5.1 Способи створення звіту

За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля. Для створення звітів на вкладці Основне є група Звіти (рис. 5.1).

Рис. 5.1

5.1.1 Створення звіту за допомогою засобу Звіт

Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.

1. В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

2. На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.

Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.

Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.

Скориставшись функцією Звіт на вкладці Створити у групі Звіти, можна швидко створити звіт на основі однієї таблиці або запиту у вигляді простого списку, а потім вносити до нього деякі зміни. Автозвіт можна створювати і для того, щоб швидко прикинути, якого вигляду звіт насправді потрібно використовувати.

Створимо простий звіт на основі таблиці Учні.

Виділимо таблицю Учні в області переходів і виберемо команду Звіт на вкладці Основне у групі Звіти (рис.5.1).

Рис. 5.2

У нас з'явитися звіт, який містить заголовок, емблему та дату створення (рис.5.2). У конструкторі звітів ми можемо трішки змінити його зовнішній вигляд: вибрати інший шрифт. Такі звіти створюються швидко, але не демонструють всіх можливостей Access по створенню дійсно корисних об'єктів БД.

5.1.2 Створення звіту за допомогою майстра

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.

Майстер дозволяє створювати звіти на основі декількох таблиць або запитів, вибирати вигляд звіту, застосовувати групування даних і проводити статистичні обчислення. Він поміщає вибрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.

Спершу створимо звіт по одній таблиці Клас, але з групуванням по класах, сортуванням по прізвищах, потім додамо в звіт красивий фон і заголовок.

Перейдемо на вкладку Створити виберемо команду Майстер звітів у групі Звіти. У вікні, що з'явилося, в списку Таблиці і запити виберемо таблицю Учні, перенесемо всі поля окрім №_учня у віконце Вибрані поля і натискуватимемо Далі. З'явитися вікно (рис. 5.3). У нім Access швидше за все сам визначить, групування за яким полем проводити і вибере поле Клас, оскільки значення саме цього поля повторюється в таблиці, і записи, в яких одне і те саме значення в цьому полі можна об'єднати в групи, тобто згрупувати. Якщо нас не влаштує запропонований варіант, то ми можемо з допомогою кнопок ( ) і ( ) змінити поле для групування. Натискуємо Далі.

У наступному (рис. 5.4) вибираємо сортування за зростанням для поля вікні Прізвище. Натискуємо Далі.

Рис. 5.3 Рис. 5.4

У наступному вікні Майстра звітів вибираємо вигляд макету. Для даного конкретного звіту краще всього підходить ступінчастий макет (рис. 5.5). Натискуємо Далі.

У вікні рис. 5.6 вибираємо стиль звіту, натискуємо Далі і вводимо ім'я звіту «Учні».

Рис. 5.5 Рис. 5.6

На екрані у нас з'явитися звіт вже гарніший, ніж створений за допомогою Звіта (рис. 5.7). Але відразу видно, що якщо ми станемо збільшувати шрифт, то інформація не поміститься по ширині аркуша, в той час, як внизу аркуша багато вільного місця. Змінимо орієнтацію тексту на сторінці. Це робиться таким чином: Кнопка «Офіс»  Друк і на вкладці Попередній перегляд обираємо елемент Альбомна у групі Макет сторінки (рис. 5.8).

Рис. 5.7 Рис. 5.8

Тепер перейдемо в режим конструктора і оформимо наш звіт. Спочатку розтягнемо на декілька клітинок вліво область звіту. Потім помістимо картинку як фон. Це робиться так само, як і для форми:

1. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя вибираємо Аркуш властивостей (рис.5.9)

2. У текстовому полі Аркуша властивостей обираємо тип вибору: Звіт, якщо цього не зробила програма автоматично (рис. 5.10).

3. Зліва біля властивості Рисунок натискуємо на кнопку з трьома крапками (рис.5.10).

4. Вибираємо відповідний малюнок для фону у себе на комп'ютері.

5. У тому ж вікні Аркуша властивостей для властивостей Розташування зображень поруч, Вирівнювання зображення, або Режим змінення розміру зображення вибираємо значення, яке нас більше влаштовує. Якщо для Режиму змінення розміру зображення обрати Розтягнути, то малюнок точно впишеться по розмірах звіту.

Рис. 5.9

Рис. 5.10

Підберемо відповідний колір для тексту звіту, зробимо більше шрифт і у нас вийде такий симпатичний звіт (рис.5.11)

Рис. 5.11