2. Встановлення зв’язків між таблицями, вікно «Схема даних».
Структура реляційної бази даних у Access задається схемою даних, що має ієрархічну структуру і називається канонічною реляційною моделлю предметної області.
Створення зв’язків між таблицями в Access здійснюється у діалоговому вікні “Схема данных”. Для цього необхідно виконати такі дії:
Відкрити вікно діалогу “Схема данных”, виконавши команду Сервис/Схема данных або натиснувши кнопку Схема данных на панелі інструментів (див. Приклад , рис 14.). .
Відкрити вікно діалогу “Добавление таблицы” за допомогою команди Связи/Добавить таблицу та включити до схеми даних таблиці, між якими встановлюються зв’язки. Для цього у вікні “ Добавление таблицы ” треба виділити одну з них та нажати кнопку Добавить, (або здійснити подвійний натиск мишею на назві таблиці). Потім виділити іншу таблицю і додати її аналогічно. Після закриття вікна діалогу (за допомогою кнопка Закрыть) у вікні схеми даних відображаються додані таблиці (див. Приклад , рис 15.)..
Для утворення міжтабличного зв’язку виберіть поле в одній з таблиць і перемістіть його за допомогою миші на відповідне поле в іншій таблиці. В результаті відкривається вікно діалогу “Изменение связей”, в якому належить перевірити правильність вибору полів (а за необхідності вибрати інші). Для забезпечення умови цілостності даних слід увімкнути індикатор Обеспечение целостности данных і натиснути кнопку Создать . (див. Приклад, рис 16.).. Після цього діалог “Изменение связей” закривається, а на схемі даних відображається створений зв’язок (див. Приклад , рис 17.).
Тип утвореного зв’язку залежить від того, які поля вибирались при утворенні зв’язку:
Відношення “один-до-одного” – створюється в тому випадку, коли обидва поля є ключовими або мають унікальні індекси.
Відношення “один-до-багатьох” – створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів ключовим або має унікальний індекс.
Відношення “багато-до-багатьох” – фактично являє собою сукупність двох зв’язків типу “один-до-багатьох” з третьою таблицею, ключ якої складається, як мінімум, з полів зовнішніх ключів таблиць, що зв’язуються.
3. Підтримка цілісності даних
Цілісність даних означає набір правил, що використовуються в Access для підтримки зв’язків між таблицями. Ці правила роблять неможливим випадкове видалення або зміну зв’язаних даних.
Встановити перевірку цілісності даних можна при виконанні таких умов:
Зв’язане поле головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс.
Зв’язані поля мають однаковий тип.
Обидві таблиці мають належати одній базі даних. Наприклад, у випадку приєднання до бази даних створеної в Exsel таблиці забезпечити умови цілісності неможливо.
При визначені умов цілісності даних діють такі обмеження:
Неможливо ввести в зв’язане поле підлеглої таблиці значення, що відсутнє в зв’язаному полі головної таблиці. Але можна ввести пусте значення, що вказує на відсутність зв’язку.
Не допускається видалення запису з головної таблиці, якщо існують зв’язані з нею записи в підлеглій таблиці.
Неможливо змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщо існують записи, що зв’язані з цим записом.
Щоб ці правила застосувати до окремого зв’язку, при його створенні у вікні схеми даних слід включити індикатор Обеспечение целостности данных. Якщо цей прапорець встановлений, то спроба виконати дію, що порушує хоча б одне з зазначених правил, приведе до виводу попереджуючого повідомлення, а сама дія виконана не буде.
Щоб обійти обмеження на видалення та зміну зв’язаних записів та зберегти при цьому цілісність даних слід встановити прапорці Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных полей. При встановленні першого прапорця при зміні ключового поля головної таблиці автоматично змінюються і відповідні значення в зв’язаних записах. Якщо встановлений другий прапорець, то при видалені записів з головної таблиці видаляються і всі зв’язані записи з підлеглої таблиці.