такой, как сейчас принят и в России: сначала пишут «кому», а затем «куда». Первая позиция адреса – фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Mr (мистер), если это мужчина, и Mrs (миссис), если это женщина. Вторая позиция адреса – должность адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если же необходимо сохранить письмо в тайне, после фамилии лучше указать: private (personal, confidential), что означает «лично».
Следующая позиция адреса – название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Company – Co., Corporation – Corp., Department – Dept., Incorporated – Inc. Затем следуют номер дома и название улицы, города, штата. И заключают адрес почтовый индекс и название страны.
Принятые у нас сокращения дат типа 12/XII. 1997 или 12.12.1997 в международной переписке не употребляются. Здесь и в тексте письма допустимы лишь сокращения некоторых месяцев:
January – Jan.
February– Feb.
April – Apr.
September – Sept.
October – Oct.
November – Nov.
December – Dec.
Еще ниже, вновь с левой стороны, пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов Dear Mr (дорогой) или Dear Mrs (дорогая) и фамилии адресата. Инициалы здесь можно уже не повторять. Если фамилия адресата вам неизвестна, можно написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После вступительного обращения в английской переписке ставится запятая, а в переписке с адресатом из США - двоеточие или двоеточие и тире (Dear Sir, / Gentleman: / Gentleman: -)
Следующей строкой после обозначения «Re» (Reference) или без него в деловой переписке принято кратко обозначить тему письма, например:
Re: 2008 Moscow Book Fair Московская книжная ярмарка 2008 г.
В тексте письма не принято употреблять сокращения типа
I'm вместо I am can't вместо can not Haven't вместо have not
I'll вместо I will, I shall.
Эти слова лучше писать полностью.
В деловых международных письмах принято писать с большой буквы: имена существительные собственные, а также имена прилагательные, обозначающие национальную и государственную принадлежность (Russian, English, French etc); слова, включая сокращения, в названиях фирм и организаций, отделов организации, за исключением предлогов, союзов и артиклей; слова в обозначении занимаемой должности, за исключением предлогов, союзов и артиклей (Chief Engineer, Director, Captain); слова, включая сокращения, обозначающие названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, пристаней, районов, зданий, гостиниц, а также нумерацию этажей, квартир, комнат (21 Fenchurch Street, London, England, Hotel International, 3rd Floor, Room 346 etc); полные и сокращенные названия месяцев и дней недели (Saturday, March etc); названия товаров, торговых марок и некоторых документов (Iron, Coal, Bills of Lading, Letter of Guarantee, Charter Party etc). Писать длинные письма в деловой корреспонденции не принято. Если все же ваше письмо на одной странице не помещается, в конце листа нужно поставить: (continued over) или (see overleaf), что значит «продолжение дальше» или «см. на обороте».
Заканчивают письмо обычно словами Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью с указанием под ней вашей фамилии и должности. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять его строить предположения относительно вашего собственного пола, потрудитесь в этом месте письма написать свое имя полностью, то есть не P.R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko или Polina R. Dovzhenko.
Если вы, находясь, например, в иногородней командировке, продиктовали ответ на срочное письмо своему заместителю по телефону, он должен против вашей фамилии поставить буквы рр (per procurationem) – по договоренности) и, подписав письмо сам, приписать ниже: Dictated by Mr <...> and signed in his absence – Продиктовано г-ном <...> и подписано в его отсутствие.
Правило 2
Основные части делового письма.
Основными частями делового письма являются:
• Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
• Ссылки и дата
• Внутренний адрес
• Обращение
• Основная часть письма
• Заключительные фразы
• Подпись
«Шапка» на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона, факс, телекс и телеграфный адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации...). Многие «шапки» имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые «шапки» могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:
• День, месяц, год – русский, британский стандарт;
• Месяц, день, год - американский стандарт;
• Год, месяц, день - вариант ISO.
Внутренний адрес состоит из имени адресата и почтового адреса.
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd . Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp , Inc или Co . Pte . Ltd – сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из названия улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер «до востребования». Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и / или адресату.
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Во Франции, как правило, используется обращение мадам и месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:
• Вниманию конкретного лица;
• Краткое содержание письма;
• Приложение и копии;
• Постскриптум;
• Заглавие листа продолжения.
Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом «вниманию».
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями, это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило, используется слово «копия(и)» за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово «приложение(я)» с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО «Арт Компакт»
2008-06-01
Страница 2
Или:
ООО «Арт Компакт» 2008-06-01
Правило 3
Зачин письма
Каждый тип письма предполагает свои характерные виды зачинов. В деловом письме стандартизированность самая высокая; в дружеском – самая низкая. Для делового письма в зачине обязательно указывается адрес: место, откуда письмо отправляется, и дата.
1. Адрес
2. Место и дата написания письма
3. Обращение
Место написания и дата в письме
Указание места и даты написания в зачине деловых писем обязательно. Эти данные располагаются в правом углу письма. В остальных типах писем чаще всего дата и место написания пишутся также справа. Хотя строгого предписания на этот счет нет.
Место написания письма – это географическое наименование: от самого широкого – названия государства (Российская Федерация), до узкого – название города (г. Москва, г. Санкт-Петербург), деревни (дер. Вязники), поселка (пос. Дубрава). Кроме того, это могут быть условные наименования места и организации и т. д.
Дата написания письма чаще всего включает число, месяц и год. Для деловых писем эти три элемента являются обязательными. Причем способ оформления их различный: в коммерческом письме рекомендуется месяц писать полным словом, например: 30 августа 2008 г., или «30» августа 2008 г. (число может быть заключено в кавычки, слово «года» пишется сокращенно).
В других типах писем месяц может обозначаться цифрой, римской или арабской, например:8.Х-2008г., 8/Х-2008, 8-Х-2008, 8.10.2008 г.
Примеры:
1. Деловое письмо
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Москва, 20 июня 2008 г.
Уважаемые господа!
С благодарностью подтверждаем получение письма.
2. Официальное письмо
Санкт-Петербург, 11 января 2008 г.
Многоуважаемый Сергей Викторович!
С благодарностью получили Ваше письмо.
3. Частное неофициальное письмо
Москва, 18.1.2008 г.
Дорогой Сергей Викторович!
Получил Ваше письмо, огромное спасибо.