8.3. Должностные инструкции.

Должностная инструкция - документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора.

Структуру должностной инструкции определяют ее разработчики (как правило - специалисты отдела кадров или отдела организации и оплаты труда). Разработчики инструкций составляют должностные инструкции, позволяющие оптимально организовать труд служащих. Важно обратить внимание, что должностные инструкции разрабатываются только для служащих, а не для рабочих. Для рабочих профессий предназначены производственные (по профессии) инструкции.

Раздел «Общие положения». В указанном разделе традиционно приводятся следующие положения:

1. Реквизиты локального нормативного акта, в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Таковым может быть общий локальный нормативный акт, устанавливающий принципы организации труда и управления персоналом. Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций может также конкретизироваться в разных локальных актах, например, положениях о соответствующих структурных подразделениях.

2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности, а также квалификационно-профессиональные требования к кандидату на должность. Последние определяются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей, утвержденными в составе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37, а также отраслевых сборников тарифно-квалификационных характеристик должностей. Порядок назначения на должности и освобождения от должности может быть простым - через издание соответствующего приказа (распоряжения), или сложным - предусматривающим особые правила отбора кандидата на должность (избрания, конкурса, представления соответствующего должностного лица, пр.).

3. Основные нормативные акты, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих должностных обязанностей. В числе таковых следует указать основные акты профильной для выполняемой работником функции отрасли законодательства (например, финансового - для специалиста финансового отдела, трудового - для специалиста отдела кадров, пр.), а также соответствующие локальные нормативные акты (положение о подразделении, в штат которого входит работник, пр.).

4. Требования к профессиональным знаниям работника. Пункт должностной инструкции, определяющий требования к профессиональным знаниям служащего, разрабатывается на основе раздела «Должен знать» соответствующей квалификационной характеристики должности.

5. Другие положения. В раздел могут быть включены другие положения, конкретизирующие и уточняющие статус служащего и условия его деятельности.

Раздел «Место в структуре организации. Подчинение». В разделе приводятся положения, закрепляющие:

1. В штат какого структурного подразделения входит работник, занимающий данную должность;

2. В состав каких коллегиальных органов включается работник, занимающий данную должность (например, юрист, как правило, включается в состав комиссии по рассмотрению дисциплинарных проступков, специалист по кадрам - в состав аттестационной комиссии и т. д.);

3. Кому (наименования должностей) непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность.

В этот раздел должностной инструкции могут быть включены иные требования, конкретизирующие и уточняющие место должности в структуре организации.

Раздел «Функции». В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. При его разработке используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник.

Раздел «Должностные обязанности». Под должностными обязанностями понимаются конкретные действия, выполняемые служащим для достижения поставленных перед организацией и структурным подразделением, в штат которого он входит, целей и задач.

Для определения должностных обязанностей служащих используется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики соответствующей должности, утвержденной на нормативно-правовом уровне (в составе вышеупомянутого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, сборников тарифно-квалификационных характеристик должностей отдельных отраслей экономической деятельности). При разработке конкретных должностных инструкций обязанности, предусмотренные указанными характеристиками, дополняются и уточняются. Дополнение необходимо потому, что в большинстве характеристик перечислены основные, наиболее типичные обязанности для каждой должности, а при разработке должностных инструкций необходимо учитывать профиль и специализацию конкретной организации, особенности производства, труда и управления.

Раздел «Права». В должностной инструкции перечисляются функциональные права служащего, то есть те права, реализуя которые он может обеспечить полное и своевременное исполнение своих должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность». В данном разделе определяется ответственность служащего за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за неисполнение или нарушение требований законодательства.

Чаще всего данный раздел конструируется по принципу позитивной ответственности - например, с использованием формулировок «Специалист по кадрам отвечает за оформление и представление отчетности по кадровым операциям» и т. д. Такая конструкция раздела «Ответственность» по сути, повторяет раздел «Должностные обязанности», поскольку в иных выражениях, но все же воспроизводит должностные обязанности, перегружая должностную инструкцию по смыслу. Более эффективным представляется конструирование раздела «Ответственность» по принципу ретроспективной (негативной) ответственности, который позволяет поставить работника в известность о том, к какой юридической ответственности он может быть привлечен за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, а также совершение в процессе своей деятельности правонарушений и преступлений.

Иные разделы должностной инструкции. В должностную инструкцию можно включать и иные (помимо рассмотренных выше) разделы, например «Взаимодействие» («Служебные связи»), «Оценка работы» («Критерии оценки») и другие.

Ссылка на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми разработаны должностные инструкции. Практика свидетельствует, что наиболее бесконфликтно работниками воспринимаются должностные инструкции, в которых присутствует ссылка на нормативный правовой документ, на основании которого установлены должностные обязанности и требования к его интеллектуальному багажу. Если должностная инструкция разрабатывалась на основе квалификационной характеристики, утвержденной в составе вышеупомянутого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих или иного квалификационного справочника, сборника тарифно-квалификационных характеристик, то в должностной инструкции целесообразно привести реквизиты акта Минтруда России (Минздравсоцразвития России), которым утверждена квалификационная характеристика. Если должностная инструкция разрабатывается исключительно на основе общей матрицы распределения обязанностей в организации, ссылка на нормативный правовой акт не дается.

Поскольку должностная инструкция конкретизирует трудовую функцию, выполняемую работником в соответствии с трудовым договором, то работник должен быть ознакомлен с ней под расписку.