9.1. Значение документов и их классификация

Особенностью бухгалтерского учета является его строгая документальность, т.е. каждая операция должна быть подтверждена и оформлена документом. Бухгалтерские документы являются одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляют собой совокупность носителей первичной информации, используемых в бухгалтерском учете для отражения всех хозяйственных операций и контроля за этими операциями.

Документы играют важную роль в организации учета. Документация – это первая, начальная стадия учета, при этом документы называют – первичным учетом.

Документы выполняют контрольные функции, это выражается в том, что только по документам можно установить законность, целесообразность и правильность совершенной операции. Именно из документов можно установить виновное лицо в нарушении государственных законов и финансовой дисциплины. Документы используются при ревизиях, контрольных проверках, при анализе хозяйственной деятельности. Документы позволяют осуществлять не только последующий контроль за совершением операции, но и предварительный контроль. Уже в момент выписки документа руководитель может контролировать законность и правильность совершения операции.

В бухгалтерию может поступать самое разнообразное количество документации по движению материалов, по движению ОС, по заработной плате, по производству продукции и т.д. Вся эта масса документов классифицируется на группы по определенным признакам:

1. По назначению:

   • распорядительно-оправдательные;

   • документы бухгалтерского оформления.

Основная масса документов относится к первой группе. Документы этой группы составляются до совершения операции, и в момент их составления выполняют роль – распоряжение, а после того, как операция совершилась и подтвердилась подписями ответственных лиц, документ приобретает силу – оправдание.

Пример: наряд на сдельную работу, приходный кассовый ордер (ПКО).

Однако некоторые документы выполняют только одну из названных функций, или распорядительную, или оправдательную.

Пример: доверенность – распорядительная функция,

приходный ордер склада – оправдательная функция.

Документы бухгалтерского оформления составляются только в бухгалтерии. Их цель – облегчить учетные записи, упростить работу бухгалтера.

Пример: листок-расшифровка.

2. По объему содержания:

• первичные;

• сводные.

Первичный документ составляются в момент совершения операции, он дает первый сигнал о том, что операция совершилась.

Пример: приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО).

Первичные документы составляются по месту совершения операции (в цехах, на складах).

Сводные документы обобщают операции, отраженные в первичных документах и составляются на основании существующих первичных документов.

Пример: авансовый отчет.

3. По способу составления:

• разовые;

• накопительные.

Разовый документ оформляет только одну операцию и после ее совершения поступает в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

Пример: требование на отпуск материалов.

Накопительные документы охватывают несколько однородных операций.

Пример: лемитно-заборная карта.

4. По способу заполнения:

• составленные вручную;

• составленные на машинах.

В настоящее время предается большое значение сокращению числа документов и упрощению их формы.

Формы бухгалтерских документов:

1) типовые – применяются в обязательном порядке для регистрации операций в различных отраслях;

2) специализированные – применяются дл отдельных видов или отраслей хозяйства.

Сокращение и упрощение документации достигается путем ее унификации и стандартизации.

Унификация документов – это установление единых типов форм документов.

Стандартизация документов – это установление стандартных, т.е. строго определенных размеров бланков документов, изготовленных в типографии.