ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 «Компьютерные технологии обработки таблиц. Автоматизация процессов обработки данных»
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Автоматизация процессов обработки данных с использованием функций поиска данных в таблице.
Освоение основных приемов работы в Excel.
2. ПЛАН ЗАНЯТИЯ
Поиск информации в таблице.
Решение задач с использованием функций Excel.
3. СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
3.1 Функции поиска информации в таблице
В EXCEL представлены функции поиска информации в таблицах.
Функция ИНДЕКС(таблица; №строки; №столбца) возвращает значение ячейки с заданными в виде аргументов номером строки и номером столбца таблицы.
Функция ПОИСКПОЗ(искомое значение; диапазон; тип) в зависимости от типа, принимающего значение 0 или 1, возвращает соответственно номер ячейки в диапазоне, содержащей искомое значение , или, когда числовое искомое значение не встречается в диапазоне, номер ячейки, содержащей наибольшее значение, не превышающее искомое. Во втором случае значения ячеек указанного диапазона должны быть упорядочены. Позиция определяется как номер строки или номер столбца в зависимости от задания в качестве диапазона вектора столбца или вектора строки.
Часто функция ПОИСКПОЗ используется в качестве аргумента функции ИНДЕКС.
В качестве примера рассмотрим задачу поиска стоимости искомой юридической услуги в таблице 1, представленной ниже.
Таблица 1
A B C D Е
Наименование услуги |
Стоимость, руб. |
Стоимость, усл. ед. |
|
|
Оформление доверенности |
2100,5 |
. . . |
Искомая услуга |
Консультация |
Оформление завещания |
4700,8 |
|
Стоимость, руб. |
ü |
Консультация |
1200,2 |
400 |
|
|
. . . . |
|
|
|
|
Оформление дарственной |
4005,4 |
|
|
|
Так как название искомой услуги может меняться, выделим для нее ячейку Е2. Стоимость услуг представлена в столбцах с номерами 2 и 3 (столбцы В и С).
В функции ИНДЕКС в качестве первого аргумента указывается диапазон ячеек всей таблицы (А1:С150).
В качестве второго аргумента должен быть указан номер строки с названием искомой услуги. Для его определения используем функцию ПОИСКПОЗ. В качестве диапазона для поиска (второго аргумента) укажем ячейки первого столбца А2:А150, а в качестве первого аргумента - адрес ячейки Е2 с названием искомой услуги. Функция ПОИСКПОЗ возвращает номер строки, содержащей название искомой услуги, который и используется в функции ИНДЕКС для определения стоимости услуги.
Индекс(а2:с150; поискпоз(е2; а2:а150; 0); 2)
В качестве третьего аргумента функции ИНДЕКС указан номер столбца 2, в котором представлена стоимость услуг в рублях.
Именно такая функция должна быть записана в ячейке Е3, отмеченной символом ü. После реализации функции в эту ячейку будет возвращено значение 1200,2.
Функция поиска ВПР(искомое значение; таблица; №столбца; тип) реализуется следующим образом: искомое значение, заданное в качестве первого аргумента, ищется в первом столбце заданной в качестве второго аргумента таблицы и определяется номер строки с данным значением ячейки. Результат реализации функции – значение ячейки, находящейся на пересечении строки, определенной на первом этапе, и столбца, номер которого задан в качестве третьего аргумента.
Значение четвертого аргумента (ложь или истина) зависит от того, возможно или невозможно точное совпадение искомого значения и значения ячейки первого столбца.
Решим ту же задачу (см. табл.1 на стр. 2) с использованием функции ВПР.
Впр(e2;a2:c150; 2; ложь)
Значение, указанное в ячейке Е2, ищется в первом столбце таблицы А2:С150 и определяется номер строки с этим значением (строка 4). Значение ячейки, находящейся на пересечении этой строки и указанного в качестве третьего аргумента номера столбца и является результатом реализации этой функции – значение 1200,2.
Усложним задачу и форму оплаты в той или иной валюте будем задавать как исходную информацию, чтобы освободить пользователя от определения номера столбца.
Итак, в ячейку Е3 записываем форму стоимости, например, «Стоимость, усл.ед.».
Тогда функция определения значения стоимости услуги должна быть записана следующим образом:
Впр(e2; a2:c150; поискпоз(e3; а1:c1; 0); ложь)
Функция ПОИСКПОЗ возвращает номер столбца со значением 3.
Функция ВПР, в свою очередь, реализует поиск в первом столбце исходной таблицы значения ячейки Е2 («Консультация»), определяет номер строки с этим значением и на пересечении данной строки и определенного ранее номера столбца 3 находит размер стоимости – 400.
Рассмотрим вариант приблизительного соответствия искомого значения и значения в первом столбце таблицы.
Функция ВПР просматривает первый столбец ‘таблицы’, пока не будет найдено значение, превышающее ‘искомое_значение’. В качестве результата функция ВПР возвращает содержимое ячейки, содержащейся в предыдущей строке и столбце с ‘номером_столбца’. Первый столбец в ‘таблице’ должен быть упорядочен по возрастанию.
Пример: требуется определить комиссионный сбор для заданного типа товара (В14) и суммы продаж (В12) (табл. 2).
Таблица 2
|
A |
B |
С |
D |
E |
|
1 |
Таблица комиссионных сборов |
|
||||
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
Тип товара |
|
|||
4 |
Продано |
1 |
2 |
3 |
|
|
5 |
25000 |
0,04 |
0,06 |
0,04 |
|
|
6 |
50000 |
0,045 |
0,06 |
0,05 |
|
|
7 |
250000 |
0,06 |
0,07 |
0,06 |
|
|
8 |
500000 |
0,08 |
0,07 |
0,07 |
|
|
9 |
2500000 |
0,1 |
0,07 |
0,08 |
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
|
12 |
Сумма продаж |
62125 |
|
Комиссионный сбор |
ü |
|
13 |
|
|
|
|
|
|
14 |
Тип товара |
1 |
|
|
|
|
Если в вышеуказанном примере в ячейку Е12 ввести формулу =ВПР(В12; А5:D9; В14+1; ЛОЖЬ), то результатом будет сообщение об ошибке, так как ячейки А5:А9 не содержат числа 62125. Для правильной работы функции ячейка В12 должна содержать одно из значений, содержащихся в ячейках А5:А9, например, 500000. В таком варианте функция =ВПР(В12; А5:D9; В14+1; ЛОЖЬ) вернет значение 0,08.
Функция поиска ГПР(искомое значение;таблица;№ строки;ложь) реализуется аналогично, но ее выполнение начинается с нахождения заданного значения в первой строке таблицы.
Изучение функций поиска данных в электронных таблицах разрешает сделать вывод: данные функции позволяют автоматизировать процессы обработки данных электронных таблиц.
С помощью данных функций можно получать текстовые или числовые значения, которые невозможно вычислить, но можно выбрать из таблицы. Например, по названию товара или услуги можно из таблицы-прейскуранта выбрать их стоимость; по количеству дней выбрать из таблицы тариф на проживание в гостинице и т.п.
Функции, позволяющие выполнять подобные операции, относятся к категории Ссылки и массивы.