схема или перечень работ,
ответственных за них, сроки представления
и исполнения при создании, проверке,
обработке и передаче в архив
– это
График документооборота
Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:
разрабатывается положение во бухгалтерской службе;
составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к труду;
составляется график документооборота в организации;
создаются технологии обработки учетной информации;
разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:
оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;
минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.
График документооборота должен способствовать:
улучшению всей учетной работы в организации;
повышению контрольных функций бухгалтерии организации.
График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:
исполнители;
наименования документов;
сроки представления документов;
подразделения организации, куда представляются документы.
Пример графика документооборота
Наименование документа |
Приходный ордер |
Накладная на отпуск материалов |
|||
Создание документа |
Количество экземпляров |
1 |
3 |
||
Ответственный за выписку |
Кладовщик |
Кладовщик |
|||
Ответственный за оформление |
Кладовщик |
Кладовщик |
|||
Ответственный за исполнение |
Кладовщик |
Кладовщик |
|||
Срок исполнения |
Ежедневно до 17.00 |
В течение дня выписки |
|||
Ответственный за проверку |
Главный бухгалтер |
Главный бухгалтер |
|||
Проверка документа |
Кто представляет |
Бухгалтер |
Бухгалтер |
||
Порядок представления |
Отчет за месяц |
Отчет за месяц |
|||
Срок представления |
До 2-го числа следующего месяца |
До 2-го числа следующего месяца |
|||
Защита информации
Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.
Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.
Руководители организации должны:
предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;
определить степень секретности документов;
предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.
В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.
Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи защиты информации от несанкционированного доступа к ней.
К средствам защиты относят:
идентификацию субъектов и объектов;
разграничение доступа к информации на компьютере;
регистрацию действий.
В процедуре идентификации используются:
ключи;
пароли;
средства анализа индивидуальных характеристик.
Закон о бухучете №402-ФЗ содержит ряд важных положений, касающихся оформления первичных документов. В настоящее время первичный документ принимают к учету, если его форма есть в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом законе подобного требования уже нет. По нему любой документ может быть разработан компанией. Есть его форма в альбомах или нет, не важно. Главное, чтобы документ содержал ряд обязательных реквизитов, перечисленных в ст.7 закона.
По новому закону формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организации государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Еще одно новшество. С 1 января 2013 г. первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Теперь это прямо предусмотрено законом (п.5 ст.9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.
В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Некоторые поправки коснулись изымаемых первичных документов. Ныне компания может сделать с нее копии лишь с «разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов». По Закону о бухгалтерском учете №402-ФЗ без этого разрешения можно будет обойтись (п.8 ст.9).
Правила хранения документов
Период, в течение которого надо хранить документы согласно Налоговому кодексу РФ
Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.
Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).
Четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. В качестве примера возьмем декларацию по налогу на прибыль: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за 2009 год? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2010 года, а окончанием – 31 декабря 2013 года.
Период, в течение которого надо хранить документы, если компания подает уточненные декларации
Со 2 сентября 2010 года налоговая инспекция проверяют три года, предшествующих дате решения о назначении выездной ревизии, если компания не подавала «уточненку» за более ранние годы, надеясь зачесть или вернуть переплату. Такая норма сейчас содержится в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ.
Поэтому, если при сдаче в инспекцию уточненной декларации за период, истекший больше трех лет назад, надо сдать все документы, касающиеся исчисления налога.
Период, в течение которого надо хранить документы согласно бухгалтерскому законодательству
Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. В законе «О бухгалтерском учете» указано то, что: – первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет; – документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Период, в течение которого надо хранить первичные документы по приобретенному имуществу
Пока объект основных средств числится в учете, документы на его приобретение нужно хранить обязательно. Первичные документы нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без первичных документов фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже.
Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).
Специальное требование для убыточных компаний
Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового
Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Это первичные учетные документы, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 Налогового кодекса РФ).
Правда, объем убытков может быть установлен ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичная документация.. В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.
Списание безнадежной дебиторской задолженности
В этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.
Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, одновременно будут являться и первичной документацией для ее списания. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, организация потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет обосновать их сумму.
Срок, в течение которого должны хранить документы акционерные общества
Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
В частности, согласно этому документу устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Отчеты по налогам
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов с 1 октября 2010 года компании должны хранить 5 лет. Это определяет пункт 392 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
До 1 октября годовые налоговые отчеты компании должны были хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых – пять лет. Не менее 10 лет хранили и квартальные отчеты, если не было годовых (например, по НДС). А вот месячные отчеты при отсутствии квартальных хранили 5 лет. Такой порядок определял пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня.
Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж
Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи.
Для счетов-фактур с 1 октября 2010 года установлен четырехлетний срок хранения. Основание – пункт 368 Перечня типовых управленческих архивных документов.
Срок хранения ряда других документов
Сроки хранения ряда других бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). И они зачастую могут быть больше пяти лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню. Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Отдельные позиции Перечня – в таблице, представленной ниже.
Сроки хранения отдельных документов
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов |
351 |
Бухгалтерская отчетность: годовая квартальная (при наличии годовой) |
Не менее 10 лет 5 лет |
361 |
Бухгалтерские учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.) |
5 лет при условии проведения проверки |
362 |
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции |
5 лет при условии проведения проверки |
413 |
Лицевые счета работников |
75 лет |
412 |
Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и т. д., доверенности на получение денег или товарно-материальных ценностей |
5 лет при условии проведения проверки. Если лицевых счетов нет, документы хранятся 75 лет |
372 |
Документы о ведении валютных операций, операций с грантами |
Не менее 10 лет |
436 |
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
5 лет после истечения срока действия договора |
576 |
Коллективный договор |
Не менее 10 лет. Если прислан для сведения, хранится, пока нужен |
586 |
Табели учета рабочего времени |
5 лет (75 лет при тяжелых и опасных условиях труда) |
613 |
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
75 лет |
657 |
Трудовые договоры |
75 лет |
664 |
Трудовые книжки невостребованные |
75 лет |
693 |
Графики предоставления отпусков |
1 год |
В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к первичным документам, то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет. Считать сроки хранения документов нужно с 1 января года, следующего за тем годом, когда они выписаны.
Порядок хранения документов
Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее – Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству.
В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).
Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис организации.
Отметим, что хранить бумаги можно и не в организации – законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Что подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.
Однако налоговая инспекция разъяснила, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.
А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, передаются либо также в архив, либо в иное определенное комиссией место.
При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
Хранение бухгалтерских документов филиала
В акционерных обществах все бухгалтерские документы до передачи их в архив должны храниться как в головном отделении организации, так и в филиале (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Требования о том, что архив в акционерном обществе должен быть создан по местонахождению головного отделения организации, законодательство не содержит. Значит, документы в любом случае могут храниться как в головном отделении организации, так и в филиале.
В обществах с ограниченной ответственностью документы должны храниться по местонахождению руководителя организации либо в другом месте, известном участникам организации (п. 2 ст. 50 и ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Значит, документы филиала могут храниться как в самом филиале (так как о его существовании известно участникам общества), так и в головном отделении организации.
Порядок уничтожения документ
Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации (образец ниже). При этом в акте на утилизацию документов необязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение, которую заполняют, передавая бумаги в архив. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.
Общество с ограниченной ответственностью ООО «Камин» УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор ООО «Камин» Комиссаров Р.А. Комиссаров 20 сентября 2013 г. АКТ № 1-У об уничтожении документов ООО «Камин», срок хранения по которым истек В ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов ООО «Камин», состоявшейся 20 сентября 2013 года, экспертная комиссия в составе: председателя комиссии, заместителя генерального директора Федичкина П.Г., и членов комиссии – главного бухгалтера Зосимовой В. К., секретаря Малышевой С.Л. выявила ряд документов, обязательный срок хранения которых истек 31 декабря 2013 года. Согласно нормам пункта 2.3.2 основных правил работы архивов организаций, выделены следующие документы для уничтожения: 1. Книга покупок и книга продаж, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (п. 15, п. 27 постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость») – 2 папки; 2. Путевые листы, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (ст. 18 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов») – 1 папка; 3. Копии выданных бланков строгой отчетности, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (п. 19 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359) – 3 папки. Всего документов к уничтожению: за 2012 год – 6 папок. Метод уничтожения: измельчить с помощью шредера. Ответственный работник: секретарь С.Л. Малышева Председатель экспертной комиссии: Заместитель генерального директора ООО «Камин» Федичкин П.Г.Федичкин Члены экспертной комиссии: Главный бухгалтер ООО «Камин» Зосимова В.К. Зосимова Секретарь ООО «Камин» Малышева С.Л. Малышева |
|
Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, что уничтожаются, скажем, счета-фактуры. И затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов, например: «С 1 января по 31 декабря 20___ года».
По закону папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых документов и их вес. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.
Но на практике организация может подойти к уничтожению документов проще. Скажем, использовать уничтожитель бумаг, сжечь их или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета расценивается налоговыми инспекторами как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 10 000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 30 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщика ждет штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев. Гражданина могут привлечь к обязательным работам на срок от 180 до 240 часов, к исправительным работам на срок до двух лет, арестовать на срок до четырех месяцев или лишить свободы на срок до одного года.
И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.
Распределение ответственности за хранение документов
За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности, за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц.
К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.
Сотрудники, которые ведут в организации учет трудовых книжек
В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками трудовые книжки передаются по акту приема-передачи дел. При этом в акте нужно не просто указать количество книжек, а перечислить их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями: с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. Если некоторых трудовых книжек нет, составляется акт, в котором указываются причины их отсутствия.