35

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….. 3

1. Понятие коммуникации и ее роль в системе

управления предприятием…………………………………………………………..5

2. Сущность и функции организационных коммуникаций…………………..….13

3. Управление организационными коммуникациями и оценка

ее эффективности……………………………………………...……...……………19

Заключение………………………………………………………………………….31

Список использованных источников ……………………………………………...33

Введение

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления.

В последние годы, связанные с существенными преобразованиями в экономики России, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудиториями, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотрудники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профессиональном разрешении.

Эффективные коммуникации на практике являются необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных вопросов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто.

Актуальность темы курсовой работы обосновывается тем, что в условиях динамично развивающихся рыночных отношений современное промышленное предприятие должно учитывать экономические, технические, политические факторы, влияющие на его деятельность в тесной связи с внешней средой. Проблема повышения уровня эффективности использования ресурсов предприятиями неразрывно связана с использованием своевременной, детализированной, прозрачной и достоверной информации в режиме реального времени. В связи с этим коммуникации предприятия превращаются в один из наиболее важных элементов деятельности и существенным образом отражаются на обеспечении конкурентоспособности.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Целью данной курсовой работы является изучение исследования эффективности организационных коммуникаций.

Для достижения поставленной цели следует решить следующие задачи:

1. изучить основные теоретические аспекты коммуникации;

2. выявить сущность и функции организационных коммуникаций;

3. рассмотреть управление и оценку эффективности организационных коммуникаций.

Объект курсовой работы – исследование организационной культуры.

Предмет исследования - анализ управления организационными коммуникациями.

Курсовая работа состоит из введения, трех пунктов, заключения и списка использованных источников.

1. Понятие коммуникации и ее роль в системе управления предприятием

Переоценить важность коммуникаций в современном менеджменте практически невозможно. Все, что делают руководители для достижения целей организации, требует внутриорганизационного и внешнего обмена информацией, поэтому четко налаженная система коммуникаций является важным условием эффективного функционирования организации и ее выживания в условиях жесткой конкурентной борьбы.

Само понятие «коммуникация» имеет много значений, к началу 60-х годов ХХ в. оно имело около сотни определений. Сегодня таких определений гораздо больше¹.

Согласно Большому энциклопедическому словарю «коммуникация» (лат. communicatio, от communico – делаю общим, связываю, общаюсь) – это общение, передача информации от человека к человеку – специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющаяся главным образом при помощи языка (реже при помощи других знаковых систем).

А.Б. Зверинцев рассматривает коммуникацию как одну из форм взаимодействия людей в процессе общения как информационный аспект общения². В.А. Спивак определяет коммуникацию как обмен информацией в процессе деятельности, общения ³. Г.Г. Почепцов под коммуникацией понимает процессы перекодировки вербальной в невербальную и невербальной в вербальную сферы⁴.

Однако в каждом из множества определений коммуникации есть общее понимание коммуникации как информационно-знакового взаимодействия, а различия связаны с выделением разных свойств, черт коммуникации, имеющих место в реальности.

В наиболее общем виде коммуникацию можно определить как обмен информацией между людьми или социальными группами.

Целями коммуникаций являются:

– обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;

– совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

– создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координация их задач и действий;

– регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникации в организационной системе рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации отражают установленные нормы (правила, инструкции, положения), а также принципы и закономерности отношений между людьми в организации. Как процесс коммуникация представляет особую форму взаимодействия персонала по обмену информацией внутри организации и за ее пределами, направленную на достижение целей организации, а также на развитие персонала.

Основная задача коммуникативных систем − обеспечить эффективную циркуляцию значимой и необходимой информации в организации и, самое главное, доводить эту информацию до заинтересованных в этом сотрудников. Система коммуникации в организации нужна для того, чтобы функции отделений и отделов выполнялись эффективнее и конечные продукты как можно скорее попадали в руки клиентов¹.

 Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель – обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1) отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение – непосредственно информация;

3) канал – средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта);

4) получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация¹.

В современном мире любое средство коммуникации выступает материальным компонентом коммуникативного процесса и всегда выражает собой способ передачи, сохранения, производства и распространения культурных ценностей в обществе. В коммуникативном процессе происходит не простое движение информации, а, как минимум, активный обмен ею. И главное здесь заключается в том, что в обмене информацией особую роль играет для каждого участника общения значимость информации, потому что люди не просто «обмениваются» значениями, но, как отмечает А.Н. Леонтьев, стремятся при этом выработать общий смысл. Это возможно лишь при условии, что информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Поэтому суть коммуникативного процесса – не просто взаимное информирование, но совместное постижение сути предмета².

Основными этапами процесса коммуникации являются:

1. Формулирование идеи и отбор информации.

2. Кодирование информации или формирование сообщения.

3. Выбор канала связи и передача сообщения.

4. Декодирование сообщения и восприятие информации.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа на него.

6. Передача ответа отправителю.

Рассмотрим основные из перечисленных выше этапов более подробно.

Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого текст, слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту и видеоконференции. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании.

На следующем этапе процесса коммуникации отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование в коммуникации представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Если реакции на полученное сообщение не требуется, то процесс обмена информации на этом должен завершиться. В противном случае получатель сообщения выполняет два заключительных этапа – формулирование ответа на полученное сообщение и передачу его отправителю¹.

По ряду причин получатель может придать сообщению не такой смысл, какой вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.

Данный процесс называется обратная связь. Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем — он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.

Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализации управленческих решений информацией.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимают основное место и являются важными в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления¹.

Следовательно, менеджеру необходимо быть информированным в области организационной коммуникации, а также владеть технологиями коммуникационного процесса, уметь эффективно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Таблица 1

Классификация коммуникаций в организации²

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	Коммуникации с помощью технических средств Межличностные
Форма общения	Вербальные Невербальные
Каналы общения	Формальные Неформальные
Организационный признак (пространственное расположение каналов)	Вертикальные Горизонтальные Диагональные
Направленность общения	Нисходящие Восходящие

Рассмотрим более подробно виды коммуникаций в организации.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют наибольшую значимость для изучения организационного поведения. Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию. Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А. Мейрабиана, лишь 7 % сообщений определено их вербальным содержанием, 93 % имеет невербальную природу, из которых 38 % определено модуляцией голоса, а 55 % – выражением лица¹.

Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

• организационными (например, схемой организационной структуры);

• функциональными (например, положением об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

Нисходящие коммуникации – коммуникации, направленные сверху вниз – от руководителя к подчиненным. Восходящие коммуникации – коммуникации, направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Вертикальные коммуникации – с их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации другими способами затруднены¹.

Таким образом, можно сделать вывод, что одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Все, что делают руководители для достижения целей организации, требует внутриорганизационного и внешнего обмена информацией, поэтому четко налаженная система коммуникаций является важным условием эффективного функционирования организации и ее выживания в условиях жесткой конкурентной борьбы.