32. Организационно-распорядительная документация разделяется на три группы:

· документы организационные

· распорядительные

· информационно-справочные.

Организационные документы- это документы устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации.

Фактическое существование любой организации начинается с введения в действия организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, штатное расписание и регламенты.

Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения. Оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:

· наименование организации и/или структурного подразделения,

· наименование вида документа,

· дата, индекс,

· гриф утверждения,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись и печать.

Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.

Положение об организации(основной документ любой компании)

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации или структурного подразделения.

Текст состоит из следующих пунктов:

1. Общие положения.

Указывается точное официальное наименование организации, как полное так и сокращенное, указываются цели создания организации, степень ее самостоятельности, орган управления или должностное лицо в чем распоряжении находится организация, непосредственный руководитель, наличие печати и официальных бланков, а также перечень основных правовых нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи.

Устанавливает проблему или комплекс проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направление ее деятельности.

3. Функции.

Всесторонняя характеристика деятельности организации и подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

4. Структура.

Приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимоотношения между ними и определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

5. Права и обязанности.

Содержит перечень прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Включается право на издание распорядительных и нормативных документов, право ведения переписки. И право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций. А также право представительствовать в соответствующих органах и запрашивать информацию. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

6. Руководство.

Устанавливаются принципы руководства, порядок назначения и освобождение на руководящую должность и сфера компетенции руководителя.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Определяется кем осуществляется контроль, проверка и ревизия, и финансово хозяйственнОй деятельности, а также периодичность и сроки проверки и порядок предоставления итоговых документов.

8. Реорганизация и ликвидация.

Устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприят

38. Деловое совещание — общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы и проблемы, требующие коллективного решения.

В таком общении участвуют коммуникативный лидер (руководитель подразделения, отдела, один из ведущих работников, которому поручено подготовить и провести совещание), а также специалисты, в компетенцию которых входит данная проблема, или те, кому придется ее решать. На совещании обсуждаются только такие темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.

Повестка дня - письменный документ, который участникам совещания рассылают заранее. В повестке дня указываются тема совещания, его цели, полный перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков (обычно 6-7 человек), время, отведенное на каждый вопрос (регламент выступления), и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Это позволит участникам заранее продумать конструктивные предложения по решению проблем.

Предпочтительнее, чтобы совещания вел не руководитель организации, а специалисты, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. Это повышает ответственность за принимаемые решения у работников разных уровней и активность участников в генерировании идей.

Организация пространственной среды на совещании

Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.

Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.

Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта из-за того, что он неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве — не так и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы так или иначе испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.

Интимная зона — 15-50 см: сюда могут проникать только самые близкие люди, поэтому не стоит подходить к незнакомцу ближе, чем на полметра; иначе он будет испытывать к вам враждебность, и общение между вами будет изначально нарушено. В английском языке интимная зона называется bubble — «пузырь»,что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.

Личная зона — 0,5-1,2 м. Это расстояние, которое человек поддерживает при общении в дружественной обстановке — на приемах, вечерах и т.п. Попытку уменьшить это расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку увеличить его — как нежелание контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей в самом прямом смысле слова.

Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения с новыми работниками, почтальоном и т.д. — с посторонними людьми.

Не удивительно, что современный человек постоянно подвергается стрессу, находясь в контакте с «чужаками» в общественном транспорте, особенно в час пик, в очереди, в лифте и т.п. Люди выработали средства самозащиты в этой обстановке: молчание, отсутствие контакта взглядов и соответственно привычка читать в метро, дремать и т.д., бесстрастное выражение лица, неподвижность. Принадлежность к толпе всегда подсознательно вызывает в человеке агрессию, склонность к разрушительным действиям

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Относительно размещения партнеров в пространстве во время деловых переговоров специалисты утверждают, что эффективное общение требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно треть времени контакта.

Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:

партнеров разделяет угол стола (90°) — такая позиция подходит и для дружеской непринужденной беседы, и для делового разговора типа руководитель-подчиненный. Она способствует постоянному контакту взглядов и позволяет жестикулировать, не мешая партнеру, а также подходит для наблюдения друг за другом. Каждый собеседник видит щеку другого. В то же время угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться, в ситуации взаимопонимания — сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует;

партнеры сидят рядом — такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия. Когда проблема решается совместно, собеседникам нужно сидеть рядом, чтобы лучше понять намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения. Однако установить зрительный контакт в такой «демократичной» позиции сложно, и в этом ее недостаток;

партнеры друг напротив друга — такая позиция создает атмосферу соперничества, когда каждый участник переговоров жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается переиграть делового партнера. Когда партнеры сидят напротив друг друга, то их глаза невольно будут чаще встречаться, что породит чувство дискомфорта. Стол между ними становится своеобразным барьером. При такой позиции за столом чрезвычайно трудно достичь согласия, даже компромисс затруднителен, а конфликт вполне возможен. Однако именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению. Эта же позиция может свидетельствовать о субординации. В этом случае разговор будет коротким и конкретным;

по диагонали через весь стол — независимая позиция, характерная для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или желании остаться незамеченным, например на деловом совещании, семинаре и проч.

Форма стола тоже имеет значение. Квадратный стол способствует развитию отношений конкуренции и соперничества между участниками переговоров, равными по положению. За прямоугольным столом на встрсчс партнеров одинакового социального статуса главным считается место, где сидит человек, обращенный лицом к двери. Круглый стол создаст атмосферу неофициальности и непринужденности.

35. Резюме – очень важная вещь при устройстве на работу. Оно дает ваш краткий профессиональный портрет. Резюме – тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Существует два основных формата резюме: хронологический и функциональный.

В хронологическом резюме – наиболее широко распространенном формате – вы указываете места работы в обратном хронологическом порядке, начиная с занимаемой в настоящее время и самой недавней должности. Следует указать: название и адрес компании; даты начала и окончания работы; должности; описание собственных обязанностей и зон ответственности в порядке важности.

В функциональном резюме вы делаете акцент на своих обязанностях и ответственности, а не на работодателях, точных сроках работы и названии должностей. Такое тип резюме не следует использовать, если вы занимали постоянное место.

Резюме можно дополнить сопроводительным письмом к работодателю (компании или конкретному должностному лицу). В нем вы можете сооб-щить информацию, не вошедшую в резюме. Стиль резюме должны отмечать:

* краткость;

* конкретность;

* избирательность (не пишите лишнего);

* честность.

Оформление резюме:

* Лист бумаги формата А4, обязательно печатный текст. Текст резюме должен помещаться на одной странице.

* Продумайте несколько вариантов резюме: для отправления по почте или по факсу, в электронном виде по e-mail, для вручения лично.

* В резюме самое главное – не лгать! Неправда в написанном виде гораздо хуже неправды, произнесенной вслух.

* Заранее позаботьтесь о плотной качественной бумаге и немарких чернилах (обязательно черных). Ваше резюме пройдет через множество рук, пока достигнет работодателя.

* С вашего резюме, возможно, будет снято несколько копий. Используйте белую или бежевую бумагу, на которой не ухудшается качество копий.

* Написав резюме, отложите его на некоторое время, после чего просмотрите еще раз. Вы сразу заметите все недостатки, опечатки, грамматические ошибки.

* Резюме должно выглядеть профессионально. Поэтому лучше обратиться к специалисту, который поможет вам повысить презентабельность вашего резюме.

Основные блоки резюме

1. Личная информация: имя, фамилия; дата рождения; телефоны (домашний, рабочий, мобильный, контактный); семейное положение, дети.

2. Цель – вакансия, на которую вы претендуете. Название должности, на которую претендуете (такое же, как заявлено у работодателя). Если же вас интересует несколько вакансий, нужно написать отдельное резюме под каждую из них. Можно указать желаемый минимальный уровень зарплаты, и обязательно упомянуть, что это — стартовый оклад.

3. Образование. Образование указывается с датами в обратном порядке: При этом пишутся полное название учебного заведения, дата поступления/окончания, факультет, специализация, дополнительное образование (в порядке значимости), аспирантура, второе высшее образование... Указывайте то, что имеет отношение к вашей специальности или же должности, которую хотите занять. Не забудьте сообщить об окончании курсов и получении сертификатов по специальности.

4. Опыт работы. Начиная с последнего места работы, для каждой из ваших должностей – даты начала/окончания работы. Работа указывается также в обратном порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыдущее и т. д.]

Компания - профиль деятельности компании (укажите полное название, форму собственности, количество сотрудников, количество подчиненных)

Должность - Полное название должности

Обязанности - Полный перечень ваших обязанностей. Постарайтесь отразить наиболее значимые моменты

5. Дополнительные навыки. Навыки и умения, которые могут быть востребованы работодателем (владение ПК, знание языка, наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок). Непременно отметьте публикации, особенно в специализированных изданиях, изобретения, собственные разработки. Сюда можно также включить интересы и увлечения, личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.

Но лучше все-таки не увлекаться. При слишком большом числе достоинств потенциальный работодатель может испугаться, что у него не хватит денег на такого ценного сотрудника. И вообще могут возникнуть сомнения...

6. Дополнительные сведения

В данной графе упоминают о возможности переезда в другой город, готовности к командировкам или сверхурочной работе. Если уместно, пишут о наличии водительских прав, возможности использовать личный автомобиль в служебных целях, загранпаспорте, семейном положении и увлечениях. Можно включить в этот раздел краткую характеристику своих личностных качеств, например: коммуникабельный, ответственный, инициативный и т. п. Здесь же можно указать на возможность предоставления рекомендаций.

Правильное резюме должно быть:

* структурированным (информация должна излагаться в определенной последовательности),

* избирательным (определите цель резюме, пишите о том, какую работу Вы бы хотели получить, из своего опыта выберите только то, что соответствует поставленной цели),

* объективным (будьте реалистичны и объективны, Вы должны быть готовы обосновать всё, что указали в резюме),

* кратким (объем резюме должен быть 1-2 страницы, не больше, информацию нужно излагать кратко, делать акцент на наиболее важных и значимых для работодателя моментах),

* конкретным (нужно быть четким и конкретным в выборе всех формулировок: не следует писать "быстро усваиваю новые знания и умения", а нужно писать "освоил новые задачи и процедуры в короткий срок"),

* активным (не многословничайте, избегайте пассивных форм, а подчеркните достигнутые результаты с использованием глаголов действий: не следует писать "отвечал за выполнение", а нужно писать "выполнил"),

* позитивным (концентрируйте внимание на достижениях: не нужно писать "улаживал жалобы клиентов", а надо писать "помогал клиентам в оформлении заказа", не нужно писать "проработал в компании 2 года", а стоит писать "проработав 2 года в компании получил повышение").

39. Презентация (лат. представление, предъявление) в настоящее время – один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации. Презентации помогают привлечь внимание, приобрести известность, продемонстрировать инициативность, проявить себя, продвинуть товары или услуги на рынок.

Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными, публичными и камерными. Презентация обычно проходит в течение 1,5-2 часов, наиболее удобное время – с 15 до 16 час. Во время презентации могут вручаться подарки, показываются фильмы. Для презентации характерны:

• строгая регламентированность,

• четкая организация,

• тщательная подготовленность,

• жесткое структурирование речей.

Презентация – это представление общественности чего-то нового с определенными целями. Для предпринимателей – это реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций позволяет эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Виды презентаций:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. д.). Такая презентация является частью рекламной компании организации. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов; создание или воссоздание благоприятного образа фирмы; реклама имени фирмы.

2. Презентация товара. Цели – создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке; ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д.; достижение предпочтения марке и т. п.

3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта людей.

4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению опреде-ленных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержаться в полном порядке.

5. Презентация плана будущих работ. Аналогична предыдущей презентации. Цели – информирование определенного круга лиц о намеченных работах; описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации – передача информации презентующими в форме убеждения определенному кругу присутствующих в соответствии с перечисленными целями. Любая презентация требует серьезной подготовки, состоящей из основных блоков (рис. 1):

• Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

• планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

• выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

• непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

• подготовка к ответам на вопросы из аудитории.