О БРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»

Кафедра русского языка

А.А. Акишина, А.П. Бубнова

КУЛЬТУРА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО

ПИСЬМА

Учебное пособие

Москва – 2011

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»

Кафедра русского языка

А.А. Акишина, А.П. Бубнова

КУЛЬТУРА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО

ПИСЬМА

Учебное пособие

Москва – 2011

УДК 811.161.1'271.2:005.92

ББК 81.2Рус-5+65.291.212.8

А39

А39

Акишина, А. А. Культура официально-делового письма : практическое пособие / А.А. Акишина, А.П. Бубнова. – М. : АТиСО, 2011. – 119 с. В пособии определяется понятие документ и ограничивается описание видов деловой переписки с учетом самых распространенных жанров, с которыми сталкивается широкий круг носителей языка. Авторы также учли наиболее часто встречаемые ошибки в деловой переписке и включили в третий раздел пособия задания по редактированию таких документов. Деловая переписка требует знания стандартных форм написания текста, а поэтому во втором разделе и в приложении пособия представлены образцы различных деловых писем, пользуясь которыми студенты и слушатели могут правильно составлять деловые письма. Адресовано студентам, изучающим курс «Русский язык и культура речи», слушателям курсов повышения квалификации, а также может быть использовано всеми работниками Академии и других учреждений, имеющими дело с официальной перепиской.

Рецензент – д-р филол. наук, профессор В.И. Аннушкин.

ISBN 978-5-93441-322-5

© ОУП ВПО «Академия труда

и социальных отношений», 2011

© Акишина А.А., Бубнова А.П., 2011

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ 5

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ПОНЯТИЙ 5

2. РЕЧЕВЫЕ НОРМЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 7

3. ОТБОР ЯЗЫКОВЫХ СРЕДСТВ, образующих относительно замкнутую систему официально-делового стиля речи 8

4. ОШИБКИ, которые часто встречаются в деловых бумагах 11

РАЗДЕЛ II. ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ И ПИСЕМ 17

1. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ 18

2. КОМПОЗИЦИЯ СМЫСЛОВОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА 20

3. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ 20

4. Информационно-справочные документы 30

5. ДЕЛОВЫЕ, СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 35

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА 35

ОБРАЩЕНИЯ В ПИСЬМЕ 43

КОНЦОВКА ПИСЬМА 44

ПОДПИСЬ В КОНЦЕ ПИСЬМА 45

СХЕМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА 46

Тон письма 47

ВИДЫ ПИСЕМ и ТИПИЧНЫЕ КЛИШЕ в ЭТИХ ПИСЬМАХ 48

СЕТЕВОЙ ЭТИКЕТ (e-mail) 67

Факс 72

РАЗДЕЛ III. ПРАКТИКУМ 74

1. ТРУДНЫЕ СЛУЧАИ ИМЕННОГО И ГЛАГОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 74

2. НАНИЗЫВАНИЕ ПАДЕЖЕЙ 75

3. ВЫБОР ПАДЕЖА В КОНСТРУКЦИЯХ С БЛИЗКИМИ ПО ЗНАЧЕНИЮ И ОДНОКОРЕННЫМИ СЛОВАМИ 77

ВЫБОР ПРАВИЛЬНОГО ПАДЕЖА И ПРЕДЛОГА 78

4. Трудные случаи в системе синтаксических норм. Нормы согласования. 83

6. Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление 91

РАЗДЕЛ IV. НЕКОТОРЫЕ ГРАММАТИЧЕСКИЕ И ОРФОГРАФИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА, ЧАСТО НАРУШАЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ 98

1. Раздельно и слитно 98

2. Склонение фамилий и названий городов 99

3. Употребление полной и краткой форм прилагательных 102

4. Употребление прилагательных и косвенных падежей существительных 102

5. Употребление количественных имен числительных (Склонение сложных и составных числительных) 103

6. Особенности управления и форма творительного падежа единственного числа у слова тысяча 104

7. Склонение собирательных числительных 104

8. Написание наиболее употребляемых сокращений слов в текстах документов 104

9. Некоторые случаи употребления прописных и строчных букв 105

V. ПРИЛОЖЕНИЕ 108

VI. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА 113

VII. Алфавитный указатель тем 113

Раздел I. Общие требования к деловой переписке

1. Определение основных понятий

Культура речи – владение нормами литературного языка в его устной и письменной форме. Норма устной речи требует знаний правил русского литературного произношения и умений использовать нужные слова и фразы в зависимости от речевой ситуации. Нормы письменной речи требуют знания орфографии, пунктуации, стилей речи и умений использовать нужные слова и фразы в зависимости от стиля и жанра речи.

Стиль речи – 1. Это система языковых знаков и их употребления с учетом их функционального назначения: официально-делового, научного, публицистического, литературно-художественного, разговорного.

2. Соблюдение этических и этикетных норм общения, то есть нравственных правил и правил речевого поведения, принятых в данном обществе: разное строение текста в зависимости от стиля, от жанра, от взаимоотношений с адресатом, от ситуации общения и т.п.

Деловая речь – это тексты официально делового стиля, которые характеризуются стандартизованностью, точностью, лаконичностью, однозначностью, неэкспрессивностью. Деловая речь включает в себя терминологическую и канцелярско-деловую лексику, специальные номенклатурные слова, слова высокого стиля, этикетные слова и фразы.

Ф УНКЦИОНАЛЬНЫЕ СТИЛИ СОВРЕМЕННОГО

РУССКОГО ЯЗЫКА

РАЗГОВОРНЫЙ / КНИЖНЫЙ

Официально-деловой

Публицистический

Научный

Литературно-художественный

ЖАНРЫ деловой речи:

ДОКУМЕНТЫ

Юридические документы

(директивы и распорядительные документы:

закон, указ и др.)

Документы дипломатического характера

(соглашение, меморандум и др.)

Канцелярские документы:

1. Административно-организационные

документы (планы, уставы и т.д.)

2. Документы по личному составу работающих

(заявления, автобиографии и т.д.)

3.Финансовые документы

4. Учетная документация

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ДЕЛОВЫЕ РАЗГОВОРЫ

(прием посетителей,

деловой телефонный разговор, торги, совещания,

собрания, беседы, споры, дискуссии,

полемика, дебаты, прения, переговоры и т.д.)

2. Речевые нормы деловой переписки

Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость (закон, приказ, характеристика и др.).

Слово документ происходит от лат. Documentum – «свидетельство, доказательство». Оно вошло в русский язык в петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений:

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо.

2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя.

3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.

Написанное слово – это лицо человека и лицо фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить все дело, разрушить доверие к фирме.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности:

1. Включает готовые языковые формулы, клише, например:

в связи с началом…

согласно вашему распоряжению…

в порядке оказания помощи…

согласно (чему)

в подтверждение (чего?)

в соответствии (с чем?)

2. Не допускает использования просторечных, диалектных, жаргонных, эмоционально-оценочных слов.

Все деловые документы должны обладать такими обязательными для официального стиля этическими нормами, как:

1) достоверность и объективность;

2) точность, исключающая двойное толкование текста;

3) краткость формулировок;

4) безупречность в юридическом отношении;

5) стандартность языка;

6) нейтральный тон изложения;

7) соответствие нормам официального этикета: выбор официальных форм обращения и официально-делового стиля изложения.