4.2.2. Составляющие части складской технологии (бизнес-процессы)

Весь технологический процесс с момента поступления ТМЦ до мо­мента отгрузки необходимо разделить на бизнес-процессы, которые должны последовательно охватить весь процесс складской обработки ТМЦ. Каждый бизнес-процесс должен иметь законченный цикл. После завершения одного бизнес-процесса может последовать другой.

Каждый бизнес-процесс состоит из отдельных последовательных операций. Эти операции являются кирпичиками всего здания — технологического про­цесса. Если какие-либо операции пропущены, то при практическом выполне­нии бизнес-процессов возникнут проблемы.

Выделение бизнес-процессов, составляющих технологический процесс на складе, производится после изучения потоков ТМЦ, входящих и выходящих со склада, выяснения условий работы с ТМЦ, расчете зон склада, определе­ния потребности в складском оборудовании и обслуживающем персонале, оп­ределения взаимодействия между сотрудниками склада и сотрудниками дру­гих подразделений компании и других организаций, если необходимо. На любом складе можно выделить следующие основные бизнес-процессы (см. схему 7.3):

• приемка товара и размещение их на хранение;

• хранение товара;

• подбор заказа и размещение его в зоне комплектации;

• отгрузка товара;

• инвентаризация;

• дополнительные операции с товарами.

Рисунок 32 - Основные бизнес-процессы на складе

Бизнес-процесс на складе — это законченный процесс или совокупность операций, которые осуществляют сотрудники склада при обслуживании ТМЦ. Он характеризуется четкой последовательностью операций или действий и определением лиц, их осуществляющих.

Рассмотрим более подробно основные бизнес-процессы.

Приемка товаров на склад и размещение их на хранение начинается с подготовительных мероприятий. Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до при­бытия товара:

1. устанавливаются места разгрузки транспортных средств;

2. проверяется наличие необходимого количества поддонов;

3. устанавливается, с помощью каких механизмов и оборудо­вания разгружается и перемещается поступившая продукция;

4. определяются места хранения поступающей продукции;

5. определяется необходимое количество работников склада и складского оборудования;

6. осуществляется подготовка приемосдаточной документации.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки товара:

1. проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

2. проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

3. разгрузка транспортных средств: технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средст­ва, а также от вида используемых средств механизации; выгрузка товаров может осуществляться с уровня дороги, либо со специальной рампы, поднятой на уровень кузова транспортно­го средства;

4. оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

5. учет всех расхождений и повреждений до подписания доку­ментов перевозчика;

6. проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

7. перемещение продукции в зону приемки;

8. распаковка;

9. проверка количества и качества продукции;

10) контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

11. установление фактического количества, качества и комп­лектности продукции, определение отклонений и вызвавших их причин;

12. документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);

13. раскладка по местам хранения;

14. формирование складской грузовой единицы.

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

1. наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

2. целостность пломб;

3. состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

4. наличие маркировки груза;

5. исправность тары;

6. соответствие наименования продукции и маркировки на транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных до­кументах. Получатель обязан потребовать от перевозчика выдачи продукции по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на него правилами, действующими на транс­порте, и другими нормативными актами.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, темпера­турный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Приемка продукции - проверка соответствия количества, качества и комплектности продукции ее харак­теристике и техническим условиям, указанным в договоре.

Цель предварительной приемки продукции:

• осмотр продукции на предприятии продавца для установления соответствия ее количества и качества условиям договора;

• установление правильности упаковки и маркировки продукции.

Окончательная приемка продукции предназначена для установ­ления фактического выполнения поставки в установленном месте и в надлежащий срок. Место окончательной приемки продукции обычно устанавливается в договоре поставки. Оно может быть обо­значено как:

• предприятие или склад продавца;

• согласованный порт отгрузки;

• железнодорожная станция отправления или аэропорт;

• порт назначения;

• пограничная или конечная железнодорожная станция в стране назначения;

• склад покупателя;

• конечный пункт продажи продукции.

Приемка продукции (проверка по количеству и качеству), а также размещение на хранение проводятся в свободное от отгрузок время.

Приемка продукции по количеству — процедура сверки массы, количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной). Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача оформляется ком­мерческим актом.

Приемка продукции по качеству представляет собой процедуру выявления качества и комплектности продукции, поступившей на склад, а также соответствия тары, упаковки и маркировки уста­новленным требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договора поставки и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недобро­качественной или некомплектной продукции приемку приостанав­ливают и составляют коммерческий акт.

Следующим бизнес-процессом является хранение товаров. К системе хранения предъявляются следующие требования:

• высокая степень использования площади и объема склада;

• свободный доступ к каждой единице хранения;

• быстрое реагирование на изменения в структуре запасов продукции;

• возможность высотного складирования и хранения продукции;

• легкость обслуживания потребителей;

• возможность автоматизированного управления запасами про­дукции на складе;

• выполнение принципа FIFO («первый пришел – первый ушел»);

• низкий уровень инвестиций и затрат на строительство;

• низкий уровень эксплуатационных расходов, а также затрат на техническое обслуживание.

Показатели, учитываемые при организации правильного разме­щения продукции на складе:

• габаритные размеры склада (длина, ширина и высота);

• общая и полезная площади склада;

• количество имеющегося оборудования для хранения продукции (стеллажи, лотки, поддоны, контейнеры);

• пропускная способность склада.

Перечень операций, входящих в процедуру хранения:

• организация складского пространства;

• оформление складских и финансовых документов;

• размещение продукции на хранение;

• создание необходимых условий хранения и охраны продукции;

• организация учета продукции;

• движение и перемещение продукции;

• обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования.

Рациональное размещение и укладка товаров на складе во мно­гом зависит от принятого способа хранения. В зависимости от вида, объема товарных запасов, размеров поступающих партий, особенностей переработки грузов и других факторов, используют­ся в основном три способа хранения:

• стеллажный, при котором товары могут храниться как в упакованном, так и в распакованном виде на различных стеллажах. Он связан тс широ­кой внутрискладской подсортировкой товаров;

• штабельный, при котором товары хранятся в основном в таре, без распаковки с использованием различных типов поддонов (плоских, стоечных, ящичных);

• единичное хранение, при котором товары хранятся в таре (ящики, мешки, мебель в упаковке и др.).

Условием применения стеллажного способа хранения является широкая внутрискладская подсортировка товаров. Основная часть непродовольственных товаров и некоторых видов продовольст­венных товаров широкого ассортимента могут иметь небольшой объем хранения. Поэтому хранить их целесообразно в стеллажах.

Преимущества стеллажного способа хранения:

• более полное использование объема склада, в первую оче­редь за счет неограниченной возможности высоты складиро­вания (особо важное значение играет для высотных складов);

• более свободный доступ к товару, особенно при складирова­нии в полочных стеллажах;

• простую систему кодирования складских мест, что значи­тельно облегчает контроль и учет товаров на складе

• возможность автоматизированного управления материальными потоками на складе;

• лучшая сохранность грузов.

Товары, объемом хранения более 3 куб. м, отпускаемые без распаковки целыми грузовыми пакетами можно хранить в штабе­лях (за исключением высотных складов).

Штабельное хранение применяют, как правило, для сезонных, крупногабаритных товаров, имеющих большой объем хранения. Укладка товаров в штабель должна обеспечить доступ к каждому наименованию товара.

Штабели размещают рядами и блоками. Рядное расположение рационально при подготовке грузов к от­правке и большом числе хранимых товаров.

Блочное расположение повышает степень использования складской площади, но приемлемо только для однотипных грузов, так как доступ в этом случае возможен лишь к части грузов, нахо­дящихся в непосредственной близости к проездам.

При смешанном размещении грузов в зоне складирования бло­ки штабелей обычно размещают вдоль стен, а ряды — в центре зала.

Недостатки штабельного хранения:

• при хранении пакетированных грузов высота склада ис­пользуется ограниченно, примерно лишь до 3,5—4 м (в зави­симости от вида груза), из-за неустойчивости штабелей при увеличении их высоты;

• повышенное повреждение продукции и невозможность обеспечить эффективную организацию работ в многономенклатурных складах.

Выбор способа укладки груза в штабель

При укладке грузов в штабели применяют три вида кладки: прямая, перекрестная и обратная.

• прямая укладка — расположение верхнего места в плане сов­падает с расположением нижележащего места;

• перекрестная укладка — грузы верхнего ряда укладывают поперек грузов нижнего ряда;

• обратная укладка - первый ряд туда, второй – обратно (обычно для мешков).

В целях лучшей организации работ на складах и наиболее эффективного применения подъемно-транспортных средств, товары хранимые на складе, как в стеллажах, так и в штабелях, долж­ны быть уложены на поддоны. При этом необходимо обеспечить широкое использование поддонов различных конструкций.

При размещении продукции на хранение обеспечивается соблю­дение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого вида продукции.

После размещения ТМЦ на места хранения с ними могут производиться оп­ределенные операции или они могут находиться своих местах до начала от­бора при формировании заказа. Рассмотрим некоторые процессы, которые могут иметь место во время нахождения ТМЦ в зоне хранения.

Процесс сортировки товаров постоянно происходит движение товара. Одни товары поступают на склад, другие товары забираются с мест хранения для формирования заказов. Во время отбора продукции происходит освобождение мест. Продукция мо­жет быть изъята с места хранения целиком на паллете или частично. Может осуществляться следующее перемещение продукции:

• к аналогичным товарам, находящимся на хранении;

• пополнение свободных мест на паллете аналогичным товаром;

• в зону одного клиента;

• только на нижний/верхний ярус;

• только в определенную ячейку/сектор/стеллаж (по габаритам, весу, цен­ности или другим признакам).

Процесс компрессирования поз­воляет готовить продукцию к отбору заранее.

Подпитка активной зоны может осуществляться двумя способами. Во-первых, это перемещение товаров с верхних ярусов на нижние по мере их освобождения и, во-вторых, это перемещение товаров со стеллажа на место их отбора другим транспортным средством (паллетоперевозчиком, транспортной тележкой и т.п.).

Все операции при компрессировании аналогичны операциям при сорти­ровке товара.

Выполнение заказа начинается с отборки продукции с мест хра­нения. Основанием для отборки может служить отборочный лист.

Методы отборки продукции:

индивидуальная отборка (для од­ного заказчика) — это последо­вательное комплектование от­дельного заказа. При индиви­дуальной отборке продукция сразу укладывается в соответству­ющую тару и по окончании процедуры отборки готова к про­верке и отправке получателю;

комплексная отборка (для группы заказчиков) — заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказ­чиков по одному сводному отборочному листу.

Комплектация производится из множества различных видов продукции определенного ассортимента, имеющегося в наличии, в соответствии с заказом потребителя.

Процедура комплектации сводится к подготовке продукции в соответствии с заказами потребителей. Сюда входят:

1. получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;

2. документальное оформление подготовленного заказа;

1. контроль над подготовкой заказа;

2. помаршрутное комплектование партий отправки;

3. перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;

4. подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка, маркировка, переупаковка, укладка на поддоны, в контейнеры);

5. оформление отпуска продукции;

6. объединение заказов покупателей в партию отправки и оформление товарно-транспортных накладных;

7. погрузка партий отправок в автотранспортные средства, кон­тейнеры, железнодорожные вагоны;

10. отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;

11. экспедиционные операции по отправке продукции покупа­телям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);

12. сдача продукции получателям (в случае централизованной доставки).

Информация, которой должен располагать отборщик в процес­се выполнения заказа:

• где размещены товары;

• сколько товара необходимо;

• кому предназначен товар;

• что делать, если отбираемый запас закончился;

• что делать после отборки заказанного товара.

Передача информации отборщику может осуществляться раз­личными средствами. Своевременность передачи является необхо­димым условием высокой интенсивности проходящего через уча­сток отборки материального потока.

Эффективность операций по подготовке товаров к отпуску, можно характеризовать следующими показателями:

• частота отборки, то есть количество отобранных заказов в единицу времени;

• пропускная способность участка отборки количество сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.) в единицу времени;

• уровень обслуживания заказчиков;

• случаи отсутствия запаса товара, включенного в отборочный лист.

Процедура отгрузки (отпуска) продукции со склада заключается в выпол­нении заказов на хранящуюся на складе продукцию. Управлением всех операций, связанных с отгрузкой ТМЦ, занимается опе­ратор склада. В его задачу входят следующие операции:

• Составление графика прибытия ТС на склад.

• Организация подбора заказа ко времени прибытия ТС.

Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контраген­тами по вопросам прибытия ТС под загрузку:

• Проверка правомочности лиц, прибывших для получения ТМЦ.

• Подготовка отгрузочных документов (ТТН, товарной накладной и др.

• Управление операциями загрузки ТС.

• Проверка оформленных и подписанных отгрузочных документов.

• Подготовка и передача информации об отгрузке ТМЦ.

Отгрузка заказа включают:

• формирование бланка-заказа в соответствии с заявкой клиента;

• передачу бланка-заказа отборщику;

• отбор товара каждого наименования по заказу клиента,

• комплектация отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом;

• подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель);

• упаковку, маркировку;

• документальное оформление подготовленного заказа и контроль над доставкой заказа в экспедицию отправки;

• объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспорт­ных накладных;

• отгрузку грузов в транспортное средство.

Кладовщик по распоряжению оператора организует погрузку товаров в ТС и подписывает отгрузочные документы.

Работы по отгрузке товаров могут выполняться либо персона­лом склада, работающим также и на других участках, либо спе­циализированным подразделением склада, занятым исключитель­но обработкой упакованных, опечатанных и подготовленных к от­пуску со склада грузов. Необходимость в специализации работ с грузом возникает при большом количестве заказов на централи­зованную доставку товаров со складов предприятия. Создание т.н. экспедиции склада позволяет четче организовать работу по обслу­живанию входящих и выходящих товарных потоков, повысить эффективность использования транспорта, улучшить качество доставки, а также решить ряд других задач торгового предпри­ятия, связанных с доставкой товаров.

Экспедиция предприятия создается с целью:

• организации и осуществления централизованной доставки товаров в собственную сбытовую сеть и клиентам фирмы в две-три смены;

• приемки товаров, поступающих как в рабочее, так и в нера­бочее для всей фирмы время;

• временного хранения товаров;

• обеспечения четкой работы автотранспорта.

В задачи экспедиции входят: концентрация, формирование и группировка товаров по маршрутам; контроль за качеством упа­ковки товаров, исключающий случай их порчи при транспорти­ровке в грузополучателям; формирование маршрутов движения автотранспорта; своевременная отправка товаров покупателям; ликвидация излишних простоев автотранспорта под погрузкой; контроль за возвратом оборотной тары (если эта категория тары используется); оформление всех видов документов.

Важным фактором при организации отгрузки товаров является плановость проведения всех операций. Наиболее эффективное использование имею­щихся технических возможностей (наличия погрузоразгрузочного оборудо­вания, количество ворот) и ограниченного количества персонала (кладов­щиков и грузчиков) возможно только при четком распределении их функционирования во времени. Необходимо стремиться составлять план подбора ТМЦ и график загрузки ТС с учетом объемов заказов и способа за­грузки (ручной или механизированный). Правильный расчет времени на выполняемые операции позволит использовать имеющиеся возможности наиболее оптимальным способом. Конечно, жизнь всегда вносит свои кор­рективы и приходится учитывать возможность нехватки персонала при вне­запном увеличении объемов работ, задержки в прибытии ТС, неправильном оформлении документов (доверенности на получение ТМЦ) и других мо­ментов, от которых никто не застрахован.

Кроме основных бизнес-процессов, существующих практически на всех складах, на некоторых их них могут проводиться дополнительные операции с ТМЦ. В зависимости от назначения склада и потребности в обработке ТМЦ дополнительные операции могут быть различными. Рассмотрим, например, операцию по кросс-докингу ТМЦ.

Такие операции осуществляются с ТМЦ, поступившими на склад на непро­должительное время (на несколько часов) и отгружаемые обычно нескольки­ми партиями в том же виде (упаковке), хотя могут быть и другие варианты. При временном нахождении на складе без размещения в зоне хранения посту­пившая партия в зависимости от необходимости разделяется на несколько от­правок. Со склада, таким образом, отправляется уже несколько отправок. Так как на складе обычно зоны временного хранения не существует, то в таких случаях для временного хранения ТМЦ используют зону комплектации.

Все операции осуществляются под управлением оператора склада, который формирует необходимые указания кладовщику. Процесс приемки и отгрузки ТМЦ осуществляется в обычном порядке.

Еще одним видом дополнительной операции является предпродажная под­готовка товара.

Операции по предпродажной подготовке товаров осуществляются обыч­но крупной торговой компанией, имеющей сеть магазинов, торгующих по образцам. Такая продажа осуществляется в основном крупногабаритной бытовой техникой.

Для выполнения задач по предпродажной подготовке товаров на складе формируется специальная бригада, имеющая в своем составе специалистов, прошедших обучение по оформлению гарантийных документов и по работе с бытовой техникой. Физическая работа по переупаковке и перемещению това­ра производится грузчиками под руководством кладовщиков.

На основании заявок от отдела по продажам оператор склада организует подбор товара, который должен быть доставлен покупателю, и его отправку [14, c. 120-137].

Одним из важных бизнес-процессов является инвентаризация продукции:

• процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных запи­сей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;

• сплошной или выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцени­ваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму.

В ходе инвентаризации проверяются:

• сохранность единиц хранения;

• правильность их хранения и отпуска;

• состояние весового оборудования и измерительного инстру­мента;

• порядок ведения учета продукции.

Рассмотрим виды инвентаризации:

Обязательная — проводится в следу­ющих случаях:

• перед составлением годовой бух­галтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи продукции (немедленно при установлении таких фактов);

• в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании);

• при ликвидации и реорганизации предприятия;

Текущая;

Сплошная;

Выборочная - на время проведения выборочной инвентаризации движение товаров на складе не прекращается;

Плановая;

Внеплановая (внезапная);

Периодическая — определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода и выводится стоимость реализо­ванной продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;

Непрерывная — измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам. Выводится объем запаса на конец периода путем вычитания стоимости реализованной продукции из суммы продукции для реализации.

Преимущества инвентаризаций:

1) предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;

2) предохраняют от ежегодной корректировки запасов;

3) обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;

4. выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;

5. поддерживают точность записей запасов.

Важной задачей при выполнении основных бизнес-процессов на складе является выявление бракованных (некондиционных) товаров.

Основанием отнесения товара к категории «брак» является договор, заклю­ченный с владельцем товара, или документ (Положение, Инструкция), опре­деляющий состояние товара, когда склад является структурным подразделе­нием компании. В этих документах указывается, при каких признаках товар должен быть отнесен к категории «брак» и порядок работы с такими товарами.

Основным признаком отнесения товара к категории «брак» является внеш­нее состояние упаковки товара. При обнаружении товаров с поврежденной упа­ковкой, со следами протечек и др. после выгрузки с ТС также желательно зафиксировать данные факты при помощи фотоаппарата. Такое документи­рование состояния товара позволит складу снять с себя ответственность и даст возможность владельцу предъявить претензию перевозчику.

Выявление бракованных товаров также возможно при работе с товарами на складе: в местах хранения, при подборе товаров, при выполнении дополни­тельных операций, при подготовке товаров к отгрузке.

Выявление бракованных товаров при приеме или во время нахождения това­ра на складе осуществляется сотрудниками склада (кладовщиками, грузчиками и др.). Кладовщик при приеме товара составляет акт приема ТМЦ с приложе­нием таблицы несоответствий, который подписывается также материальноответственным лицом, сдающим товар на склад (водителем или экспедитором). При обнаружении неправильной загрузки ТС, а также товаров с нарушенной упаковкой необходимо привлечение специального сотрудника склада — кла­довщика по качеству.

Основной задачей кладовщика по качеству является работа с бракованными товарами:

• изучение повреждений и выявление причин их появления;

• документальное оформление бракованных товаров;

• работа с представителями владельца относительно определения статуса бракованного товара;

• ведение учета бракованного товара;

• контроль хранения и перемещения бракованных товаров.

Первоочередной задачей кладовщика по качеству является определение статуса товара.

«Годный» — это товар, признаваемый владельцем качественным и годным к использованию без ограничений.

«Брак» — это товар, по совокупности установленных признаков признавае­мым владельцем не соответствующим статусу «годный».

Каждая единица бракованного товара подлежит процедуре осмотра, опреде­ления характера недостатков и решения вопроса о возможности дальнейшего его использования на основании установленных признаков. Общий набор признаков может быть следующим:

• «некомплект» — товар с нарушенной комплектностью, предусмотренной его технической документацией, спецификацией или маркировкой на упаковке;

• «товар с поврежденной упаковкой» — комплектный товар, не имеющий повреждений, но хранящийся в поврежденной упаковке (упаковка мокрая, рваная, имеет следы вмятин и др.).

• «ремонтопригодный» — товар, потребительские свойства которого могут быть полностью или частично восстановлены после процедуры ремонта;

После проведения процедуры уценки бракованный товар подразделяется на:

• «ограниченно годный» — товар, пригодный к использованию по назначению с ограничениями, вызванными ухудшением качества, суммарный процент уценки которого составляет не более 50% от исходной стоимости;

• «утиль» — товар, не пригодный к использованию по назначению, суммарный процент уценки которого составляет более 50% от исходной стоимости.

Определение статуса товара и величины уценки товара производится совме­стно специалистом владельца с кладовщиком по качеству. При наличии раз­ногласий склад может пригласить независимого эксперта для выявления сте­пени нанесения повреждений [14, c. 137-143].