Проверка операций с покупателями и заказчиками

1. Цели, задачи и источники информации для проверки

К покупателям относятся лица, осуществляющие приобретение готовой продукции и товаров, а к заказчикам – заказывающие работы и услуги.

Проверка операций с покупателями и заказчиками осуществляется по данным сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Такую проверку могут проводить специалисты органов государственного контро­ля (Комитет государственного контроля, Министерство по налогам и сбо­рам, Национальный банк, Министерство финансов, Министерство эконо­мики, Национальный статистический комитет), ведомственного контроля и аудиторы. Цель проверки – соблюдение законодательства при совершении операций по расчетам с покупателями и заказчиками. Задачами проверки являются:

• проверка наличия договоров с покупателями и заказчиками и соответствие их оформления требованиям законодательства;

• проверка соблюдения выполнения условий договоров по срокам, ассортименту, количеству, качеству и суммам, инструментам и валютам пла­тежа и др.;

• оценка задолженностей по реальности ко взысканию и по срокам погашения;

• проверка организации претензионной работы и ее эффективности;

• анализ эффективности используемых инструментов расчета и валют платежа.

Источниками информации являются:

- бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках;

- статистическая отчетность: отчет о задолженности (форма № 12-ф (расчеты)), отчет о продаже и запасах товаров (форма № 12-торг (продажа)), отчет по общественному питанию (форма № l-торг (общепит)), отчет о розничной торговле (форма № 1-торг (розница)), отчет об экспорте и импорте отдельных товаров (форма № 12-вэс (товары)), отчет об экспорте и импорте услуг (форма № 12-вэс (услуги));

• регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер к ведомости № 16 и 16-а, соответствующие машинограммы;

• документы: договоры и контракты, накладные и инвойсы, счета-фактуры, таможенные и статистические декларации, акты и рекламации; платежные инструкции, сертификаты (происхождения, качества, гигиенические и т.п.), материалы инвентаризации, графики инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, учетная политика и др.

3. Проверка расчетов с покупателями и заказчиками

Проверка расчетов с покупателями и заказчиками проводится по данным сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в разрезе субсчетов по каждому покупателю и заказчику отдельно с целью установления не только реальности, но и своевременности отражения в бухгалтерском и налоговом учете соответствующих записей.

Если организация не создает резерв по сомнительным долгам, то дебиторская задолженность, признанная по результатам инвентаризации задол­женностью с истекшим сроком исковой давности либо безнадежной, спи­сывается в бухгалтерском учете с отражением в составе прочих расходов по текущей деятельности. По результатам сверки расчетов с дебиторами организация может действовать одним из следующих способов:

- послать дебитору напоминание об оплате;

- подать на дебитора в суд;

- списать задолженность за истечением срока давности.

Если в результате сверки расчетов выявлена дебиторская задолженность покупателя, то ему направляют напоминание об оплате. В напоминании следует указать номер и дату договора поставки (с приложениями), общую сумму задолженности (в том числе просроченной) в разрезе поставок, сроки и порядок оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе сумму начисленной неустойки). Такое напоминание це­лесообразно отсылать заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда можно быть уверенным, что дебитор письмо получит.

В ряде случаев партнеры какое-то время ведут телефонные переговоры по погашению задолженности. Если они не дают результат – выставляется претензия. По результатам получения претензии возможен различный исход.

Если по дебиторской задолженности срок исковой давности не истек, но имеется решение хозяйственного суда о невозможности ее взыскания в связи с отсутствием у должника движимого и недвижимого имущества, основании для включения указанных сумм в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения, нет, так как такое решение суда не может являться основанием для выводов о нереальности взыскания долга.

Долги, нереальные для взыскания, в целях включения их в состав расходов, могут быть признаны только, например, в случае, если на основании определения хозяйственного суда о завершении ликвидированного производства в отношении организации-дебитора в Единый государственный реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей внесена запись о ликвидации должника.

Документами, в соответствии с которыми производится списание задол­женности и ее включение в состав внереализационных расходов для целей налогообложения, являются сведения из Единого реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В процессе розыска дебитора может выясниться, что данная организация ликвидируется. Это значит, что для ее ликвидации органом, принявшим решение о ликвидации, должна быть создана ликвидационная комиссия. Такая комиссия помещает в официальной печати по месту нахождение организации публикацию о ее ликвидации и о порядке и сроке подачи кре­диторами заявлений о претензиях. Следовательно, если выяснится, что дебитор ликвидируется, по взысканию дебиторской задолженности необходимо обращаться в ликвидационную комиссию.

Однако может выясниться, что дебитор уже ликвидирован. Доказательством этого будет справка налоговых органов об исключении организации из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В случае ликвидации организации требования креди­торов, не удовлетворенные из-за недостаточности имущества ликвидируе­мого юридического лица, считаются погашенными. В свою очередь, креди­торы вынуждены признать задолженность ликвидированной организации безнадежной.

Если в результате переписки с дебитором выяснится, что он уклоняется от погашения своего долга, необходимо обратиться в судебные органы для разрешения вопроса в судебном порядке. Решение судебных органов может быть положительным, т.е. с должника взыскивается долг, либо отрицательным, т.е. судом будет отказано во взыскании.

При отрицательном решении суда будет указана причина отказа: пропуск срока исковой давности, отсутствие достаточных доказательств по об­разовавшемуся долгу и т.п. В любом случае основанием для отражения за­крытия задолженности в бухгалтерском учете будет решение суда.

Если письмо дебитору было вручено, но ответа от него не последовало, также следует обращаться в налоговую инспекцию, в которой дебитор со­стоял на налоговом учете, следственные органы и др.

Все эти аспекты тщательно проверяются и анализируются, что позволяет проверяющему сделать соответствующие выводы по результатам проверки.