43

Содержание

Ведение………………………………………………………………………………3

1. Роль коммуникации и информации в управлении………................................5

   1. Понятие коммуникации………………………………………………………..5

   2. Виды, типы коммуникации и ее роль в управлении………………………..10

   3. Понятие информации и ее роль в управлении………………………………17

2. Методы исследования эффективности коммуникации в ОАО «Разрез Каа-Хемский»……………………………………………………………………….25

   1. Общая характеристика и организационная структура ОАО «Разрез Каа-Хемский»……………………………………………………………………….25

   2. Система коммуникаций на примере ОАО «Разрез Каа-Хемский»………....29

Заключение…………………………………………………………………………..37

Библиографический список…………………………………………………………39

Приложение 1………………………………………………………………………...40

Приложение 2………………………………………………………………………...

Введение

Тема курсовой работы весьма актуальна. Без преувеличения, коммуникацию можно считать необходимым и всеобщим условием жизнедеятельности человека и одной из фундаментальных основ существования общества.

Обмен информацией может осуществляться при помощи речи, жеста, приборов или в письменной форме. Коммуникации занимают значительную часть времени руководителя, по некоторым оценкам от 50 до 90%. И эти цифры вполне оправданны, так как, выполняя свои роли (межличностные, информационные, связанные с принятием решений) менеджер осуществляет процесс обмена информацией с сотрудниками организации, а также с лицами из внешнего окружения. Кроме того, выполнение управленческих функций планирования, организации, мотивации и контроля также требует от руководства интенсивного обмена информацией с подчиненными, вышестоящими руководством, сотрудниками других подразделений. Следовательно, можно сделать вывод, что от того насколько эффективен процесс коммуникаций зависит согласованность действий сотрудников организации, результативность их работы, а в конечном счете успех организации. Каждый из нас является участником коммуникационного процесса и сталкивается с ситуациями, когда эффективный информационный обмен оказывается затруднен. Однако, трудности в общении отдельных личностей имеют не столь глобальные последствия по сравнению с последствиями неэффективных коммуникаций в управлении организацией.

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди на смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Целью работы является исследование роли коммуникации и информации в управлении.

Для достижения поставленной цели были необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть понятие коммуникации;

- охарактеризовать виды и типы коммуникации;

- раскрыть понятие информации;

- показать роль коммуникации и информации в управлении на примере ОАО «Разрез Каа-Хемский».

Объектом исследования является коммуникационные процессы на ОАО «Разрез Каа-Хемский».

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из теоретической и практической глав, заключения, библиографического списка и приложения. В первой главе раскрывается понятие коммуникации и информации. Перечисляются и характеризуются все виды коммуникаций и информации. А так же разрывается роль коммуникации и информации в управлении. Во второй главе описывается общая характеристика ОАО «Разрез Каа-Хемский». Раскрывается его структура управления. Исследуется эффективность коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский». Делаются выводы и предлагаются пути решения проблем ОАО «Разрез Каа-Хемский». Источниками информации для написания работы по теме «Роль коммуникации и информации в управлении» служили: базовая учебная литература и электронные ресурсы.

1. Роль коммуникации и информации в управлении

1.1 Понятие коммуникации

Коммуникация - процесс обмена мыслями, фактами, идеями или эмоциями между двумя или более людьми, который ведет к достижению и взаимопониманию. Этот процесс может осуществляться между структурными подразделениями организации и организацией и внешней средой.¹

Подход к коммуникации принято разделять на две парадигмы: механистическую и деятельностную. Под парадигмой здесь подразумевается система близких взглядов ряда ученых, совпадающих по своим основополагающим принципам.²

В механистической парадигме под коммуникацией понимается однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения. В деятельностном подходе коммуникация понимается как совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними. Существенные различия двух подходов. Для механистического подхода характерно рассмотрение человека как механизма, действия которого могут быть описаны определенными конечными правилами, контекст внешней среды коммуникации здесь рассматривается как шум, помеха. Для другого подхода характерны процессуальность, континуальность, контекстуальность. В целом, последний подход более близок к реальности жизни и более гуманистичен. В то же время, для некоторых прикладных применений теории коммуникации не вредно пользоваться механистическими метафорами (обмен информацией), не забывая при этом об условности этого термина.

Зачем люди вступают в коммуникацию? Вне зависимости от средств и каналов коммуникации, мы передаем сообщения для того, чтобы предупредить других людей (дорожные знаки или крик), информировать других людей (телетекст или пресс-релиз), объяснить что-либо (учебник или план эксперимента), развлечь (анекдот или художественный фильм), описать что-либо (документальный фильм или устный рассказ), убедить кого-либо (плакат, призывающий: Храните деньги в сберегательной кассе!). Существуют следующие виды коммуникаций:

- вызов состояния;

- принятие решения;

- изменение;

- действие;

- получение информации.

Вызов состояния. Это может быть состояние согласия, или мотивированности, или раппорт. Кстати, в некоторых случаях достижение состояния раппорта как раз и служит единственной целью общения.

Принятие Решения. Принятие решения всё-таки не состояние, а переход. Был выбор – теперь выбор сделан. После этого обычно с человеком что-либо сделать очень трудно. И принятие решения для большинства случаев «деловой» коммуникации. Подписание договоров, продажи – это всё принятия решений.

Изменение. Иногда вам нужно в результате общения изменить состояние или мнение человека. Это одна из основных целей в терапии, но и весьма часть встречающаяся промежуточная задача при переговорах или продажах.

Действие. Иногда вам нужно чтобы просто человек что-то сделал. Открыл окно, подал вам пальто и так далее.

Получение Информации. Получение информации требует особенно осторожного подход. Если вам нужно узнать у человека его имя и фамилию, это не вызов состояния и не принятие решения.

Важное значение имеет понятие коммуникационного процесса. Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Существует четыре этапа коммуникаций. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Существует так же такие понятия как обратная связь и шум. Обратная связь - это реакция на то, что услышано, прочитано или увидено;

информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум.