3. Организация документооборота

Правильно составленные и своевременно представленные документы играют большую роль в организации бухгалтерского учета. Для своевременного оформления операций необходимо заранее установить определенный порядок про­движения документов.

Движение документов в процессе их оперативного ис­пользования и бухгалтерской обработки от момента со­ставления или получения от других организаций до пере­дачи в архив после записи в учетные регистры называется документооборотом.

Основными требованиями, предъявляемыми к правиль­ной организации документооборота, являются:

1. Полнота и своевременность отражения всех хозяйственных операций при устранении излишнего дублирова­ния.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных ра­ботников.

3. Осуществление контроля над законностью операций и сохранностью имущества.

4. Обеспечение своевременного составления необхо­димой отчетности.

5. Равномерная нагрузка работой исполнителей, со­трудников бухгалтерии.

Основными этапами документооборота являются:

1. Создание документа – на этом этапе создания документа на каждый факт хозяйст­венной деятельности оформляется первичный бухгалтерский документ в момент совершения хозяйственной операции и сразу вслед за ней. На этом этапе следует определить, кто выписывает этот документ, сколько экземпляров оформ­ляется, кто подписывает документ, срок в который документ должен быть оформлен.

2. Проверка документа - следует определить, кто будет осуществлять проверку документа по форме, содержа­нию и арифметическую, куда и в скольких экземплярах необ­ходимо представить документ, порядок представления и сро­ки представления.

3. Бухгалтерская обработка - необходимо опреде­лить исполнителей проведения расценки (таксировки), груп­пировки и контировки, записи в учетные регистры, а также сроки их проведения.

4. Передача документов в архив - необходимо опре­делить порядок подготовки документов для передачи в архив, ответственных за это, сроки передачи документов в архив.

Ответственным за организацию документооборота явля­ется главный бухгалтер.

Рациональная организация документооборота преду­сматривает минимальный период между временем соверше­ния хозяйственной операции и получением информации об этом руководителями и специалистами.

Для четкой регламентации движения документов состав­ляется график документооборота. График устанавливает в организации рациональ­ный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным документом, и определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

6. Хранение документов

Заключительным этапом документооборота является пе­редача документов в архив. Хранение документов должно быть организовано так, чтобы можно было обеспечить их полную сохранность, а при необходимости использование.

В течение отчетного года первичные документы, учет­ные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в текущем архиве бухгалтерии. По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.

Организация обязана хранить первичные учетные доку­менты, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие доку­менты учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Главная книга и основные бухгалтерские регистры хранятся 10 лет, документы по оплате труда - до 75 лет. По истечении сроков хранения документы уничтожаются.

Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер органи­зации. Ответственность за организацию хранения несет руко­водитель организации.

В случае пропажи или гибели первичных документов вне зависимости от причины утраты они должны быть восстанов­лены.