3. Организационное планирование.

Процесс планирования - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Иными словами, что мы хотим достигнуть и каким способом.

Формирование целей организации начинается с установления ее общей миссии.

Миссия – это предназначение, основная причина существования организации. Миссия формируется высшим руководством. Ключевой вопрос миссии: каково предназначение организации, и в чем ее особенность по сравнению с другими, выполняющими похожие задачи.

Содержание миссии обычно включает:

-описание результатов деятельности, предлагаемых организацией.

- определение основных потребителей, клиентов, пользователей

- философию: выражает базовые взгляды и ценности организации

-внешний облик фирмы, ее имидж, подчеркивающий экономическую и социальную ответственность компании перед партнерами, потребителями, обществом в целом.

Все выше перечисленное носит рекомендательный характер, исходящий из практики, нет строгих научных требований к содержанию миссии.

Понятие миссии рассматривается в широком и узком смысле. В широком понимании – это философия организации ее предназначение, обычно применяется для внутреннего пользования. В узком смысле – это брендовый слоган, 1-2 предложения, направленный на формирование имиджа организации в обществе.

Для чего же формулируется миссия?

Во-первых, миссия дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, какие средства готова использовать в своей деятельности, какова ее философия.

Во-вторых, миссия способствует формированию единения внутри организации. Это проявляется в следующем:

•    миссия делает ясным для сотрудников предназначение организации, ориентируя их действия в одном направлении;

•    миссия способствует тому, что сотрудники могут легче устанавливать идентификацию себя с организацией;

•    миссия способствует установлению определенного климата в организации, так как через нее до людей доносится философия организации, ценности и принципы, которые лежат в основе построения и осуществления деятельности организации.

В-третьих, миссия создает возможность более действенного управления организацией в силу того, что она:

•   является базой для установления целей организации, обеспечивает непротиворечивость набора целей, а также помогает выработке стратегии организации, устанавливая направленность и допустимые границы ее функционирования;

•   обеспечивает стандарты для распределения ресурсов организации и создает базу для оценки использования ресурсов в процессе функционирования организации;

•   расширяет для работника смысл и содержание его деятельности и тем самым позволяет применять более широкий набор приемов мотивирования.

Видение организации – это описание того состояния, которое она хочет достигнуть к определенному времени. Это формулировка того образа, который должен возникнуть, когда организация достигнет свой миссии.

Видение объясняет и демонстрирует всем сотрудникам и общественности: что представляет собой организация, какой она должна стать и к чему она стремится.

Видение организации

– это описание того состояния, которое она хочет достигнуть к определенному времени. Это формулировка того образа, который должен возникнуть, когда организация достигнет свой миссии.

Видение объясняет и демонстрирует всем сотрудникам и общественности:

что представляет собой организация;

какой она должна стать и к чему она стремится

В качестве примера - несколько формулировок миссии и видения успешных компаний.

Миссия Intel - сохранение за собой роли ключевого поставщика в Internet-экономике и содействие любым усилиям по повышению эффективности Internet. Сегодня главное в компьютерах - это Internet. Мы расширяем возможности ПК и Internet.

Видение Intel - миллиарды компьютеров с подключением к Internet, миллионы серверов, триллионы долларов прибыли от электронной коммерции.²

Текст миссии компании Starbucks

Утвердить Starbucks на позициях основного мирового поставщика высококачественного кофе, сохраняя по мере роста и развития приверженность нашим бескомпромиссным принципам. Изложенные ниже шесть основополагающих и руководящих принципов помогают нам взвешивать адекватность принимаемых решений:

· Обеспечивать превосходную рабочую атмосферу и относиться друг к другу с уважением и достоинством.

· Позитивно воспринимать разнообразие, которое является составной частью нашего бизнеса

· Применять высочайшие и самые совершенные стандарты при закупке, обжарке и подаче посетителям свежего кофе

· Работать с энтузиазмом, доставляя удовольствие посетителям

· Оказывать помощь и поддержку нашим местным общинам и вносить свой вклад в защиту окружающей среды

· Понимать и признавать, что прибыльность лежит в основе нашего будущего процветания. ³

Философия Canon строится на принципе Kyosei, что в переводе с японского означает "жить и работать вместе во имя общего благо". Он формирует наши цели и ценности, наш стиль общения и способ ведения бизнеса.

Microsoft Corporation — производство программного обеспечения

Многие годы деятельность Microsoft определялась стратегическим видением: "Компьютер в каждом доме, на каждом рабочем столе, плюс первоклассное программное обеспечение". Однако появление Internet и широкое распространение электронных устройств, отличных от ПК, например карманных калькуляторов и приставок к телевизорам, заставили Microsoft в 1999 году расширить видение следующим образом: "Обеспечивать новые возможности в любое время, в любом месте, на любом устройстве с помощью первоклассного программного обеспечения"⁴.

А 11 июля 2014 года генеральный директор Microsoft Сатья Наделла обратился с письмом к сотрудникам корпорации, в котором рассказал о новой стратегии. Глава крупнейшего в мире производителя ПО уверен, что будущее Microsoft — за интеллектуальными «облачными» и мобильными технологиями.

Наделла уверен, что у Microsoft получится избавиться от имиджа медлительной, забюрократизированной, «старорежимной» корпорации, которая просто не успевает развиваться так же быстро, как это делают конкуренты. «Мы модернизируем процессы разработки так, чтобы они были буквально одержимы нуждами потребителя, базировались на данных, ориентированы на скорость и сфокусированы на качестве",— пишет генеральный директор.⁵

Миссия задает общие ориентиры и направления деятельности организации. Конкретные результаты, которые она хочет достичь, фиксируется в виде его целей.

Цель – конечный желаемый результат возможного и необходимого состояния управляемой системы.

Классификация целей.

По содержанию

Экономические (размер прибыли, дивидендов, уровень расходов), технические (развитие техники и технологии), социальные, научные, организационные, политические, экологические и т.д.

По периоду установления

Стратегические, на длительный период (от 1 года до 10 лет). Длительность периода зависит от состояния внешней среды организации. Чем она подвижнее, тем меньше период.

Тактические цели. Вытекают из стратегических, охватывают период от 1 года до 3-5 лет.

Оперативные цели. Это конкретные задачи, которые должны быть выполнены за 1 год, пол года, месяц, день.

Например, у студента вуза стратегическая цель получить диплом бакалавра – 4 года. Тактические цели – регулярно сдавать экзамены и зачеты – каждые пол года. Оперативные цели - посещать лекционные и семинарские занятия, защищать курсовые работы, делать отчеты по практике.

По измеримости - количественные и качественные.

По повторяемости – постоянно решаемые, повторяющиеся, разовые. Если цель повторяется, то на ее решение можно выделить больше средств, что окупится при аналогичной ситуации в дальнейшем. Это заставляет искать общие алгоритмы достижения в различных целях, что в итоге уменьшит затраты.

Например, в работе вуза каждый год стоит цель о наборе новых студентов. Ситуация может изменяться в связи с постановлениями правительства, международной обстановкой, способов проведения вступительных экзаменов (если в этом есть необходимость) и т.д. Однако общее направление – привлечь студентов в вуз, сделать его привлекательным, престижным. И вот здесь можно затратить сразу много средств на хороший каталог и его распространение, телевизионную рекламу, профориентационную работу по школам, презентации, налаживание контактов с другими городами и т.д. Хорошо проведенная кампания в один год оставляет контакты для дальнейшего сотрудничества.

Может изменяться характер беседы с абитуриентами, в связи с меняющимися условиями корректироваться ее содержание, формы проведения. Однако общая цель повторяется из года в год – сделать набор.

По иерархии предприятия. Цели всего предприятия, цели отдельных подразделений (проектов), личные цели работников.

И так, перед каждым работником, перед каждым подразделением и организацией в целом ставится множество различных целей. Для их реализации используют дерево целей.

Дерево целей – графическая модель, отображающая структуру сложной проблемы, в которой наглядно выделяются иерархия целей, разбивка задач по уровням решения. Расчленить стратегическую цель на подцели - значит построить "дерево целей". Для достижения определенной сложной цели строится свое дерево целей.

Стратегическая цель сама по себе никогда не может быть достигнута, поэтому ее следует представлять в виде системы подцелей, т. е. промежуточных целей, более ближних и краткосрочных целей.

Стратегические цели всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный интервал достижения. Краткосрочные цели выступают своего рода средствами для достижения стратегических целей. Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются их конкретизацией и детализацией, подчинены им. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных стратегических целей.

Следовательно, следующим шагом после определения стратегической цели учреждения, будет определение условий или вех ее достижения. Блоки условий одновременно могут быть и системой подцелей, поскольку их выполнение и будет обуславливать достижение главной (стратегической) цели. Расчленить стратегическую цель на подцели - значит построить "дерево целей".

.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР.⁶

Например, реализовать стратегическую цель "Повышение процента выпускников, трудоустроившихся по полученной профессии". В целом, можно выделить внутренние и внешние условия выполнения учреждением профессионального образования достижения данной стратегической цели. Внутренние условия определяются факторами, зависящими от самого учреждения. Внешние условия зависят от факторов окружающей среды

Внутренние условия в данном примере

• приведение содержания образования в соответствие с потребностями работодателей;

• обеспечение высокого уровня подготовки кадров.

Внешние

• развитие системы социального партнерства и т. Д

На основе выше изложенного строим первый уровень дерева целей

В свою очередь, привести содержание образования в соответствие с потребностями работодателей можно будет при условии:

• введения подготовки по новым профессиям, востребованным рынком труда;

• за счет пересмотра получаемых квалификаций в уже имеющихся профессиях, например, в профессии слесарь учреждение присваивало квалификацию по профессиям слесарь-инструментальщик и слесарь-ремонтник, а работодателям больше нужны слесари механосборочных работ;

• введения регионального компонента с учетом требований работодателей или специфики региона;

• уточнения содержания практических работ в соответствии со спецификой предприятия;

• другие.

Продолжаем выстраивать второй уровень дерева целей

Схема "дерева целей" допускает любую степень детализации подцелей, вплоть до превращения их в отдельные конкретные мероприятия.

Например, мы можем выделить следующие подцели в цели «введение подготовки по новым профессиям», а именно: приглашение соответствующих преподавателей, создание дополнительных лабораторий, определение новых баз практики и т.д.

Существуют правила построения "дерева целей":

• генеральная цель не складывается из частных, более конкретных целей. Она формулируется администрацией учреждения, а затем "распадается" на более частные цели;

• ни одна цель высшего уровня не достигается сама по себе, а лишь посредством достижения подцелей, на которые она распадается;

• нижние цели выводятся из верхних;

• расчленение генеральной цели прекращается по достижении элементарного (мероприятийного) уровня "дерева целей";

• если стратегическая цель достаточно сложна, то она распадается на целый ряд уровней целей, причем, чем ниже уровень, тем конкретнее цель;

• каждый последующий (нижестоящий) уровень разбивает цели предыдущего уровня на более простые и конкретные задачи до тех пор, пока подход к решению сложной проблемы не будет понятен

• при переходе на нижние уровни системы целей повышается не только их конкретность, но и количественная определенность целевых нормативов и показателей.

Контрольные вопросы.

1. Миссия и видение организации. Правила формирования.

2. Внимательно прочитайте приведенные в тексте примеры миссий и видений организаций, проведите свой анализ их соответствия.

3. Посмотрите миссию своего вуза. Предложите свои варианты. Сформулируйте слоганы, наиболее актуальные на сегодняшний день.

4. Правильно ли утверждение. Можно сформировать единую миссию для организаций, занимающимся одним видом деятельности. Например, для всех вузов Москвы. Ответ обоснуйте.

5. Практические задания. Работа в командах по 4-6 человек.

Создать свою организацию, сформулировать ее миссию и видение. Миссию сформулировать в двух вариантах – расширенном и в виде слоганов.

Построить дерево целей для достижения определенной стратегической задачи вашей организации.

Методические рекомендации для выполнения практических заданий.

Прочитайте как можно больше миссий уже существующих организаций, используя информацию в открытом доступе, официальные сайты.