Лабораторная работа 3 сортировка, поиск и фильтрация данных

Цель работы – освоить технологии поиска данных в базе данных.

Краткие теоретические сведения

Сортировка, поиск и фильтрация используются для нахождения нужной информации в таблицах базы данных.

По умолчанию, когда таблица открывается в режиме ввода данных, ее записи автоматически упорядочиваются по значению первичного ключа. При необходимости можно задать сортировку по любому другому полю или сразу по нескольким полям. Для выполнения сортировки по значению нескольких полей необходимо переместить сортируемые столбцы так, чтобы они оказались рядом и были размещены с учетом приоритетов (первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце). При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

СУБД Access включает в себя возможности поиска и замены данных. Для выполнения этих операций необходимо выделить столбец, содержащий данные, поиск которых необходимо произвести. Для выполнения поиска нужно выбрать команду Правка/Найти. Для выполнения замены – Правка/Заменить.

В Access существует четыре вида фильтров: обычный фильтр, фильтр по выделенному фрагменту, расширенный фильтр, поле Фильтр. В результате применения фильтра на экран выводятся из таблицы только те данные, которые отвечают заданным условиям отбора. Последний фильтр, применяемый к таблице, запоминается в системе. При повторном открытии таблицы можно воспользоваться командами для применения сохраненного фильтра.

Задание

Применить операции сортировки, поиска, замены и фильтрации данных.

Последовательность выполнения работы

Сортировка данных по одному полю

В окне База данных на вкладке Таблицы двойным щелчком откройте таблицу Книга в режиме ввода данных.

Установите курсор на любую запись в поле Автор и выберите на панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию. Записи таблицы Книга будут автоматически упорядочены по возрастанию значений в поле Автор.

Сортировка данных по нескольким полям

Упорядочите книги по названиям внутри каждого раздела. Для этого щелчком по заголовку столбца выделите поле Название книги и методом перетаскивания за заголовок переместите его так, чтобы оно оказалось следующим после поля Код раздела. Выделите оба столбца и выберите на панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию. В первую очередь записи таблицы Книга будут отсортированы по значениям в столбце Код раздела, а затем по значениям столбца Название книги.

Поиск и замена данных

Найдите книги издательства Гелиос и измените название издательства на Новый Гелиос. Для этого щелчком по заголовку столбца выделите поле Издательство и выберите команду Правка/Заменить. В диалоговом окне в поле Образец укажите Гелиос, в поле Заменить на укажите Новый Гелиос и нажмите кнопку Заменить все. В окне Microsoft нажмите кнопу Да, чтобы продолжить операцию замены. Закройте диалоговое окно.

Использование фильтра «Обычный фильтр»

Выберите команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. Появляется окно для изменения фильтра, которое содержит линейку полей таблицы.

Переведите курсор в поле Издательство и из раскрывающегося списка выберите значение Питер. Выберите команду Фильтр/Применить фильтр. В результате будут отобраны только те записи, которые содержат данное значение.

Чтобы отменить фильтрацию выберите команду Записи/Удалить фильтр.

Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

Выделите слово Маркетинговые в поле Название и выберите команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному фрагменту. В результате будут отобраны только те записи, которые содержат данный фрагмент в названиях книг.

Отмените фильтрацию командой Записи/Удалить фильтр.

Еще раз выделите слово Маркетинговые в поле Название. Чтобы отобрать все записи, кроме тех, которые содержат выделенный фрагмент, выберите команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.

Отмените фильтрацию командой Записи/Удалить фильтр.

Закройте таблицу Книга.

Применение фильтра «Расширенный фильтр»

Откройте таблицу Журнал в режиме ввода данных.

Произведите отбор записей, содержащих информацию о книгах по теме № 1 «Менеджмент», выданных в апреле 2005 года. Для этого выберите команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.

В окне расширенного фильтра из таблицы Журнал двойным щелчком выберите поля: Код темы и Дата выдачи.

Переведите курсор в столбец Код темы бланка фильтра и в строке Сортировка из раскрывающегося списка выберите по возрастанию, а в строке Условие отбора укажите 1.

Переведите курсор в столбец Дата выдачи бланка фильтра и в строке Условие отбора укажите >=#01.04.05# and <=#30.04.05#.

Над условиями отбора, расположенными в одной строке будет выполнена логическая операция AND.

Выберите команду Фильтр/Применить фильтр.

Отмените фильтрацию командой Записи/Удалить фильтр.

Применение фильтра «поле Фильтр»

Чтобы отобрать записи, содержащие информацию о том какие книги выдавались по билету №1 читателю Иванову, щелкните правой кнопкой мыши в любой записи поля Номер билета, а затем укажите 1 в поле Фильтр для в контекстном меню и нажмите клавишу Enter.

В поле Фильтр для можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

Отмените фильтрацию и закройте таблицу Журнал.

Внимание! Чтобы защитить выполненную работу на «отлично», необходимо самостоятельно создать и сохранить фильтр, производящий отбор записей, содержащих информацию о паспортах, выданных после 01.01.03 г.

Контрольные вопросы

1. По какому полю Access упорядочивает информацию по умолчанию?

2. Опишите технологию сортировки данных по значению одного и нескольких полей.

3. Перечислите виды фильтров, объясните особенности их применения.

4. Как сохранить: созданный фильтр, новый порядок сортировки?