2. Розробка індивідуальної номенклатури справ

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну, номен­клатуру справ, в якій установлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності.

Індивідуальна номенклатура справ включає заголовки лише тих справ, що ведуться в установі, з урахуванням специфіки її діяльнос­ті та принципу формування справ й складається, зазвичай, з номен­клатур справ окремих структурних підрозділів.

Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систе­матизованого переліку, виокремлюють індивідуальну зведену но­менклатуру справ або номенклатуру справ структурного підрозділу.

Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу поса­дова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи. Керівник структурного підроз­ділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з екс­пертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи (додаток 6.1).

Перед тим, як розпочати роботу над індивідуальною номенкла­турою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекоменда­ціями з розробки та застосування примірних та типових номенкла­тур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційно­му сайті Державного комітету архівів України (www.archives.gov.ua').

З формами побудови номенклатур справ можна ознайомитись у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, зат­верджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 ро­ку №16 [59].

Працівникам служби діловодства апаратів місцевих держав­них адміністрацій можуть стати у пригоді такі нормативно-мето­дичні посібники, як:

Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства у 2003 році [60];

Примірна номенклатура справ апарату районної державної ад­міністрації області, розроблена УкрНДІ архівної справи та доку­ментознавства у 2004 році [61].

Основними принципами побудови індивідуальної номенклатури справ є:

♦ єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів;

♦ застосування індексації документів, що забезпечує внесен­ня до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок;

♦ стабільність індексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку документів.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися поло­женням про орган, службу чи підрозділ установи, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за по­передні роки. При цьому вивчаються документи, що створюють­ся в діяльності підрозділу, їх види і склад.

Питання для самоконтролю:

• Що таке номенклатура справ?

• Які є реквізити для оформлення номенклатури справ?

• Як розробляється індивідуальна номенклатура справ?

• Які вимоги до номенклатури справ?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

Змістовий модуль (тема) №10 Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до архівного зберігання та використання.

1. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання. Експертиза. Оформлення обкладинки, опису та справи.

2. Правила передавання справ на зберігання

3. Особливості архівної роботи

4. Архівація електронних документів.