32

Федеральное агентство морского и речного транспорта

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Волжская государственная академия водного транспорта

Кафедра

Дисциплина ”Документирование управленческой деятельности”

Лекции

Кудрявцева Ирина Юрьевна

Н.Новгород

2010

Содержание

1. Документ и система документирования

Информация – это сведения, не зависимо от формы их представления.

Требования:

1. Полнота

2. Оперативность

3. Достоверность

4. Точность

5. Адресность

6. Доступность

Также есть вспомогательные требования:

1. Юридическая сила

2. Своевременность

3. Достаточность

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Во многих случаях является обязательным и предписывается законами. Документирование осуществляется на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма и т.д.) или на искусственных языках (различные виды дисков).

Выделяют 3 основные вида документирования:

1. Текстовая форма

2. Аналоговое документирование (кино, фото, фоно, видео)

3. Электронное документирование

1.1. Документ и его функция

Документ – это материальный объект с информацией, закреплённой, созданной человеком способом для её передачи во времени и пространстве, непременный элемент управленческой деятельности.

Документы являются средством труда и его результатом.

Функции документа:

• Информационная. Сюда относятся:

  • Информационная функция (Фиксация и передача информации во времени и пространстве, сохранение информации, возможность её использования – основное содержание информационной функции.),

  • Социальная. Документ даёт информацию о процессах, происходящих в обществе

  • Политическая (тесно связана с социальной, документ фиксирует и сохраняет информацию о политическом процессе)

  • Коммуникативная. Состоит в передаче информации во времени и пространстве.

Обмен информации бывает:

• Односторонний. Происходит с помощью документов, ориентированных в одном направлении (от законодателя к исполнителю)

• Двусторонний. Происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка)

• Функции, обеспечивающие процесс управления. Сюда относятся:

  • Управленческая функция. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для цели управления и в процессе его реализации для обеспечения процесса принятия решения

  • Правовая. Фиксация, закрепление и применение правовых норм и правоотношений. Существуют 2 группы:

    • Документы, изначально обладающие правовой функцией и учётная (правовые акты государственной власти, договорные документы).

    • Документы, приобретающие правовую функцию на время (документы, которые предъявляют как доказательство в суде, органах следствия)

  • Учётная. Характеризует количественную сторону, содержащейся в документе информации. Как правило, эти документы имеют унифицированную форму.

• Функции, носящие культурно-исторический характер. Сюда относятся:

  • Культурная функция. Проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передаче культурной традиции, культурного наследия.

  • Функция исторического источника.

1.2. Признаки и структура документов

Основные свойства документа:

1. Атрибутивность – наличие в документе как в целостной системе 2-х основных взаимосвязанных слагаемых (Без них документ не может существовать):

   1. Информационной – это содержание.

   2. Материальной – это форма, которая служит для закрепления и передачи информации.

2. Функциональность – предназначенность документа для передачи во времени и пространстве.

3. Структурность документа – тесная взаимосвязь в составляющих его элементах, обеспечивающая его целостность и тождественность.

Признаки документов:

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определённой целью или по определённому назначению информацию с реквизитами, позволяющими её отождествлять с конкретными субъектами.

2. Стабильная вещественная форма. Обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещение информации.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации.

4. Завершённость сообщения – это обуславливается областью применения документа.