9.2. Реквизиты документов

Реквизиты – это показатели документа, характеризующие совершившуюся операцию.

Каждый документ содержит:

• обязательные реквизиты;

• специфические реквизиты.

Обязательные реквизиты имеют место в любом документе, без них документ считается недействительным.

К числу обязательных реквизитов относится:

1. наименование предприятия;

2. название документа, его № и дата;

3. краткое содержание хозяйственной операции;

4. денежное выражение хозяйственной операции;

5. подписи ответственных лиц.

На ряду с обязательными реквизитами, документ может содержать специфические реквизиты:

1. В документах на заработную плату:

- норма выработки

- сдельный расценок

- табельный номер

- количество отработанных часов

2. В документах на материалы:

- номинальный номер

- единицу измерения

- номер склада

- количество

9.3. Требования, предъявляемые к составлению документов

Так как от качества составления документов зависит дальнейшая учетная информация, то при составлении документов необходимо соблюдать ряд требований:

1. документ должен быть выполнен от руки или с использование средств вычислительной техники;

2. дата в документах пишется:

- число (две цифры)

- месяц (словом или двухзначной цифрой);

Все реквизиты в документе должны быть заполнены. Если нет данных для заполнения – ставится прочерк.

3. документы должны заполняться своевременно, т.е. в момент совершения хозяйственной операции;

4. документы должны заполняться чисто, аккуратно, без помарок;

5. в денежных и расчетных документах сумма обязательно пишется прописью;

6. наличие подписей на документах обязательно (в денежных документах – подписи руководителя и главного бухгалтера).

9.4. Исправление ошибок в документах

При проведении проверки на предприятии нередко выявляются случаи допуска ошибок в документах. Ошибка, по мере ее обнаружения, должна быть исправлена. Существует один способ исправления ошибок в документах – корректурный. Сущность его состоит в том, что неверная цифра (информация) аккуратно зачеркивается, так чтобы ее можно было прочесть, а рядом с ней производится нужная запись. Исправленная ошибка удостоверяется подписью лица, который эту ошибку исправил.

В целом ряде документов исправления вообще не допускается, это относится к денежным документам – чеки, кассовые ордера, банковские документы и т.д.

9.5. Обработка документов

Где бы ни составлялся документ, он обязательно поступает в бухгалтерию. При этом в бухгалтерию поступают не только внутренние, но и внешние документы. Обработка документов начинается с проверки.

Проверка бывает трех видов:

• формальная – проверяется правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, четкость цифровых показателей;

• арифметическая – проверяется правильность цифровых расчетов;

• по существу – документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности операции.

Если при проверке обнаружены ошибки, документ возвращается для дооформления или переоформления.

Правильно составленные документы принимаются под расписку. Далее документы подвергаются дальнейшей обработке, которая заключается в таксировке. Это значит, что на целом ряде документов имеются количественные данные, в них проставляется цена и определяется сумма.

Протаксированные документы подвергаются группировке. Группируются документы по различным признакам:

1. по видам документов:

а) приходные;

б) расходные.

При этом приходные документы группируются по источникам поступления, расходные документы – по направлениям и затратам.

Результаты группировки оформляются в специальной ведомости. Последний этап обработки – проставление корреспонденции счетов. Обработанные документы подлежат дальнейшей разноске в бухгалтерские регистры.

10. Учетные регистры.

10.1. Понятие учетных регистров и из классификация;

10.2. Требования, предъявляемые к заполнению учетных регистров;

10.3. Исправление ошибок в учетных регистрах.