Планирование рабочего дня

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам. Можно для этих целей использовать Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. В состав этой информационной системы, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот. При планировании работ корпоративный секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 до 12. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 16 часов. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Рабочий день корпоративного секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать. Но одними из главных правил являются:

- постепенное вхождение в работу;

- ритмичность труда;

- обязательное чередование труда и отдыха;

- смена видов деятельности;

- согласованность действий корпоративного секретаря и руководителя;

- обязательное планирование выполняемых работ.

Этикет

Деловой этикет в работе секретаря имеет первостепенное значение. Нежелательные или слишком назойливые посетители мешают работать, и именно секретарь призван избавить от контакта с ними своего начальника. Здесь потребуется умение делать это тактично, в вежливой форме, но категорически. Посетители бывают разными, иногда ведут себя неадекватно, но от секретаря требуется вежливое, ровное общение со всеми. Ни в коем случае нельзя вызывать конфликт. 

От секретаря требуется умение вести разговоры по телефону. Не зависимо от собственного настроения и личного отношения к находящемуся на противоположном конце провода, разговаривать нужно вежливо, без эмоций. Передаваемая информация должна быть по существу: краткой и полной. Ответ на звонок начинается с названия организации или должности лица, под чьим руководством он работает. Ежедневная текущая работа должна планироваться с начала рабочего дня. Лучше делать записи о предстоящих делах, выделять то, что является главным, не терпящем отлагательств. Чтобы не вести долгие поиски нужных документов, должны быть заведены специальные папки, для их хранения.

Секретарь-женщина на своем рабочем месте не должна выглядеть вызывающе, так как она представляет организацию. Противопоказана яркая косметика, много украшений. Одежда допускается элегантная и модная, но в деловом стиле.

Корпоративная культура

Корпоративная культура – это совокупность господствующих в организации ценностных представлений, норм и образцов поведения, определяющих смысл и модель деятельности сотрудников независимо от их должностного положения и функциональных обязанностей.

Корпоративная культура включает в себя целый ряд компонентов:

- представление о миссии организации, ее роли в обществе, основных целях и задачах деятельности;

- ценностные установки (понятия о допустимом и недопустимом), сквозь призму которых оцениваются все действия сотрудников;

- модели поведения (варианты реагирования) в различных ситуациях (как обыденных, так и нестандартных);

- стиль руководства организацией (делегирование полномочий, принятие важных решений, обратная связь и пр.);

- нормы делового общения между членами коллектива и с клиентами;

- пути разрешения конфликтов (внутренних и внешних);

- принятые в организации традиции и обычаи (например, поздравление сотрудников с днем рождения, совместные выезды на природу и т. д.);

При этом данные компоненты должны приниматься и поддерживаться всеми членами коллектива (или подавляющим их большинством).

Некоторые руководители рассматривают корпоративную культуру как мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения организации и отдельных лиц на общие цели, мобилизовать инициативу сотрудников, обеспечивать лояльность и облегчать общение.