2. Загальні засади побудови документообігу

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.

Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає український на­уковець проф. Л. В. Корж [108], основною причиною неефектив­ного впровадження сучасних технологій.

Особливо це очевидно при передачі документів від одного вико­навця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т. і., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.

Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахів­ця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко органі­зовану технологію господарювання можна подати у вигляді набо­ру відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення. Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:

♦ визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збирання інформації, підготовка можливих варіантів вико­нання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його по­годження);

♦ визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження чи прийняття колегіаль­ного рішення);

♦ визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).

Процес організації виконання управлінського рішення складаєть­ся з таких ділових процедур:

♦ розподіл завдань між працівниками з урахуванням їхніх функціональних обов'язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, ^компетентності, ступеня завантаженості;

♦ визначення методу доведення завдання до підлеглих (за­гальна постановка завдання, орієнтовна схема його вико­нання чи жорстка регламентація дій);

♦ вибору способу доведення рішення (переконання, прохан­ня, розширення кола інформації);

♦ делегування повноважень (визначення обов'язків, які необ­хідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).

Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків ( це особливо характерно для державних та муніципальних уста­нов) ділові процедури складаються винятково з операцій діло­водства [80].

Недостатньо продуманий рух документів в установі спричи­няє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість докумен­тообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.

Існуюча в установі система управління також зумовлює орга­нізаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим.

Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділа­ми і співробітниками, то значна частина документів надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу обов'яз­ків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження і засвідчення.

Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість

наочно побачити, наскільки вона ефективна

Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефек­тивності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і ме­тоди організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

Документні потоки в установі

У документообігу будь-якої установи можуть бути видокремле­ні такі документні потоки:

♦ вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

♦ документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами — авто­рами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

♦ документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішен­ня, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказів­ки, роз'яснення і зведення;

документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

♦ документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

♦ звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слу­гує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти із зазначенням їхніх адрес, телефо­нів, прізвищ, імен та по батькові, а також найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які теж поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

♦ організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

♦ інформаційно-аналітичні(листи, довідки, доповідні записки тощо);

♦ обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи нап­равляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кіль­ка груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і пот­ребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

♦ внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;

♦ вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.

Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов'язково передбачений етап їх відправлення.

Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроб­лені «на виконання» завдань вищих органів) або складені у відпо­відь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за вида­ми і за ко-респондентами-адресатами. Поділяються вихідні доку­менти також на такі, що потребують відповіді, і надіслані для ін­формування.

Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі приймання і відправлення кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беругься до уваги в процесі документообігу, відносять:

♦ напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;

♦ обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

♦ структуру потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

♦ режим потоку, який визначається періодичністю руху доку­ментів через пункти обробки.

Таким чином, документи установ можна вивчати з різних пог­лядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо проходження й оброблення в документній системі.

Організування раціонального документообігу

Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення ви­конання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.

Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання доку­ментів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розпо­діл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи пе­редачу в архів.

Організування роботи з документами включає побудову систе­ми документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконан­ням і захист від несанкціонованого доступу.

Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:

♦ встановлення оптимальної послідовності руху і обробки до­кументованої інформації;

♦ досягнення оперативності проходження документа від мо­менту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;

♦ розробка раціональних схем проходження і обробки основ­них видів документів, отримання і опрацювання вхідних до­кументів, а також проходження внутрішніх документів у про­цесі їх підготовки виконавцями;

♦ впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.

Раціональна побудова документообігу в установі мусить пе­редбачати:

♦ дотримання в установі основних принципів роботи з доку­ментами ;

♦ прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот-шим шляхом, без повторних переміщень);

♦ чітку регламентацію шляхів проходження документів, ско­рочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

♦ одноразовість операцій з оброблення документів, уникнен­ня зайвого дублювання в роботі з ними;

♦ раціональне розташування в установі структурних підрозді­лів і робочих місць виконавців;

♦ побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;

♦ скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пош­та);

♦ чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, пере­хід до оперативного управління;

♦ обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і тех­нологію роботи з ними.

♦ поступову автоматизацію документообігу й перехід на елек-троний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтен­сивність потоків документної інформації, її мобільність, надли­шок і водночас недостатність.

Автоматизація документообігу дає змогу на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблен­ня раціональних схем проходження і обробки основних видів до­кументів, маршрутів їх пересування.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (гру­пи документів,) допомагає з'ясувати такі питання:

♦ через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;

♦ у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;

♦ скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;

♦ які операції повинні здійснюватися виконавцями в підрозділах. Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма — організаційний документ, що регламентує про­цес оброблення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для поз­начення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колон­ки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.

Графічний спосіб складання оперограми дає можливість вста­новити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї робо­ти та її зміст.