Памятка

Смысловая точность – главная ценность деловой речи, иначе может исказиться смысл сообщения, что повлечет возможность двоякого толкования фразы, нежелательную тональность текста.

1) Быть внимательным к употреблению паронимов, близких по звучанию однокоренных слов, различающихся значением:

– гарантийный – гарантированный; командированный (от глагола командировать) – командировочный (от существительного командировка, обозначает предмет, вещи, связанные с этим понятием);

– представить (предъявить, сообщить, познакомить с каким-либо…; ходатайство о…).

2) Быть внимательным в употреблении синонимов: невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Дефект, недостаток, изъян – синонимичные слова – указывают на несовершенство чего-либо, но условия их употребления неодинаковы. Слово «дефект» обычно используется только по отношению к техническим изделиям: дефекты конструкции.

Слова «изъян», «недостаток» могут относиться и к тому, что создано природой, и к процессам или результатам общественной деятельности. (Изъяны в тренировках команды обнаружились… Недостаток связующих компонентов вызван недостатками в…)

3) Быть внимательным в употреблении плеоназмов (переизбыток). (Памятный сувенир; сувенир – «подарок на память»; передовой авангард, авангард – «те, кто впереди»).

Плеоназм в официальных текстах может приобрести форму устойчивого, фразеологически связанного словосочетания. (Целиком и полностью признать право народа на…)

4) Быть внимательным к тавтологии – тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной, затрудняют ее восприятие. (Польза от используемых навесных агрегатов…)

5) Быть внимательным к употреблению омонимов (После обследования больные направляются на лечение по месту жительства (кто-то направляет больных или они сами идут, едут). Правильно – направляют на лечение).

6) Использовать слова только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, традиционных именно для деловых документов; не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции к унификации делового языка (специалист – работник, профессионал и глубоко разбирающийся в каком-либо деле: специалист, специалист по внутренним болезням; узкий специалист, специалист широкого профиля, специалист в своем деле, настоящий специалист с оттенком «мастер, знаток»).

7) Быть внимательным к традиционным контекстно-лексическим связям слов. (Экология – наука о состоянии окружающей среды. Сочетания плохая экология, ухудшилась экология неверны.)

8) Нельзя совмещать деловую информацию с элементами публицистики. Метаморфические обороты типа «космические ливни», «роза ветров», «горящая путевка»., как правило, них имеют терминологический смысл. Подобные словосочетания быстро теряют образность.

Требования к языку деловых бумаг и документов

1. Особенности языка:

– резкое сужение диагноза используемых речевых средств (по сравнению с другими языковыми стилями);

– высокая степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

2. Качества документов:

– лексика, морфология – полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок, так как основная задача составителя документа – предельно точно, четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу;

– норма делового этикета – нейтральный тон изложения, но это не значит, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным; в первую очередь должны быть использованы средства логического, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов;

– тексты имеют более четкую словесную грамматическую организацию, стандартизацию языка (например, не допускается использование неологизмов, если они не имеют терминологического смысла);

– ограничены возможности лексического сочетания слов (служебное письмо составляется, но не пишется и др.);

– деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формами, трафаретами, штампами.

3. Грамматические и синтаксические особенности:

а) преимущественное использование предложений повествовательных, распространенных, полных; вопросительные и восклицательные предложения практически не используются:

б) активно употребляются безличные предложения; конструкций со страдательным залогом (представляется возможность, комиссией было обнаружено);

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка и лексику, и морфологию, и синтаксис.

4. Жанр документов, параметры

1) Выбор жанра документа обуславливается необходимостью знания формы соответствующего документа (текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией, ситуация диктует выбор соответствующего документа).

2) Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.

3) Схема выбора документа:

– ситуация;

– жанр документа;

– форма документа;

– языковое наполнение документа.

4) Тестовые нормы – требования к построению определенных типов и частей текста.

Образ-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

– набором элементов (реквизита);

– их последовательностью;

– их пространственным расположением, для чего существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами (справка, доверенность).

Образ-модель. Дает большую свободу. Фиксируются два основных параметра текста:

– набор реквизитов;

– их последовательность (деловое письмо, заявление).

Образ-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов (объяснительная записка).