2. Классификация документов

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов.

Учетные документы классифицируются по следующим признакам:

1. По месту составления:

а) внешние - поступают со стороны (платежное требование-поручение, счет-фактура).

б) внутренние - составляются непосредственно в организа­ции (приходный кассовый ордер, расходная накладная).

2. По назначению:

2.1) распорядительные - документы, в которых содержатся распоряжения, и указания на выполнение тех или иных хо­зяйственных операций (приказ, доверенность, чек).

2.2) оправдательные - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (акты приемки-выбытия основных средств, накладные, счет-фактура).

2.3) комбинированные (приходный и расходный кассовые ордера).

2.4) бухгалтерского оформления. Данные документы составляют то­гда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов (справки бухгалтера).

3. По способу отражения хозяйственных операций:

3.1) разовые документы - оформляют на каждую хозяйствен­ную операцию и составляют в один прием (накладные, кассовые ордера).

3.2) накопительные - составляют в течение определенного пе­риода времени путем постепенного накапливания однород­ных хозяйственных операций (лимитно-заборные карты на отпуск материалов, наряд на работу).

4. По объему содержания:

4.1) первичные - составляют на каждую хозяйственную опера­цию в момент ее совершения или сразу вслед за ее соверше­нием (акты приема-передачи, накладные).

4.2) сводные - обобщают показатели первичных учетных документов (расчетно-платежные ведомости, отчет кассира).

5. По содержанию хозяйственных операций:

5.1) материальные:

- по учету основных средств,

- по учету производственных запасов,

- по учету выхода продукции

5.2) денежные - отражаются банковские и кас­совые операции.

5.3) расчетные - отражаются расчеты с отдель­ными организациями и лицами (документы по начисле­нию заработной платы, счета-фактуры).

6. По количеству учетных позиций:

6.1) однопозиционные – движение одного наименования ценностей, по которому отражается изменение (приходные и расходные кассовые ордера).

6.2) многопозиционные - движение нескольких наименований материальных ценностей (лимитно-заборная карта).

7. По способу заполнения:

7.1) вручную или на пишущих машинах.

7.2) машинная обработка.

3. Правила и требования к составлению, приемке и обработке документов.

К составлению документов предъявляют следующие требования:

1. Документы составляют в момент совершения хозяйст­венной операции или непосредственно по окончании опера­ции.

2. Документ должен быть заполнен качественно, содер­жать достоверную информацию и иметь обязательные рекви­зиты.

3. Записи в первичных документах должны производить­ся чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. За­прещается использовать для записей простой карандаш, чернила или пасты зеленого или красного цвета.

4. Свободные строки в документах обязательно прочер­киваются линией.

5. Исправления в документе допускаются только корректурным способом (уточнения). Исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

6. Денежные документы состав­ляются в день совершения операции. Сумма в документах указывается цифрами и прописью. Причем первая буква сум­мы должна быть обязательно заглавной. Исправления в де­нежных документах не допускаются.

Ответственность за достоверность содержащихся в до­кументе данных, а также за качество их составления несут должностные лица, составившие и подписавшие эти докумен­ты.

Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации. Поступив к бухгалтеру, оформленные документы под­вергаются проверке. Она может быть:

1) по форме - это проверка полноты и правильно­сти оформления документа, заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей, правильность указанной даты со­ставления документа.

2) по содержанию - проверка закон­ности операции, ее хозяйственной целесообразности.

3) арифметическая проверка - выяснение пра­вильности выполненных арифметических действий при за­полнении документа.

При обнаружении в документе неточностей, ошибок бух­галтер должен вернуть его для исправления или задержать до выяснения причин допущенных неточностей.

После проверки принятые документы подвергаются об­работке, которая состоит из следующих этапов:

1) расценка (таксировка) - это выражение в денежном измерении коли­чественных сведений о хозяйственной операции, содержа­щейся в документе. Таксировка - это проставление на доку­менте цены и суммы.

2) группировка состоит в подборе и записи в накопитель­ные регистры (книги) данных однородных бухгалтерских до­кументов или однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций.

3) контировка - это указание корреспонденции между сче­тами бухгалтерского учета по данной хозяйственной опера­ции.

Обработанные первичные документы должны содержать отметку об этом для того, чтобы они не были ис­пользованы повторно, то есть на них указывается дата записи в учетные регистры.

Все денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

На основе первичных документов составляются сводные учетные документы.