Тема 1.1. Организация работы с документами

Документация

Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются определенными документами. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее совершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет

- это

Первичный документ

Обязательные реквизиты первичных документов:

• наименование документа (формы), код формы;

• дата составления документа;

• наименование организации от имени которой составляется документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители (в натуральном и денежном выражении);

• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

• личные подписи указанных лиц.

Характеристика первичных документов по классификационным признакам

Наименование первичного документа	Классификационные признаки первичных документов
	по назначению	по порядку отражения операций	по способу охвата операций	по оформлению однородных операций	по количеству учетных записей	по способу заполнения	по месту составления
Приходный кассовый ордер	Комбинированный	Первичный	Разовый	Унифицированный	Однострочный	Вручную	Внутренний
Кассовый отчет	Оправдательный	Сводный	Накопительный	Унифицированный	Многострочный	Вручную	Внутренний
Требование-накладная	Распорядительный	Первичный	Разовый	Унифицированный	Многострочный	Вручную	Внутренний
Мемориальный банковский ордер	Комбинированный	Первичный	Разовый	Ведомственный	Однострочный	Машинный	Внешний
Другие

Бухгалтерская обработка документов

• по форме (полнота и правильность заполнения);

• арифметически (правильность расчетов);

• по существу (законность, целесообразность)

Проверка

первичных

документов

Все документы до их записи по счетам бухгалтерского учета предварительно должны быть обработаны.

Этапы обработки бухгалтерских документов:

• Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)

• Гашение

• Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету и др.)

• Перенос содержания документов в учетные регистры

• Подшивка по группам документов и сдача в архив

Первичные документы, прошедшие обработку, т.е. отраженные в учетных регистрах, должны иметь пометку, исключающую возможность их повторного использования.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «Получено», «Оплачено» или «Погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования.

Учетному гашению подвергаются все документы после их записи по счетам бухгалтерского учета во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения злоупотреблений. Такое гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Работники организации, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер