3. Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, най­більш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні пе­ревищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюють­ся для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найваж­ливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконан­ня документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділа­ми вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну вико­нання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого перед­бачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Змі­на строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін ви­конання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В ін­ших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясу­валося, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від держав­ної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження доку­мента до установи. У випадках, коли термін виконання докумен­та закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконан­ня вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і ти­пові строки виконання документів закріплюються інструкцією з ді­ловодства.

Здійснення контролю за виконанням документів

4. Організація контролю за ходом виконання документів

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якіс­не їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується са­мостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю під­лягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

♦ поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

♦ відмовитися від практики повторного видання наказів, пос­танов чи інших актів;

♦ підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

♦ аналізувати практику направлення на місця розпорядчих до­кументів, завдань, доручень та їх ефективність з обговорен­ням результатів на оперативних нарадах;

- впроваджувати автоматизовані форми контролю.

Відповідальність за виконання того чи іншого документа по­винні нести особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рі­шенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника на вхідному доку­менті та безпосередні виконавці.

У тих випадках, коли виконання документа покладене на кіль­ка осіб, відповідальною за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.

Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відпо­відальної за організацію виконання доручення керівника, брати участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазна­чений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми ви­конавцями, відповідальними за підготовку відповідей на ці за­пити.

Обов'язково контролюється виконання законів України, пос­танов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України і його Адміністрації, постанов та розпоряд­жень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів, запитів та звернень народних депутатів України, наказів мініс­терств і відомств, наказів керівників.

Безпосередній контроль за виконанням документів поклада­ється, насамперед, на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, секретаріат, канцелярію) або спеціально ство­рену в установі контрольну службу. У структурних підрозділах ор­ганізація контролю покладається на секретаря-референта або особу, відповідальну за ведення діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

♦ встановити контакт із керівниками секретаріату і конкрет­ним виконавцем;

♦ мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забез­печення своєчасного подання підрозділами та відповідаль­ними особами матеріалів для доповіді керівництву;

♦ за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мо­тивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Контроль за виконанням документів включає:

♦ постановку документа (доручення) на контроль, формуван­ня картотеки контрольованих документів;

♦ перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

♦ попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

♦ облік і узагальнення результатів контролю виконання доку­ментів (доручень);

♦ інформування керівника про хід і підсумки виконання доку­ментів (доручень);

♦ повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

♦ зняття документів з контролю;

♦ формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може ві­дображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що підлягає контролю, проставляється літера «К» або штамп

КОНТРОЛЬ

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примір­ник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової кар­тотеки за строками виконання документів, виконавцями, група­ми документів (накази, рішення тощо).

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного доку­мента доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана від­повідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов'язки. Це засвід­чується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, зазвичай, за пять днів до закінчення терміну виконання.

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику уста­нови чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис у графі «контрольні відмітки» за під­писом особи, яка доповідала про наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (як­що це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

Автоматизована форма контролю

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

Питання для самоконтролю:

• Як приймаються документи?

• Як проходить попередній розгляд документів?

• Як реєструються документи?

• Як проходжує, опрацьовується та відправляється ділова кореспонденція?

• Які існують строки виконання документів?

• Як діє контроль за ходом виконання документів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №9 Складання номенклатури справ.

1. Типова номенклатура справ.

2. Приблизна номенклатура справ.

3. Групування справ. Індивідуальна номенклатура справ.

4. Вимоги до номенклатури справ.