Зміст і послідовність виконання завдань

Завдання 1. Заповнити журнал вихідної кореспонденції

Завдання 2. Заповнити журнал вхідної кореспонденції

Контроль опитування проводиться у формі усного опитування

Завдання додому: Повторити тему: «Приймання, розгляд і реєстрація документів. Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції».

Журнал реєстрації вихідних документів

Порядковий номер	Куди і кому направлена кореспонденція	Короткий зміст	Індекс підрозділу
1	2	3	4

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Кому направлений документ на резолюцію	Резолюція (чи кому направлено документ)	Позначка про виконання документа
1	2	3	4	5	6

ДИСЦИПЛІНА: Діловодство в юридичній практиці Заняття 38

ТЕМА ДИСЦИПЛІНИ: Організація контролю за ходом виконання документів

ІНСТРУКЦІЯ

ДО ПРАКТИЧНОГО ЗАНЯТТЯ №13

ТЕМА ПРАКТИЧНОГО ЗАНЯТТЯ: Заповнення реєстраційно-контрольних карток. Здійснення контролю за ходом виконання документів у споживчій кооперації

МІСЦЕ ПРОВЕДЕННЯ кабінет №303

ТРИВАЛІСТЬ ЗАНЯТТЯ: 2 години

МЕТА ПРОВЕДЕННЯ ЗАНЯТТЯ: розвинути у студентів уміння та навички заповнювати реєстраційно-контрольні картки

СТУДЕНТИ ПОВИННІ:

ЗНАТИ: поняття «контроль за виконанням документів», порядок контролю за виконанням документів, автоматизована форма контролю, контроль за виконанням документів у споживчій кооперації України

ВМІТИ: заповнювати реєстраційно-контрольні картки

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1. Гордієнко к.Д. Діловодство в роботі секретаря .-к., 2009

2. Снібецька л.І.Діловодство.-к., 2006

3.Палеха ю.І. Управлінське документування.-к., 2003

КОНТРОЛЬ ВХІДНОГО РІВНЯ ЗНАНЬ СТУДЕНТІВ

1. Що розуміється під контролем за виконанням документів?

2. Який порядок контролю за виконанням документів?

3. Що таке автоматизована форма контролю?

4. Як здійснюється контроль за виконанням документів у споживчій кооперації України?

ТЕОРЕТИЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

2) перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

4) облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;

7) зняття документів з контролю;

8) формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконав­цями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.

            Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.