3 Фильтрация данных в списке
Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в Excel выполняется двумя способами:
с помощью команды Автофильтр и
с помощью команды Расширенный фильтр.
3.1 Автофильтр
Автофильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Фильтрация поля "Оценка" по условию "4" оставляет от исходного списка только записи с оценкой "4" (рис. 4):
Рисунок 4 Список студентов, получивших отметку 4
Дальнейшая фильтрация по другому полю выполняется для уже отфильтрованных данных, например, автофильтр по коду преподавателя 1 приведёт к следующему результату (рис. 5):
Рисунок 5 Список студентов, получивших отметку 4 у преподавателя с кодом 1
Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:
все – выбираются все записи поля;
первые 10 – появляется окно Наложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;
значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном
столбце указанное значение;
условие – пользователь формирует условие отбора в окне Пользовательский автофильтр (равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.
Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию все, либо – для всего списка – повторным вводом команды Данные\Автофильтр.
3.2 Расширенный фильтр
Расширенный фильтр задаётся командой Данные\ Фильтр\ Расширенный фильтр. При этом используется два типа критериев для фильтрации записей:
критерий сравнения;
вычисляемый критерий.
Если критерий формируется в нескольких полях (столбцах), то его называют множественным критерием (поэтому фильтр называется расширенным).
Особенностью расширенного фильтра является то, что отбор данных производится в 2 этапа:
1 Формируется диапазон условия (область критерия) в отдельном блоке ячеек листа Excel.
2 Фильтрация записей списка по сформированному множественному критерию.
3.2.1 Формирование критерия сравнения
Область критериев поиска представляет собой таблицу, которая состоит из строки имён полей и нескольких строк для задания условий по каждому столбцу.
Для создания таблицы рекомендуется сначала скопировать на свободное место листа (или в другой лист, в другую книгу) всю строку с именами столбцов. Далее ненужные столбцы можно будет удалить.
Ниже имён столбцов располагаются строки с условиями (критериями) сравнения типа:
точного значения;
значения, формируемого с помощью операторов отношений (<, >, =, <>, <=, >=) и
шаблона значения с символами *, ?.
Условия (критерии), указанные в каждом столбце одной строки связаны логическим оператором И. Условия, записанные в нескольких строках связаны оператором ИЛИ.
Пример 1 Отобрать записи о сдаче экзамена студентами группы КТ-11 на оценки 4 и 5 преподавателю с кодом 1.
Расширенный фильтр может быть составлен тремя способами, на свободном месте листа нужно создать одну из таблиц:
1 вариант. Связка И, критерии по № группы и Код преп заданы как точные значения, критерий по Оценка – с оператором отношения > табл. 1).
Таблица 1
№ группы |
Оценка |
Код преп |
КТ-11 |
>3 |
1 |
2 вариант. Связка И, все критерии заданы как точные значения, поле Оценка используется дважды (табл. 2):
Таблица 2
№ группы |
Оценка |
Оценка |
Код преп |
КТ-11 |
4 |
5 |
1 |
3 вариант. Связка ИЛИ, условия (точные значения) записаны в двух строках (табл. 3).
Таблица 3
№ группы |
Оценка |
Код преп |
КТ-11 |
4 |
1 |
КТ-11 |
5 |
1 |