8. Архівація електронних документів.

Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документаційних систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документи переміщують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів [74].

а) Копіювання — це виготовлення ідентичної копії документа на тому самому носії (напір/ мікроплівка/електронний), нап­риклад, з паперу на папір, з мікроплівки на мікроплівку або виготовлення резервних копій електронних документів (що також можна зробити на різних видах електронних носіїв).

б) Конвертування — це процес, що охоплює зміну формату до­кумента, але забезпечує збереження ідентичної первинної інформації (змісту). Приклади: мікрофільмування доку­ментів на паперовому носієві, відтворювання зображення, зміна набору знаків.

в) Переміщення — це процес, що охоплює комплекс організо­ваних завдань, розроблених для того, щоб періодично пере­давати цифровий матеріал з однієї конфігурації апаратного (програмного) забезпечення до іншої або з одного поколін­ня технології до іншого.

Мета переміщення — зберегти цілісність документа та забезпе­чити для користувачів можливість пошуку, показу документів та іншого користування ними. Переміщення здійснюється, коли апаратне та (або) програмне забезпечення застаріє, або його засто­совують для переміщення електронних документів з файлу одного формату до іншого.

Із появою нових технологій для зберігання електронних доку­ментів протягом тривалішого часу можуть буги використані й ін­ші методи.

Щоб службові документи та пов'язані з ними метадані зали­шалися доступними і придатними для користування протягом усього періоду їх зберігання, процеси розроблення всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилуче­них із документаційних систем електронних документів та пов'язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знище­ні, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищу­вання цих документів після закінчення строку зберігання (нап­риклад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що на­дає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших при­чин, між зберігачем та стороною, що передає службові докумен­ти, укладають угоду, яка формально задокументовує тривалі зо­бов'язання зберігати документи та відповідно ними керувати, за­безпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення та доступність.

Проблеми розвитку електронних архівів

Розвиток в Україні інформаційного суспільства призвів до ак­тивного використання інформаційних ресурсів. Робота з інфор­мацією, накопиченою за багато років як в електронному, так і в паперовому форматах, є актуальною для багатьох споживачів.

Традиційні інформаційні структури, маючи значний досвід у формуванні та представленні інформаційного масиву, сьогодні вже не в змозі задовольнити інформаційні потреби користувачів. Орієнтуватись у великих обсягах документів та ефективно пра­цювати з ними, користуючись лише традиційними засобами по­шуку інформації, стає неможливим, оскільки ці засоби не відоб­ражають оперативно і в достатній повноті весь масив інформації, що потрібен користувачу.

Значним недоліком традиційної інформаційної структури є її віддаленість від великої групи користувачів. Водночас доступ­ність інформації до різних регіонів в оперативні терміни та в дос­татній повноті є однією з характерних рис інформаційного сус­пільства. Тож, відсутність цілісної уніфікованої системи збере­ження інформації, що представлена в електронному вигляді, та такої самої цілісної системи її відображення підкреслюють акту­альність питання формування різноманітних фондів електрон­них архівів.

Проблема розвитку і формування електронних архівів знай­шла відображення в публікаціях таких науковців, як Т.П. Павлу-ша, Г.Н. Юхимець, М.С. Слободяник, С.Г. Кулєшов, Л.А. Дубро-віна, Г.В. Борякякі теоретично обґрунтували ідеї створення елек­тронних архівів, розробили стратегію формування національних електронних ресурсів.

Активне відображення цієї проблеми в публікаціях вітчизня­них та зарубіжних науковців підтверджує своєчасність і доціль­ність розробки теоретико-методологічних засад та організіцій-но-методичних засобів розвитку електронних архівів.

Доцільно звернути увагу на те, що створення і підтримка елек­тронних архівів потребує вирішення цілого ряду технічних проб­лем: використання різних форматів представлення документів, видів та способів обробки інформації, врахування мовних особ­ливостей, побудова інформаційно-пошукових систем для вже іс­нуючих баз даних і неструктурованих масивів документів тощо. Важливими фундаментальними питаннями є розробка терміно­логічних стандартів та стандартів структури опису електронних об'єктів.

Розвиток мережі Інтернет як системи інформаційних комуні­кацій зумовлює необхідність розробки системи організаційних, технічних, правових заходів для забезпечення довготривалого збереження та доступності документів, розміщених на веб-серве­рах мережі Інтернет.

Порівняльний документознавчий аналіз інформаційних веб-ресурсів, архівних документів показує, що веб-ресурси за кількістю спільних ознак ближчі до архівних документів, оскіль­ки кожен веб-ресурс є сукупністю історично та логічно пов'яза­них документів, які утворилися в процесі діяльності певної уста­нови, організації або особи.

Документи, що утворюють веб-ресурс:

— є унікальними мають спільне походження і найчастіше од­норідні за змістом та формою представлення;

— мають виконувати функцію ретроспективної пам'яті;

— початкове призначення веб-ресурсів з плином часу втрача­ється, але може зберігатися їхнє історичне, наукове, соці­альне, економічне, політичне та культурне значення;

— можуть бути архівним документам, яким притаманна наяв­ність багаторівневих різнопланових зв'язків між докумен­тами.

Все це зумовлює вимогу до їхнього зберігання як єдиного ком­плексу, не розпорошуючи на окремі, не пов'язані між собою до­кументи електронної бібліотеки.

Саме тому організацію збереження веб-ресурсів доцільно про­водити із застосуванням архівних технологій. Основним прави­лом у цьому повинна стати неподільність зберігаємого веб-ресур-су, що випливає з принципу походження і вимагає збереження архівної копії веб-ресурсу в цілісності: без поділу, вилучення або додавання документів для забезпечення його повної достовірнос­ті та інформаційної цінності.

Крім того, використання архівної технології не лише в органі­заційному, а й у науково-обліковому контексті призначено: ство­рити умови для повноцінної державної реєстрації веб-ресурсів як частини культурного надбання, та залучення до наукового обігу інформації про ці документі ресурси.

Питання для самоконтролю:

• Як проходить експертиза цінності документів?

• Як оформлюються справи та їх обкладинки?

• Як складаються описи справ?

• Які правила переведення справ на зберігання?

• Які вимоги до традиційних архівних приміщень?

• Які є особливості переміщення в архів електронних документів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

Змістовий модуль (тема) №11 Діловодство за зверненнями громадян.

1. Характеристика звернень громадян та вимоги до їх розгляду;

2. Особливості розгляду скарг платників податків в органах державної податкової служби;

3. Організація діловодства за зверненнями громадян.