9

Методические указания к лабораторным работам

1. Цель работы

Цель лабораторной работы “Повышение производительности менеджера или экономиста с использованием личной информационной системы” заключается в получении теоретических знаний и практических навыков, ориентированных на повышение личной производительности при выполнении рутинных задач и коллективной работе. В качестве программного средства используется пакет Microsoft Outlook.

2. Программно – техническая платформа

Проведение лабораторных работ предусматривает использование компьютерных классов, оснащенных современными компьютерами с современной операционной системой.

Для проведения лабораторных работ предполагается наличие сконфигурированного компьютерного класса со следующим программным обеспечением:

• Microsoft Outlook,

• Microsoft Office 2007 для целей формирования отчетов по лабораторным работам.

3. Теоретическая часть Повышение производительности менеджера или экономиста с использованием личной информационной системы

Личная информационная система Microsoft Office Outlook - приложение, обеспечивающее обмен и систематизацию персональной информации, а также взаимодействие с другими людьми.

Планирование персональной деятельности с помощью Outlook позволяет упорядочить встречи, события, контакты, создавать списки задач с возможностью их назначения и рассылкой поручений, а также контроля их выполнения.

Работа с дневником и заметками в Outlook дают возможность для оперативного занесения текущей информации, ее структу­ризации и хранения.

Помимо этого пакет позволяет:

• вести переписку, использовать адресную книгу, осуществлять чтение писем в различной кодировке,

• осуществлять сбор почты из разных ящиков и управление электронной почтой из одного места,

• координировать расписание разных членов группы путем одновременного просмотра их календарей, а также календарей Windows SharePoint Services;

• заниматься планированием встреч, событий и собраний,

• управлять контактами,

• создание и назначать задачи,

• вести дневник и заметки.

Компонент Business Contact Manager позволяет организовать и упорядочить деловые контакты и сообщения,

Интеграция папок Business Contacts и Opportunities в Business Contact Manager с календарем Outlook позволяет отслеживать важные события и быстро получать отчеты о текущем состоянии дел.

Эффективную подготовку, проведение и отслеживание результатов встреч, собраний можно обеспечить, используя рабочие области для собраний на основе служб Windows SharePoint Services. Степень интеграции приложения Outlook и служб Windows SharePoint Services позволяет создавать такие рабочие области для собраний напрямую в процессе создания обычного электронного приглашения на собрание.

Значительный эффект получают пользователи Outlook при организации и работе с повторяющимися собраниями. Создание узла рабочей области SharePoint для серии повторяющихся собраний не составит труда, если использовать Outlook. А когда элементы этой серии собраний попадут в календарь Outlook каждому из участников, - они смогут сохранять документы или другие данные в соответствующих рабочих областях, используя для навигации именно приложение Outlook.